1. Як вибудувати систему ефективних комунікацій
2. Як створити в організації ефективний інструментарій передачі інформації
3. важливі висновки

Управління інформаційними потоками - важливий процес, що забезпечує цінність і доступність інформації, якість і швидкість її передачі. Про те, як оптимізувати обмін інформацією всередині компанії, дізнайтеся з нашого матеріалу.

У статті розглянуті питання:

• Як вибудувати систему ефективних комунікацій в компанії;
• Як створити в організації ефективний інструментарій передачі інформації.

Всі учасники процесу інформаційного обміну поділяються на дві категорії: транслятори і носії інформації. Слід врахувати, що носій інформації не обов'язково є її транслятором і навпаки. Тому оптимальний розподіл інформаційних потоків в компанії забезпечується за рахунок «посередників» - лінійних співробітників, які отримують інформацію від вищого керівництва і транслюють її підлеглим. Якщо посередник добре справляється з обома ролями - носія і транслятора, інформація буде передаватися своєчасно і в правильному напрямку, в іншому випадку можуть виникнути складності в передачі керуючих сигналів.

приклад

Генеральний директор поставив перед начальником відділу маркетингу завдання: проаналізувати всі можливі ризики, які можуть виникнути при просуванні на ринку нового продукту. Начальник відділу маркетингу почав з того, що спланував ресурси, які будуть задіяні для виконання поставленого завдання: терміни і склад учасників реалізації проекту.

Але, коли задача була озвучена начальником, з'ясувалося, що тижнем раніше нею вже почав займатися його заступник. Він уже запропонував своє рішення вузькому колу осіб, серед якого були відібрані бажаючі взяти участь в роботі над проектом. Виходить, що заступник начальника виступив як посередник, в результаті чого:

• Позиція начальника відділу в очах підлеглих виявилася вторинною по відношенню до його заступнику;
• Він був відсторонений від розробки стратегії реалізації проекту;
• Заступник зміцнив свій статус більш значимого співробітника;
• Начальник відділу був розгублений і демотивований.

Як вибудувати систему ефективних комунікацій

Вибудовування ефективних комунікацій необхідно проводити послідовно, крок за кроком.

1. Аналіз існуючої організаційної структури за такими параметрами, як:

• Роль і завдання структурних підрозділів;
• Співвідношення виробляють і забезпечують підрозділів;
• Логічність структури підпорядкованості;
• Оптимальна централізація бізнес-процесів щодо головного офісу і філій;
• Комунікаційні зв'язку і швидкість взаємодії між підрозділами;
• Кількість і функції лінійних керівників;
• Виняток штатних позицій з дублюючими одна одну функціями;
• Відповідність кількості штатних одиниць функціональної навантаженні;
• Відповідність посад виконуваних функцій;
• Можливість зворотного зв'язку між лінійними працівниками і керівництвом підприємства;
• Наявність посередників, здатних забезпечити якісний комунікаційний обмін в кожному бізнес-підрозділі.

Вам знадобиться матеріал: Правила внутрішніх комунікацій

2. Вибудовування комунікаційних зв'язків між підрозділами: визначення оптимальних інформаційних каналів, необхідних для ефективної взаємодії між підрозділами; усунення причин відокремлення; вибудовування повноцінного комунікаційного обміну.

приклад

У компанії, що займається торгівлею, виникла конфліктна ситуація між керівниками двох відокремлених бізнес-підрозділів: директором з логістики та комерційним директором. причиною конфлікту , Як виявилося, було неконструктивну професійні контакти. Справа в тому, що через те, що дуже часто терміни поставки порушувалися, клієнти відмовлялися від пролонгації договорів. Директор з логістики не поспішав вирішувати цю проблему, а комерційний директор вважав, що це може призвести до втрати ключових клієнтів.

Позиція директора з логістики була така: «Наш підрозділ, хоч і забезпечує, не менш важливе, ніж відділення продажів. Існуючі недоробки будуть усунуті з часом, ми зробимо це самі, без втручання і вказівок з боку. Я не потерплю того, щоб критикували моїх підлеглих і сумнівалися в їх професіоналізмі ».

Комерційний директор вважав так: «Через недоліки в роботі відділу логістики компанія втрачає прибуток і клієнтів. Виникаючі конфлікти між нашими підрозділами негативно позначаються на ефективності і якості праці моїх підлеглих ».

Основною проблемою було небажання сторін йти на компроміси і спільно шукати шляхи виходу з ситуації, що склалася, варіанти оптимізації спільної роботи. Коли генеральний директор зробив спробу врегулювати конфлікт, жоден з керівників не захотів міняти свою позицію. Тоді директор прийняв рішення розробити і впровадити у відділі логістики систему KPI, показники якої враховували терміни і своєчасність доставки, цілісність продукції. Така система мотивації дозволила усунути конфліктогенні чинники та ситуація втратила свою гостроту. Керівники підрозділів почали конструктивно взаємодіяти.

Потрібно креативний менеджер з корпоративних комунікацій. Як перевірити, наскільки нестандартно і практично він мислить

3. Вибір посередників. Цей вибір повинен бути зроблений з урахуванням особистих лідерських та організаційних якостей кандидатів, формальної та неформальної структури, як компанії, так і кожного підрозділу. Ефективні внутрішньокорпоративні комунікації повинні будуватися і з урахуванням неформального лідерства, оскільки співробітники, які є неформальними лідерами, можуть стати причиною спотворення інформаційних потоків. Значимість бізнес-підрозділів також може змінюватися в процесі розвитку компанії, що позначається на інтенсивності інформаційних потоків, що прямують в обидві сторони. Рівень інформованості значущих підрозділів підвищується, оскільки коммутирующие з ними співробітники інших відділів транслюють інформацію в обмін на отримані нові відомості.

Як створити в організації ефективний інструментарій передачі інформації

Вибір ефективних інструментів повинен проводитися з урахуванням всіх рівнів організаційної ієрархії. Працівникам всіх підрозділів повинен бути забезпечений повноцінний доступ до всієї необхідної інформації. Цього можна домогтися за рахунок використання:

• Корпоративного сайту, розробленого за участю IT, PR і HR-фахівців. Інтерфейс сайту повинен бути зручним, а контент - актуальним. Сайт, поряд з мережевими мессенджерами, повинен забезпечити оперативну взаємодію між підрозділами;
• Інформаційною розсилки, якою займається призначений відповідальним співробітник. Повідомлення, в яких ставляться завдання і даються доручення, повинні містити відомості про терміни виконання та відповідальних осіб;
• Телефонії, яка, хоч і забезпечує оперативне вирішення виробничих питань, не повинна замінювати ділову переписку, особливо, коли мова йде про постановку завдань і дорученнях;
• Зборів, нарад, проведених керівниками систематично і забезпечують пряме спілкування;
• Корпоративного журналу або газети, до створення якого потрібно залучити креативних співробітників, наділених творчими здібностями;
• Корпоративних випусків новин, в яких будуть представлені актуальні новини компанії, інформація про події, що відбуваються в рамках її розвитку. Новини повинні бути об'єктивними, цікавими для більшості співробітників компанії, викладеними доступною мовою.
• Інформаційних стендів, які є ефективним способом комунікаційного обміну та інформування лінійного, технічного персоналу, що не має доступу до електронних носіїв;
• Відеоконференцій, є аналогом робочих нарад, незамінних в разі, коли в організаційній структурі підприємства є філії чи відокремлені підрозділи. У цих випадках потрібно якісне технічне забезпечення.

Як проблемне нараду перетворити в позитивне. Опрацьовуємо сценарії, озброюємось способами боротьби з емоціями

важливі висновки

Процес оптимізації внутрішньокорпоративних комунікацій повинен зачіпати два важливі аспекти:

• При виборі і реалізації інструментарію, що використовується для внутрішньокорпоративних комунікацій, в першу чергу повинно бути забезпечено єдиний інформаційний простір, яке гарантуватиме повноцінний і своєчасний доступ для всіх співробітників до інформаційних ресурсів, матеріалів і інструментів, що використовуються у професійній діяльності;
• Для забезпечення високої ефективності і якості внутрішньокорпоративних комунікацій необхідно розробити і впровадити стандарти компанії в області внутрішніх комунікацій , Що враховують специфіку її організаційної структури. Це може бути положення, корпоративний кодекс або навіть плакат, наочно і доступно доводять до відома співробітників основні правила і способи, які регламентують і забезпечують якісну взаємодію між структурними підрозділами компанії.