1. Як написати гарантійний лист
2. Що таке гарантійний лист: юридичний сенс
3. Форма гарантійного листа

У російському законодавстві - цивільному, податковому, трудовому - не роз'яснюється, що таке гарантійний лист і не сказано, як написати гарантійний лист. Ми розповімо про основні правила складання цього документа і наведемо зразок гарантійного листа про оплату наданих послуг.

Гарантійний лист - це юридично значимий документ. Компанія-укладач згідно з ним обіцяє виконати свій обов'язок в силу вже наявної домовленості з фірмою або ІП - одержувачем листи.

На практиці компанії нерідко обіцяють внести оплату за вже отримані активи, роботи або послуги. Хоча гарантійні листи складають і в інших випадках, в тому числі їх пишуть фізичні особи.

Як написати гарантійний лист

Законодавство не містить інструкцій, як написати гарантійний лист. Немає ніяких обов'язкових вимог щодо його складання і оформлення. Немає встановлених бланків гарантійних листів. Орієнтуйтеся на традиції ділового обороту і використовуйте склалися неформальні правила.

Доручайте оформлення документа співробітникам, які мають подібний досвід роботи і знають, яким має бути текст гарантійного листа про оплату.

Оформляти документ краще на фірмовому бланку організації. Складаючи шаблон гарантійного листа, враховуйте основні вимоги до нього - це гранична стислість і сувора офіційність. У документа обов'язково має бути назва - «гарантійний лист». По тексту ключове обіцянку «гарантую» або «гарантуємо» краще виділити - наприклад, написати великими літерами або зробити жирним шрифтом.

Гарантійний лист на оплату не повинно бути довгим, досить двох абзаців. Укладач коротко повідомляє, чому він дає обіцянку одержувачу, а потім за допомогою шаблонних фраз пояснює, яку дає гарантію і в чому саме.

Щоб підкреслити офіційність документа, використовуйте шаблонні формулювання. Якщо мова в листі йде про оплату в рахунок погашення заборгованості за отримані активи або права, то знадобляться стандартні фрази:

• для основного обіцянки - «зобов'язуємося оплатити», «оплату гарантуємо»;
• для опису причин - «у зв'язку з перенесенням термінів ...», «через погіршення економічної ситуації в регіоні ...», «через збільшення кількості замовлень ...» і т. д.

Що таке гарантійний лист: юридичний сенс

Суди кваліфікують надання гарантії листом як визнання фірмою своєї заборгованості по оплаті. Причому, якщо з кредитором укладено лише один договір, то в листі можна не описувати, який борг числиться за організацією, що обіцяє гарантію. У цьому випадку все одно вважається, що укладач листи визнає свій борг. А факт визнання боргу, як ви знаєте, перериває перебіг строку позовної давності.

Якщо ж з кредитором укладено кілька договорів, то гарантійний лист, в якому не ідентифікується заборгованість, що вимагає погашення, чи не свідчить про визнання боргу організацією-упорядником листи.

Форма гарантійного листа

Будь-яке гарантійний лист на оплату містить:

• назва документу;
• відомості про організацію-укладача листа, в тому числі її юридичну та поштову адреси, коди ОКПО, ОГРН, ІПН, КПП, номери телефонів, факсу, адреса сайту фірми в Інтернеті;
• номер і дату складання документа (договору), з якого виник обов'язок по оплаті;
• опис боргу - за що гарантується оплата;
• підпис керівника організації;
• печатка організації-складача листи (якщо у неї є друк).

Так як гарантійний лист на оплату - це документ, пов'язаний з грошовими розрахунками, бажано, щоб його підписав і головний бухгалтер. Адже раніше відповідно до закону про бухгалтерський облік була вимога про наявність підпису головного бухгалтера на розрахункових, фінансових і грошових документах . Тому кредитор, швидше за все, захоче побачити цю підпис на гарантійному листі.

Однак закон про бухоблік оновлений з січня 2013 року, і в новій редакції вже немає обов'язкових вимог для головного бухгалтера підписувати фінансові, грошові та розрахункові документи. Тому гарантійний лист без такої підписи не буде недійсним.

Приклад гарантійного листа дивіться нижче.

Дізнайтеся, як оформити супровідний лист в статті "Супровідний лист до документів. Зразок"