1. Для чого потрібен акт про перевірку готівкових грошових коштів
2. Хто проводить перевірку грошових коштів каси
3. Які наслідки може мати перевірка
4. В якому вигляді робити акт
5. Хто повинен підписати акт про перевірку грошових коштів
6. Оформлення акту і основні моменти
7. Чи треба враховувати і реєструвати документ
8. Чим керуватися при зберіганні
9. Зразок акта про перевірку готівкових грошових коштів каси

Для відображення відомостей про готівки в касі на момент перевірки формується спеціальний офіційний звітний документ - акт.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акта про перевірку готівкових грошових коштів каси .xls Завантажити зразок заповнення акту про перевірку готівкових грошових коштів каси .xls

Для чого потрібен акт про перевірку готівкових грошових коштів

Періодично готівку грошові кошти в касі перевіряються. При цьому, найчастіше, перевірки бувають раптовими. Ініціатива про таких контрольних діях може виходити як з боку керівництва підприємства, так і з боку наглядових органів.

Незалежно від того, хто став організатором перевірки, за її підсумками складається акт. У нього вписуються

• сума, яка повинна бути в касі за обліковими документами,
• а також ту суму, яка фактично виявилася в наявності при підрахунку перевіряючими.

Таким чином відбувається контроль за фінансовою та касовою дисципліною компанії, виявляються факти службових порушень, зловживань, нестач і т.п. неправомірних явищ.

Хто проводить перевірку грошових коштів каси

Якщо перевірка проводиться всередині фірми, то для цього заходу створюється комісія в складі не менше трьох осіб. Зазвичай в неї окремим наказом директора включаються

• бухгалтер,
• представник керівництва,
• начальник одного зі структурних підрозділів організації.

Матеріально-відповідальний співробітник при цих діях також повинен бути присутнім, проте в комісію він не входить.

У тих випадках, коли перевірка здійснюється в рамках виїзного податкового контролю, до всіх вищезазначеним особам додаються ще й інспектори наглядового відомства.

Які наслідки може мати перевірка

Якщо за результатами контрольних заходів не буде виявлено порушень, а готівку буде до копійки збігатися з тією, що вказана по документам, то ніяких наслідків, звичайно, не буде. А ось якщо в ході перевірки з'ясується, що грошей в касі менше або більше (таке теж трапляється), ніж повинно бути відповідно до звітними паперами, щодо матеріально-відповідальних осіб буде, швидше за все, призначено дисциплінарне стягнення (починаючи від зауваження, догани і аж до звільнення). Крім того, ймовірно, буде вимога з боку керівництва про відшкодування відсутніх коштів.

Інспектори податкової за надлишки або недостачу штрафують підприємство і його вищих посадових працівників.

В якому вигляді робити акт

Сьогодні акт про перевірку готівкових грошових коштів каси можна робити у вільному вигляді - якщо мова йде про контроль всередині фірми. Однак якщо в перевірці задіяні представники податкової служби, то застосовується уніфікована форма КМ-9. У будь-якому випадку, незалежно від того, який формат документа буде використаний, бланк обов'язково повинен містити всі необхідні підписи.

Хто повинен підписати акт про перевірку грошових коштів

В акті обов'язково має стояти кілька автографів:

1. касира-операціоніста,
2. начальника структурного підрозділу,
3. Представник керівництва фірми (директора або особи, тимчасово виконуючого його обов'язки),
4. при податковій перевірці - фахівця податкового органу.

Оформлення акту і основні моменти

Документ можна оформляти як в комп'ютері (якщо є електронний бланк), так і робити його рукописним. Кількість примірників акта безпосередньо залежить від кількості учасників перевірки. Якщо перевірка проходить всередині компанії, то достатньо двох примірників: один для касира, другий - для бухгалтерії, якщо ж в контрольних заходах беруть участь працівники податкової, то потрібно робити три.

Чи треба враховувати і реєструвати документ

Акти, що формуються в компанії, підлягають обов'язковому обліку. Для цього зазвичай застосовується спеціальний журнал, куди вноситься назва документа, його номер і дата. За допомогою журналу не тільки фіксується сам факт створення акта, а й у разі потреби, документ без проблем відшукується.

Чим керуватися при зберіганні

При визначенні періоду зберігання акта слід орієнтуватися на законодавство РФ і локально-нормативні документи фірми.

Термін зберігання фінансово-контрольної документації не повинен бути менше трьох років (це період позовної давності).

Після цього акт можна відправити в архівний відділ або знищити (при дотриманні регламенту, встановленого для утилізації документів).

Зразок акта про перевірку готівкових грошових коштів каси

Якщо вам знадобилося сформувати акт перевірки готівки в касі, а ви ніколи його раніше не робили, вище наведені поради допоможуть вам. Також подивіться і зразок заповнення документа: тут за основу взято уніфікований бланк, який можна використовувати і для внутрішніх контрольних заходів.

1. спочатку внесіть
   • повна назва компанії,
   • її адреса,
   • а також структурний підрозділ, каса якого перевіряється.
2. У таблиці, розташованої праворуч на бланку впишіть
   • ОКПО та ІПН підприємства,
   • вид його діяльності по ОКПД (також у вигляді коду).
3. Нижче вкажіть інформацію про контрольно-касової техніки:
   • її найменування,
   • і два номери: від виробника та реєстраційний.

   Аналогічним чином в міру необхідності заповніть всі інші рядки та клітинки в цій частині.

4. Далі позначте номер документа, дату перевірки і її точний час (аж до хвилин).
5. Також озаботьтесь тим, щоб касир зробив в акті розписку про те, що його особистих грошей в касі на момент перевірки немає.



6. Далі йде таблиця, куди вносяться
   • результати перевірочних дій, в тому числі показання лічильника ККМ на початок робочого дня і на момент перевірки,
   • різниця (яка знаходиться в касі),
   • відомості про облікових даних, виявлення недостача або надлишки.

Якщо перевіряючі вважають за необхідне, під таблицею вони можуть внести свої зауваження. Якщо їх немає, про це також потрібно зробити відповідну позначку.



7. На завершення документ повинен бути підписаний всіма присутніми при перевірці особами, в тому числі працівником податкової (якщо перевірка здійснюється за ініціативою наглядового органу), представником керівництва компанії, касиром, керівником структурного підрозділу.
8. Нижче вказується сума, яка лежить в касі і яка передається матеріально-відповідальній співробітнику (тобто касиру), ставиться його підпис.