Питанням знищення документів з простроченим терміном зберігання присвячена глава 16 Інструкції з діловодства в державних органах, інших організаціях, затвердженої постановою Міністерства юстиції Республіки Білорусь від 19.01.2009 № 4 (далі - Інструкція).

Одного разу, прийшовши на нову роботу і вникнувши в справи, я поцікавилася у головного бухгалтера, чому вона зберігає всі документи з моменту створення і початку діяльності підприємства. Скажу вам відверто: моїх публіцистичних здібностей не вистачить на те, щоб передати вам здивування головбуха, коли вона дізналася, що багато документів вже можна було давно знищити.

Згідно з пунктом 207 Інструкції відбір справ до знищення здійснюється за результатами експертизи цінності документів після підготовки зведених описів справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу та оформлюється актом про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню. Безпосередній відбір документів до знищення в структурних підрозділах здійснюють відповідальні за діловодство особи. Перевірку правильності зробленого відбору здійснює ЦЕК (ЕК) організації.

Встановлено, що д їла включаються в акт про виділення до знищення, якщо встановлений термін їх зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт.

Акт про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню, може складатися як на справи всієї організації, так і на справи окремого структурного підрозділу. На документи з позначкою «ЕПК» складається окремий акт.

Акт про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню, складається за формою згідно з додатком 17 до Інструкції. В акті зазначаються:

• заголовки окремих справ або групові заголовки однорідних справ;

наприклад:

План роботи відділу документознавства на 2001 рік

або

Плани роботи структурних підрозділів інституту

• дата або крайні дати справ;

наприклад:

2001

або

2001-2005

• номера номенклатур справ, в яких були враховані виділяються до знищення справи або номери описів справ тимчасового зберігання, в які були включені виділяються до знищення справи (для справ з терміном зберігання понад 10 років, в тому числі по особовому складу), номери описів справ постійного зберігання , з яких в ході їх переробки окремі справи або документи виділені до знищення;
• індекси справ по номенклатурі справ або номера справ по опису;
• кількість справ (кожен том враховується як окрема справа);
• терміни зберігання справ і номера статей (пунктів) за переліками.

наприклад:

5 л., П. 461

Пунктом 211 Інструкції визначено, що акт про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню, підписується особою, яка проводила експертизу цінності документів, і розглядається на засіданні ЦЕК (ЕК) організації одночасно зі зведеними описами справ.

Акт, складений в організації, що є джерелом комплектування державного архіву, затверджується керівником організації після затвердження відповідним державним архівом або структурним підрозділом з архівів та діловодства обласних (Мінського міського) виконавчих комітетів зведеного опису справ постійного зберігання та погодження зведеного опису справ з особового складу та акти про виділення до знищення документів і справ з відміткою «ЕПК». Акт, складений в організації, котра є джерелом комплектування державного архіву, але в діяльності якої утворюються документи постійного зберігання, затверджується керівником організаціочень часто і після затвердження ЦЕК вищестоящої організації (при наявності) зведеного опису справ постійного зберігання та погодження зведеного опису справ з особового складу та акта про виділення до знищення документів і справ з відміткою «ЕПК». Акт, складений в організації, котра є джерелом комплектування державного архіву, в діяльності якої не утворюються документи постійного зберігання, затверджується керівником організації після погодження з ЦЕК вищестоящої організації (при наявності) опису справ з особового складу та акти про виділення до знищення документів і справ з відміткою «ЕПК».

Згідно з пунктом 212 Інструкції відібрані до знищення та включені до акту документи передаються організаціям, котрі відають заготівлею вторинної сировини, тобто, ваші документи з простроченим терміном зберігання підуть в макулатуру. В Інструкції визначено, що використання цих документів для господарських потреб заборонено. Здача документів як вторинної сировини оформляється приймально-здавальної накладної. Дата здачі і номер накладної вказуються в акті.

Інструкцією також визначено, що знищення документів, що містять відомості, віднесені в установленому порядку до державних секретів, комерційної та (або) іншої захищеної законом таємниці, здійснюється відповідно до законодавства Республіки Білорусь.