1. Для чого потрібно штатний розклад
2. Коли розробляється ШР і які відомості містить
3. Порядок прийняття ШР
4. важливі нюанси
5. Позаштатні співробітники
6. Порядок внесення змін
7. Зразок заповнення штатного розкладу (форма Т-3)
8. Завантажити бланк штатного розкладу:

Штатний розклад - це внутрішній нормативний акт організації, що суттєво спрощує ведення кадрового обліку. Хоча чинне законодавство не зобов'язує роботодавців заповнювати даний документ, зазвичай він затверджується ще на етапі створення компанії. Адже, саме в ньому фіксується вся кадрова структура організації, склад і чисельність працівників, а також щомісячний фонд заробітної плати. Про те, як скласти цю форму і як виглядає уніфікований приклад штатного розкладу, ви дізнаєтеся з цієї статті.

Штатний розклад (ШР) по Трудовому кодексу зовсім не обов'язково. При бажанні роботодавець може працювати і без нього, включаючи найменування посад і розміри окладів в трудові договори і накази про прийом співробітників на роботу. Такі документи будуть повноцінними внутрішніми нормативними актами, і ні в яких перевіряючих не виникне питань з цього приводу.

Однак не все так просто з цим документом. Адже зі змісту статті 15 ТК РФ та частини другої статті 57 ТК РФ випливає, що якщо в умовах трудового договору визначено, що трудова функція працівника полягає у виконанні роботи по певній посаді, така посада повинна відповідати штатним розкладом. Отже, розклад в організації повинно бути. Тому витратимо зовсім небагато часу на даний матеріал і розглянемо зразок штатного розкладу на 2017 рік докладніше.

Для чого потрібно штатний розклад

В першу чергу для планування. За своєю суттю ШР структурує всю компанію і ієрархію в ній. Подивившись в нього, можна відразу зрозуміти, скільки в організації відділів, які керівні органи передбачені і який напрям є пріоритетним. Маючи під рукою штатний розклад, будь-яка людина зможе без зусиль скласти думку про середню чисельності співробітників, про щомісячне фонді заробітної плати і про рід діяльності фірми.

На підставі цього локального акту дуже зручно формувати фонд оплати праці, підтверджувати обгрунтованість витрат для ФНС, а також складати статистичні звіти і заявки в службу зайнятості і кадрові агентства. До речі, важливо пам'ятати про те, що якщо посада позначена в штатному розкладі, то вона повинна бути зайнята. Якщо посаду є, а працівник не має, служба зайнятості повинна про це знати. В іншому випадку можуть покарати. Це випливає з норм Закону РФ від 19.04.1991 N 1032-1 про зайнятість .

На практиці ШР необхідно в роботі не тільки кадровикам, а й бухгалтерам. Воно є однією з форм, які найбільш часто потрібні при податкових перевірках. ШР - це документ первинного обліку.

Коли розробляється ШР і які відомості містить

Розробити і затвердити ШР бажано на самому початку діяльності фірми. Але якщо його забули затвердити, зробити це можна в будь-який момент існування бізнесу. Крім того, його можна стверджувати заново хоч кожен місяць. Або вносити необхідні зміни на підставі спеціального наказу по організації.

Уніфікована форма Т-3 затверджена постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 . Хоча з 2013 року ця постанова втратила чинність і всі форми з нього перейшли в розряд рекомендованих, а не обов'язкових, зазвичай ШР складається на основі цієї форми. Однак організація може змінювати цей бланк, виходячи зі своїх потреб. У будь-якому випадку, перелік обов'язкових відомостей, які повинен містити даний локальний акт, є невеликим:

- структурні підрозділи;

- посади;

- відомості про кількість штатних одиниць;

- посадові оклади;

- місячний фонд заробітної плати.

Якщо компанія вирішила розробити свою форму розкладу, то вона не повинна суперечити вимогам частини другої статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» . Адже, як вже було сказано, це первинний документ. Цей внутрішній акт організації завжди знеособлений. У ньому не вказані прізвища та імена осіб, що займають ті чи інші посади. Тому при прийомі на роботу і звільнення співробітників ШР ніяк не змінюється. Однак існує підлеглий йому документ - штатна розстановка. Її стверджують на рівні структурних підрозділів і в ній можуть значитися і конкретні особи. Ніяких уніфікованих форм для заповнення розстановки не існує, тому кожен керівник може складати (або не складати) її на свій розсуд. Як правильно скласти штатний розклад (зразок 2017) для ТОВ і інших організаційних форм юросіб, ми розглянемо нижче.

Порядок прийняття ШР

Штатний розклад складає будь-яка посадова особа організації, якій делеговані такі повноваження (керівник, бухгалтер, фахівець з кадрів). При його складанні потрібно обов'язково спиратися на норми трудового законодавства і внутрішні акти організації. Зокрема, це можуть бути:

-Устав;

- структура підприємства (при її наявності);

- облікова політика;

- професійні стандарти;

- розрахунки місячних посадових окладів;

- інші нормативно-правові та нормативні технічні документи.

Іноді перед складанням ШР складається інший кадровий нормативний акт - структура організації: схема всіх підрозділів, їх взаємозв'язок і підпорядкованість. Ця форма обов'язкової також не є, однак на її основі простіше скласти ШР.

Затвердити штатний розпис можна тільки наказом, який підписує керівник організації або інша уповноважена особа. При цьому право на видання таких наказів має бути спочатку закріплено в установчих документах. Кругла печатка на цьому документі не ставиться, навіть якщо організація її використовує. Підписати ШР повинен той, хто його склав, а в верхньому грифі необхідно вписати реквізити відповідного наказу і запевнити їх підписом керівника.

важливі нюанси

При визначенні професій і посад не можна брати їх найменування, що називається, «зі стелі». Слід дотримуватися назв, які містяться в кваліфікаційних довідниках або затверджених ПРОФСТАНДАРТ. Більш того, в деяких випадках це є обов'язковим: в статті 57 ТК РФ визначено, що якщо будь-які посади, спеціальності або професії пов'язані з наданням компенсацій і пільг або наявністю протипоказань, то їх найменування повинні строго збігатися з назвами і вимогами з нормативних документів, тобто профстандартів і довідників. Аналогічні вимоги пред'являються до фахівців, які мають право на достроковий вихід на пенсію.

У цьому випадку варто також керуватися списками 1 і 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення (постанова Кабінету Міністрів СРСР від 26.01.1991 N 10 та постанову Радміну СРСР від 22.08.1956 N 1173). Якщо принебречь цими вимогами, то у працівника, у якого в трудовій книжці буде вказана фактично вигадана професія, можуть виникнути проблеми при оформленні пенсії. А записи в трудовій можна робити тільки відповідно до штатного розкладу та наказом про прийом на роботу. Крім того, за недотримання вимог ТК РФ на роботодавця можуть накласти адміністративний штраф.

Інша складність може виникнути, коли в ШР потрібно вказати не професію або посаду, а конкретний вид роботи. Це питання законодавчо не врегульоване, але на практиці роботодавці часто змушені вказувати саме вид роботи, щоб не отримати проблем при підтвердженні скорочення штату або чисельності працівників. Це буває необхідно, коли в організації є також посади. В цьому випадку можна скористатися Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженими наказом Мінстату України від 24.03.1999 N 20. В цьому документі зазначено, що керівництво організації може видати наказ (розпорядження) і в ньому вказати всі додаткові реквізити, які підлягають внесенню до форму Т-3. Якщо організація застосовує тільки види робіт і чисельність працівників невелика, ШР можна не складати.

Позаштатні співробітники

Ще одна складність, яка виникає у кадровиків при складанні штатного розкладу, пов'язана з позаштатними співробітниками. Такими співробітниками можна вважати осіб, які співпрацюють з організацією на підставі договорів цивільно-правового характеру. На них в силу статті 11 ТК РФ не поширюється дія ні трудового законодавства, ні інших актів, що містять норми трудового права. Тому і до ШР вони ніякого відношення не мають, адже вони виконують разові роботи. Однак на практиці до позаштатники іноді відносять працівників, працевлаштованих на підставі трудового договору і виконуючих конкретний вид роботи. Якщо роботодавець не видав наказ і не включив таку роботу в ШР, виникає своєрідний казус: посади немає, а працівник є. Таких ситуацій бажано уникати.

Порядок внесення змін

Зміна ШР відбувається завжди на підставі наказу. Такі поправки можуть бути пов'язані:

- з виключенням вакантних посад у зв'язку з організаційними змінами в роботі компанії;

- введенням нових штатних одиниць при необхідності розширення бізнесу;

- скороченням штатних одиниць, пов'язаних зі скороченням чисельності або штату;

- зміною окладів;

- перейменуванням підрозділів, посад і іншого.

Зміни можна внести в чинне ШР або ж просто затвердити новий документ. В обох випадках будуть потрібні документальне оформлення, а також супутні документи. Крім того, необхідно суворо дотримуватися вимог законодавства. Наприклад, при скороченні чисельності працівників треба видати наказ про виключення з штатного розкладу певних посад, а також про введення в дію нового розкладу, дотримуючись вимог статті 180 ТК РФ . Цією статтею визначено обов'язок роботодавця попередити про скорочення не менше, ніж за два місяці. Тому дата введення в дію оновленого ШР з зайнятими посадами не може наступати раніше, ніж через два місяці після видання наказу про внесення змін (наприклад, дата видання наказу про внесення змін - 15.05.2017, а зміни повинні вводитися в дію не раніше 16.07.2017 ). Якщо зміни стосуються вакантних посад, цей термін годі й витримувати.

Аналогічно, при зміні окладів необхідно дотримуватись вимог статті 74 ТК РФ , Згідно з якою зміна умов трудового договору з ініціативи роботодавця допускається лише в тому випадку, якщо воно є наслідком зміни організаційних або технологічних умов праці. Про це також необхідно повідомити всіх працівників, оклади яких мають зміниться, не пізніше, ніж за два місяці.

Зразок заповнення штатного розкладу (форма Т-3)

Розглянемо зразок штатного розкладу будівельної організації, в якій 10 штатних одиниць.

Приклад штатного розкладу є приблизними, в документ можуть бути включені відокремлені підрозділи, філії та інші структурні одиниці компанії.

Завантажити бланк штатного розкладу:

Форма: Штатний розклад. Уніфікована форма N Т-3 (Форма по ОКУД 0301017) (зразок заповнення) (Підготовлено фахівцями КонсультантПлюс 2017)

Джерело: http://ppt.ru