1. Основна інформація
2. поняття
3. призначення
4. Хто зобов'язаний заповнювати
5. Законодавство
6. Правила заповнення касової книги
7. структура
8. вручну
9. На комп'ютері
10. цифрова схема
11. приклад
12. Як бути, якщо допустили помилку
13. Хто несе відповідальність
14. Спеціальні підрозділи підприємства
15. Кількість заповнюваних книг на підприємстві
16. Правила прошивки

Нинішні підприємці ведуть свою діяльність із застосуванням безготівкових форм розрахунку, однак нерідкі і готівку способи оплати в національній валюті з використанням касової книги. Причому від правильності її ведення залежить успішний розвиток взаємин з контролюючими органами та ведення обліку в цілому.

Основна інформація

Касова книга являє собою спеціалізований документ, що відображає інформацію про проведені фінансові операції готівковим розрахунком. Зазначений документ відноситься до бухгалтерської звітності підприємця і є обов'язковим для заповнення.

Вести касову книгу необхідно відповідно до вимог чинного законодавства РФ. Журнал заповнюється відповідно до формою КО-4 . Не варто недооцінювати важливість касового документа і порядок його заповнення, адже будь-які виявлені порушення загрожують підприємцю отриманням штрафів і підвищеної уваги з боку представників податкової служби.

Касовий облік проводиться з початку і до кінця звітного року.

поняття

Касова книга - бухгалтерський документ, в якому підприємець зобов'язаний фіксувати всі вироблені касові операції протягом дня. Заповнюється книга щодня, без урахування вихідних днів. Відображена інформація повинна підтверджуватися прибутковими та видатковими документами. По закінченню дня підсумок підсумовується, включаючи оборот і розрахунок ліміту каси.

У касовій книзі реєструються:

• прибутково-видаткові операції;
• розрахунки сум кореспондуючих рахунків;
• характер фінансових проводок.

призначення

Ведення книги обліку відповідно до вимог чинного податкового законодавства РФ є прямим обов'язком підприємця, особливо коли стає питання про складання та подання звітної податкової документації.

Якщо для ведення підприємницької діяльності можна обмежиться безготівковими формами розрахунку, то при виплаті заробітної плати через касу підприємства готівкою наявність книги обліку обов'язково.

Для розуміння всіх нюансів ведення касової книги рекомендується звернутися до послуг бухгалтера, а в подальшому вести її самостійно.

Хто зобов'язаний заповнювати

У РФ діє нормативний правовий акт, в якому закріплено регламент ведення касової книги в тому числі для ІП, що займаються роздрібною торгівлею, і юридичними особами, наприклад, для ТОВ.

З 11.03.2014 діє Вказівка ​​Банку РФ №3210-У (Далі - Вказівка), і з 01.06.2014 року діє частина, що стосується правил ведення касових книг.

Вказівка ​​закріплює обов'язок ведення касової книги для всіх підприємців і організацій, які здійснюють проводку фінансових операцій готівкою, незалежно від форми оподаткування.

Законодавство

Правовою підставою для ведення обліку через касову книгу є Вказівка ​​«Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощеному порядку ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва».

Правила заповнення касової книги

У документі повинна міститися інформація по всіх грошовим проводках готівковим способом щодня протягом звітного року. Касова книга обліку повинна бути в одному екземплярі. Кожен лист журналу повинен містити нумерацію, а також бути прошнурованим. На останньому аркуші зі зворотного боку ставиться сургучна або мастична друк. Пронумерована та прошнурована книга завіряється підписом керівника.

Інформація в касовій книзі повинна дублюватися, з використанням копіювального паперу. Другий примірник повинен бути відривний, враховуючи, що він застосовується для складання звіту касиром-операціоністом. Оригінал зберігається в журналі обліку. Порядкові номери копій і оригіналу повинні бути однаковими.

У касову книгу заборонено вносити зміни, виправлення без підпису касира або головного бухгалтера.

Згідно Вказівкою, порядок ведення журналу поділяється на:

• звичайний;
• за спрощеною формою.

Касову документацію підписує як правило або касир, або бухгалтер. Якщо у підприємця немає свого бухгалтера, то він має право залишити свій підпис.

Що потрібно для правильного заповнення касової книги:

• титульний лист повинен містити в собі повні дані про найменування юридичної особи або підприємця, а також містити відомості про реквізити;
• термін, на який заводиться книга;
• на бланки сторінка вноситься дата їх заповнення;
• в рядку «залишок коштів на початок робочого дня» вноситься сума фінансових коштів, які знаходяться в касі на початку дня, і береться вона з попередньої сторінки в графі «залишок коштів на кінець дня»;
• рядки 1-5 заповнюються на підставі інформації витратних і прибуткових касових ордерів:
• 1 - номер ордера;
• 2 дані особи, яка отримала або здав кошти;
• 3 - обов'язковий для заповнення юридичним особам;
• витрата і прихід в інші рядки;
• порожні поля заповнюються символом «Z»;
• «Разом» - видаткова і прибуткова сума за відпрацьований день;
• підпис уповноваженої особи;
• загальна кількість касових ордерів.

Зразок заповнення касової книги .

структура

Касова книга являє собою єдиний документ, що містить в собі від 50 до 100 сторінок, а також титульний лист, обов'язковий до заповнення, на якому відображається також термін ведення реєстру.

вручну

При веденні журналу ручним способом, книга повинна бути:

• пронумерована;
• прошнурована;
• опечатана на останньому аркуші.

Записи ведуться в двох примірниках, із застосуванням копіювального паперу.

В обов'язки касира-операціоніста входить:

• прорахунок і внесення інформації про всі проведені операції за робочий день;
• висновок залишку в кінці дня;
• передача звіту в бухгалтерію;
• перевірка та внесення інформації про ордерах;
• підписувати звітні документи.

Наданий звіт касирів перевіряється бухгалтером і завіряється підписом.

На комп'ютері

Законодавством допустимо заповнювати форму КО-4 за допомогою комп'ютера. Для цього використовуються спеціалізоване програмне забезпечення або відомі офісні програми для роботи з таблицями. Алгоритм і зміст нічим не відрізняється від ручного способу заповнення.

Після остаточного внесення даних касир повинен:

• вивести на друк сторінки касової книги;
• роздруковані екземпляри підписати і передати бухгалтеру на перевірку, надавши ПКО та ВКО, оформлений за робочий день.

В кінці звітного року роздруковані сторінки журналу обліку підлягають прошивці і нумеровку з проставленням печатки, і підписи уповноважених осіб.

цифрова схема

Чи не заборонено вести касову книгу в електронному вигляді, не вдаючись до необхідності її роздруковувати.

Як зразок заповнення касової книги в електронному вигляді можна використовувати будь-який відповідний звіт підприємця, провідного схожий вид діяльності.

Існують певні вимоги до ведення електронної форми обліку, згідно з якими:

• гарантована безпека і захищеність від доступу до інформації сторонніх осіб;
• виключені помилки у внесених даних;
• забезпечено захист від втрати даних.

Електронні касові книги підписуються ЕЦП відповідно до чинного законодавства РФ.

приклад

Касир зобов'язаний заповнювати журнал щодня, без урахування вихідних днів. В кінці робочого дня всі записи перевіряються, а суми за ордерами перераховуються. Якщо всі дані вірні - ставиться підпис з подальшою передачею відривного аркуша і підтверджують проведені операції бухгалтеру на перевірку.

У касову книгу вноситься інформація про кількість переданих документів і ставиться підпис.

Обов'язком бухгалтера є перевірка наданої інформації.

Сама книга складається з двох основних частин заповнюються одночасно через копірку. При цьому відривна частина передається в бухгалтерію.

Інформація по кожному новому робочому дню вноситься з нової сторінки із зазначенням:

• дати і номера;
• всі проведені фінансові операції протягом доби;
• залишок з попереднього дня.

Як бути, якщо допустили помилку

Незалежно від форми ведення звітності неприпустимо вносити помарки або виправлення в звітні документи.

Помилки неминучі і для їх виправлення існує два законні способи:

1. Якщо допущена помилка при заповненні не впливає на кінцеву суму, то місце де вона допущена, і вносяться правильні дані. Виправлений запис повинна бути завірена касиром і головним бухгалтером.
2. Якщо допущена помилка змінює підсумкову суму, то вся сторінка підлягає анулюванню, і касові листи заповнюються заново.

У другому випадку відповідальна за помилку особа зобов'язана надати пояснювальну записку на ім'я керівника або головного бухгалтера.

Після надання документів скликається спеціальна комісія, результатом засідання якої буде довідка, з відображенням внесених коректив і змін.

Своєчасне виявлення помилок і дотримання процедури їх виправлень дозволить уникнути накладення штрафів з боку контролюючих штрафів.

Хто несе відповідальність

Відповідальність за правильність заповнення і ведення касової книги покладено на головного бухгалтера.

Порядок контролю затверджується локальним наказом керівника підприємства.

Під контролем мається на увазі:

• перевірка правильності проведення нумерації документа;
• аналіз коректності ведення облікової книги;
• звірка кодів;
• перевірка наданого списку документів;
• виявлення незафіксованих виправлень і коригувань.

Спеціальні підрозділи підприємства

Всі фінансові операції, що проводяться відокремленими підрозділами, з готівковими коштами фіксуються в касовій книзі.

нюанси:

• якщо ОП самостійно вносить грошові кошти на розрахунковий рахунок організації-залишок суми вважається як для організації, а при внесенні грошових коштів в касу - ліміт встановлюється на локальному рівні відповідно до наказу;
• на обкладинці книги вказується найменування відокремленого підрозділу.

Кількість заповнюваних книг на підприємстві

На підприємстві допустимо використання декількох касових книг у випадках, якщо:

• є відокремлені підрозділи;
• підприємство виступає як платіжний агент.

Правила прошивки

Оформлення касової книги - важливий аспект ведення звітності по готівковим касових операціях.

Залежно від способу ведення журналу обліку проводиться її зшивання і помилка:

• придбаний друкарський варіант - зшивається, нумерується (в тому числі з проставленням загального числа сторінок) відразу і завіряється сургучною або мастичної печаткою та підписом уповноваженої особи;

Ведення обліку на комп'ютері з використанням щоденного друку - зшивається, нумерується (в тому числі з проставленням загального числа сторінок) в кінці року і завіряється сургучною або мастичної печаткою та підписом уповноваженої особи.