1. поняття
2. Хто веде документ?
3. Встановлені терміни здачі
4. законні підстави
5. Де можна взяти бланк?
6. структура документа
7. порядок формування
8. приклад заповнення
9. Як зшивати журнал?
10. Нюанси для комісіонерів
11. При посередницької діяльності
12. Як бути спрощенцям
13. Штраф за неподання

Як правильно заповнити журнал обліку рахунків-фактур і для всіх чи такий обов'язок існує? Які правила діють в 2019 році?

Для здійснення контролю нарахованих і прийнятих до відрахування сум ПДВ, представникам Податкової інспекції необхідний такий документ, як журнал обліку рахунків-фактур.

Тому компаніям варто розібратися з правилами складання та подання звітності. Розглянемо основні нюанси підготовки паперового та електронного журналу обліку рахунків-фактур.

Що таке рахунок-фактура і для чого потрібен журнал обліку таких бланків? Перед ким виникає зобов'язання вести документ? Які нормативні акти допоможуть розібратися в даних питаннях?

поняття

Рахунок-фактура - документ, який є підставою для пред'явлення платниками податків ПДВ до відрахування.

Також такий документ найбільш часто вимагають податкові органи при проведенні перевірки. Якщо інспектор виявить помилку в бланку, то платник не зможе відшкодувати з бюджету раніше сплачений податок.

Рахунки-фактури, що були видані і отримані особами, повинні фіксуватися в книзі покупок , продажів і журналі обліку такої документації.

Журнал обліку таких бланків, як рахунки-фактури, є єдиним регістром для будь-якого виду даного типу документів, де не повинно бути присутнім жодної помилки.

Хто веде документ?

Зобов'язання щодо ведення обліку рахунків-фактур лежить на фірмах, які виступає платниками ПДВ, і роблять оподатковувані операції, а також ті, що не обкладаються податком.

Але варто звернути увагу, що з початку 2019 року така зобов'язання виникає не у всіх платників. Скасування ведення торкнулася більшої кількості осіб, крім:

• посередника;
• забудовника;
• експедитора.

Рахунки за отримані суми винагород при виконанні агентського договору , договору комісії і угоди по транспортної експедиції реєстрації не підлягають.

Встановлені терміни здачі

Журнал, в якому відображаються рахунки, створюють в паперовому або електронному вигляді.

Він подається до податкового органу не пізніше 20 числа наступного місяця після закінчення кварталу, що є звітним ( ст. 174 п. 5.2 Податкового кодексу Росії ).

законні підстави

Рахунки, що були видані і отримані, варто відображати в журналі, про що йдеться в статті 169 п. 3 НК. Вести варто тільки один журнал, який складається з двох розділів.

При створенні документа варто пам'ятати такі правила:

• реєструвати рахунки слід, дотримуючись хронологічної послідовності:

Для рахунку, що був виданий контрагентам За датою, коли він виставлений або сформований для себе Для того, що був отриманий За датою, коли кошти надходять в організацію

• крім звичайних бланків, варто реєструвати і ті, які представлені в електронному форматі, а також коректування типу.
• допускається ведення на папері або електронних носіях.
• зберігати журнали за минулі роки стоїть не менш 4 років.
• якщо підприємство має відокремлений підрозділ, воно повинно вести тільки один загальний журнал.

Де можна взяти бланк?

Бланк журналу можна скачати на одному з численних сайтів.

Виглядає документ так:

Якщо ви будете заповнювати документ в 1С, то бланки з даними будуть сформовані автоматично на підставі введених даних.

структура документа

Журнал складається у двох розділах:

1 частина Необхідна для фіксації рахунків, що були виставлені 2 Використовується для відображення отриманих бланків

У першій частині реєструють такі рахунки:

На реалізацію продукції І передачу на безоплатній основі на авансові платежі - на суми, що були отримані від покупців Які пов'язані з оплатою продукції (штраф і т. Д.) На суми, які виставлялися особами, що купують продукцію у продавця При поверненні товару, що був поставлений на облік на СМР для особистого користування або на продукцію що була передана для особистих потреб Рахунки-фактури, що були складені податковими агентами при купівлі товару в іноземної фірми, при оренді муніципальних і державних об'єктів

Друга частина використовується для реєстрації рахунків:

• які отримані при поверненні товару, що був прийнятий на облік від покупців;
• по купленої продукції;
• що були отримані від продавців на суми авансів.

Не потрібно реєструвати в 2 розділі такі рахунки-фактури:

• які виписані самим підприємством;
• коректувальні бланки при наданні знижки;
• рахунки, що виписував податковий агент;
• авансовий рахунок у продавців.

Не відображаються дані:

• про митні декларації;
• платіжках про перерахування ПДВ при ввезенні товару;
• бланках суворої звітності, що пов'язані з витратами на відрядження ;
• бухгалтерських довідках, що формуються з податку, який був відновлений;
• довідках на передачу майнового об'єкта в статутний капітал.

порядок формування

При створенні документа варто врахувати такі нюанси:

Коли рахунок-фактура виставляється Йому присвоюють номер відповідно до черговості в журналі В шапці журналу обліку відображають відомості про рахунках-фактурах 2 екземпляр рахунку-фактури підшиваються в документі Якщо виникає потреба нарахувати суму в бюджет Відомості про рахунки переносяться в Книгу продажів Покупець веде журнал В якому відображаються отримані оригінали рахунків, продавець веде облік виставлених бланків, причому зберігають другий примірник Покупцем повинна заповнюватися така документація У міру того, як надходять рахунки від про авца, а продавцем - дотримуючись хронології

приклад заповнення

Навіть в тому випадку, коли в податковому періоді рахунки-фактури не виставлялися і не були отримані, журнал обліку все одно складається - заповнюють шапку, ставлять підпис і запевняють у керівництва.

Розглянемо, які дані відображають графи документа:

1 Відображення порядкового номера 2 Число, коли рахунок виставлений / отримано. У першому розділі не вказується, якщо сформовані бланки контрагентам не передавались 3 Код виду за операціями відповідно до Наказу федерального податкового органу № ММВ-7-3 / 83 @ від 14 лютого 2012 р 4 Вказують номер і дату звичайного вигляду 5 Відомості про Коригувальний рахунку-фактур 6 Дані виправлених бланків 7 Відомості про правки, внесені в коригувальний рахунок 8 Назва контрагента 9 ІПН, КПП покупців або продавців 10-12 При проведенні посередницької операції (назва особи, ІПН, КПП, 12 в розділі 1 - номер і число рахунки продавців / субагентов, у другій частині - код виду угод) 13 Валюта 14 Ціна продукції з ПДВ для рахунку звичайного типу 15 Відображається розмір податку (щодо звичайного рахунку-фактури) 16-19 Заповнюються при наявності коригується чного рахунку-фактури (зниження ціни з ПДВ, суми зменшення, збільшення ціни з ПДВ, суми збільшень)

Як зшивати журнал?

Журнал обліку рахунків-фактур варто прошнурувати і проставити номери. Якщо фірма веде документ в паперовому вигляді, його слід роздрукувати, скріпити печаткою.

Далі документ засвідчується у керівництва організації. Для передачі в електронному вигляді варто поставити підпис електронного типу. Необхідна вона для проведення планових перевірок в податковому органі .

Підшити рахунку більш зручно в тому порядку, в якому вони вносилися в журнал обліку . Підтвердить дату отримання рахунків, що входять, реєстрація вхідних листів і конверти з поштовою відміткою.

Дата надходження рахунку в електронному вигляді - надходження операторам, що відбивається в спеціальних повідомленнях електронного обігу документації.

Яких правил комісіонерам і посередникам дотримуватися? Проаналізуємо особливості складання звітності у вигляді журналу.

Нюанси для комісіонерів

За умови, що комісіонерами купується щось для комітентів від свого імені, договір буде складатися між комісіонерами і особами, що продають товар.

При виконанні своїх зобов'язань комісіонером повинен видаватися рахунок-фактура, який отримують, фіксують і зберігають в журналі обліку таких документів (пункт 4 порядку складання журналу).

Якщо рахунок надається на придбану продукцію від себе, підставою для чого послужили відомості рахунків від продавців, комісіонером зберігається свій бланк також в журналі.

Комісіонер також повинен врахувати:

Необхідно надати бланки комітентах на винагороди Які отримує комісіонер. В такому випадку готується 2 рахунки - на продукцію і на винагороду. Якщо такі факти відображаються в одному бланку, то варто використовувати різні рядки Рахунок-фактура, що був отриманий від продавців Чи не повинен реєструватися в Книзі покупок (пункт 11 порядку ведення журналу) Рахунок, що був виставлений комісіонером на ім'я комітентів У Книзі з продажу першого повинні відбиватися тільки щодо сум винагороди комісіонерів (пункт 24) Рахунки, що складалися комітентами з урахуванням відомостей Отриманих від комісіонерів, і передавалися комісіонерам, також повинні реєструватися в журналі

Комітент зобов'язаний зберігати ті рахунки-фактури, що були отримані від комісіонерів в журналі, а також повинен зареєструвати такі бланки в Книзі покупок.

При посередницької діяльності

при укладанні договору посередницького типу посередник виконує такі зобов'язання:

• здійснює операції від свого імені, але за кошти поручителів;
• здійснює дії від імені і за кошти поручителів.

У другому випадку рахунок-фактура видається або від імені поручителів самому покупцеві, або постачальнику на ім'я поручителів.

Такі операції здійснюються відповідно до поручительських або агентським договором, за яким агенти будуть діяти. Тоді особливих правил для складання або зберігання рахунків-фактур не варто дотримуватися.

Здійснювати операції від імені посередників допускається при виконанні доручень за договорами комісії, агентськими договорами, відповідно до яких агенти діють від себе.

Тоді варто дотримуватися при виставленні рахунків-фактур наступних правил:

Рахунки при продажу товарів через посередників Складаються з єдиною датою, яка повинна бути аналогічною датою виставлення бланка покупцеві. Тобто, тут не застосовуються норми ст. 168 п. 3 НК Не допускається складання рахунків-фактур за місяць (відповідно до звіту комісіонерів). Платник повинен буде переглянути свої відносини з посередниками щодо періодичності подачі даних про наявні рахунках Якщо купується продукція через посередників Те останні повинні передати відомості про рахунках-фактурах за отриманою продукції замовникам комітентами. Потрібно оформити рахунок комітентах, в якому будуть відображатися відомості з підготовлених бланків, що видавалися особою, що реалізують товар посереднику

Розглянемо особливості ведення журналу обліку рахунків-фактур посередниками. Особи, які належать до посередників, прописані в п. 1 ст. 990 , п. 1 ст. 1005 Цивільного кодексу .

До таких також відносяться і експедитор, забудовник, що не бере участі в здійсненні підрядних робіт.

Зобов'язання по веденню журналу зберігається в незалежності від застосовуваного режиму оподаткування або того, чи стосується посередник до платників податку на додану вартість.

Такі правила обумовлені в ст. 169 п. 3, ст. 174 п. 5 НК . Чи не формується журнал обліку рахунків фактур з 2019 року в наступному випадку.

Торгова фірма, що продає товар в роздріб, не повинна виставляти рахунки-фактури при його продажу громадянам ( ст. 168 п. 7 Податкового кодексу ).

Замість цього видаються чеки і інші квитанції , Та й потреби в виставленні ПДВ немає. Отже, при реалізації товару третій особі відповідно до договору посередницького характеру, вести журнал немає необхідності.

Якщо здійснюється інша посередницька діяльність, то зобов'язання щодо заповнення журналу зберігається ( Лист Міністерства фінансів від 30.01.2016 № 03-07-11 / 3488 ).

Для чого потрібно посередникам вести журнал обліку такої звітності? Для того, щоб подати відомості про проведені операції податковому органу.

Такі дані дозволять інспектору з'ясувати, наприклад, чи відповідає розмір нарахування, визначеного комітентом при реалізації продукції, розмірами податку, який покупець буде відшкодовувати з бюджету.

Реєструються рахунки-фактури:

Видані покупцеві від себе при продажі товару, що належить замовнику Покупці зможуть зробити повернення податку виставлені покупцями по продукції продається посередником видані продавцями на ім'я посередників при купівлі продукції для замовників Замовник зможе використовувати відрахування Виставлені замовнику по продукції куплені у продавця

У журнал не вносяться зведення рахунків-фактур про свою винагороду.

Як бути спрощенцям

Відповіді варто шукати в законі від 21 липня 2019 року № 238-ФЗ і Постанові від 30 липня 2019 року № 735 .

Є ряд випадків, коли спрощенці повинні виставляти рахунки-фактури і, відповідно, вести журнал обліку таких документів. Фірма на ССО - податковий агент по ПДВ .

Ті випадки, коли організація повинна виконувати відповідні зобов'язання, прописані в ст. 161 НК:

1. При купівлі продукції у іноземного підприємства, яке розташовується за межами країни, але продає товар в рамках РФ.
2. при оренді майнових об'єктів державного і муніципального фонду ( п. 3 ст. 161 НК ).

Протягом 5 днів з моменту проведення операції спрощенець виписує рахунок-фактуру сам собі і реєструє його в журналі.

Спрощенець також може бути посередником, а значить, повинен перевиставити рахунок-фактуру і заповнити журнал обліку відповідно до загальних правил.

компанія на ССО також може на прохання покупця виставити рахунок-фактуру. Тоді протягом 5 днів з моменту відвантаження випишіть бланк. Але ось реєструвати його в журналі згідно з правилами 2019 роки не потрібно.

Штраф за неподання

Якщо журнал обліку рахунків-фактур не зданий вчасно, компанія повинна буде понести відповідальність відповідно до ст. 126 п. 2 НК . Розмір штрафу - 10 тис. Рублів.

З початку 2019 року вивантаження журналу, надання в регіональне відділення податкових структур здійснюється щоквартально. Тому розібратися з особливостями його складання рано чи пізно доведеться.