1. Як вибрати приміщення для архіву
2. Місткість архівного приміщення
3. Вимоги до безпеки архівного приміщення
4. Організація зберігання архівних документів
5. Правила зберігання електронних документів
6. Навігація по архіву

Ведення архіву організації - обов'язок будь-якої юридичної особи. Цінна інформація повинна зберігатися. Вимоги до приміщення архіву, способам організації діловодства регламентуються на законодавчому рівні. Знання та дотримання цих вимог забезпечує безпеку компанії і багато в чому полегшує роботу з офіційними документами.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• як вибрати приміщення для архіву?
• які правила організації зберігання архівних документів?
• як створити зручну навігацію по архіву?

Як вибрати приміщення для архіву

створення архіву - це комплекс заходів, мета яких - організувати зберігання офіційних документів, структурувати міститься в них інформацію, спростити їх пошук і повторне використання, дотримуючись при цьому вимоги законодавства. Навіть порівняно невелика організація має власну документальною базою. Щоб створити власний архів компанії необхідно:

• вибрати і обладнати приміщення;
• забезпечити його технічне оснащення;
• створити нормативні умови зберігання документації;
• організувати архівні документи;
• розробити локальні нормативні акти, що регламентують зберігання.

Перше питання, з яким стикається організація, яка планує створення власного архівного сховища, - це вибір приміщення. Вимоги до приміщень архіву організації визначені «Основними правилами роботи архівів організацій» . Це нормативно-методичний документ, схвалений рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002.

Місткість архівного приміщення

Для того щоб вибрати оптимальний за розміром приміщення , В першу чергу, необхідно розрахувати ємність архіву. При цьому важливо враховувати обсяги наявної в компанії документації і темпи документообігу. Розмір приміщення повинен дозволяти раціонально розмістити як наявну, так і нову документацію. Таким чином, перша вимога до приміщення - його оптимальна місткість.

Для визначення оптимальних розмірів приміщення архіву можна використовувати номенклатуру справ компанії . У ній міститься перелік документів, які підлягають обов'язковому архівного зберігання. Вона дозволить підрахувати кількість заведених на рік справ, визначити їх категорії та обсяг.

«Правилами роботи архівів» пред'являють суворі вимоги до їх основних приміщень. В їх число входять:

• сховище (ізольоване приміщення);
• приміщення для прийому документації та її первинної обробки;
• приміщення для роботи (обліково-інформаційний відділ, читальний зал);
• робочі кабінети персоналу;

Окремі приміщення можуть бути багатофункціональні за умови, що ділянки відокремлюються перегородками.

Вимоги до безпеки архівного приміщення

У приміщенні, відведеному під сховище, повинні бути створені оптимальні умови, що забезпечують збереження документації. Офіційне діловодство, як правило, використовує паперові носії, отже, основна вимога до приміщення архіву - його захищеність від пожежі.

Вимоги пожежної безпеки регламентуються діючими нормативними актами. Згідно з «Правилами роботи архівів», в сховищах заборонено застосовувати вогненебезпечні нагрівальні прилади. Існують певні вимоги до електропроводки: вона повинна бути прихованою. Рекомендується використовувати герметичні розетки, застосовувати гумову ізоляцію. Сховище необхідно оснастити засобами пожежогасіння.

Друге завдання щодо забезпечення збереження паперової документації - її захист від вологи. Сховище повинне розташовуватися далеко від систем водопостачання та каналізації. Крім того, необхідний постійний контроль рівня вологості. Архівна приміщення повинно добре провітрюватися. Якщо в приміщенні немає вікон, необхідно створити примусову вентиляцію, яка забезпечує 2-3-кратну циркуляцію повітря в годину. Одним з головних вимог до будівель та приміщень архіву є підтримка нормативної температури (17-19 ° С) і вологості (50-55%).

Для захисту сховища від небажаних вторгнень, його можна забезпечити охоронною сигналізацією. На вікна встановлюють металеві решітки, а двері захищають металевою облицюванням. Крім того, важливо передбачити можливість екстреної евакуації сховища на випадок форс-мажорних обставин.

Скачайте документи по темі:

Організація зберігання архівних документів

Завдання будь-якого архіву - дбати про безпеку документальної бази та надати співробітникам компанії можливість швидкого пошуку. З метою систематизації документи, виходячи з їх змісту, об'єднують в справи. Основні категорії справ прописують в номенклатурі із зазначенням рекомендованого терміну зберігання.

Серед категорій офіційної документації можна виділити конфіденційні справи або справи, пов'язані з комерційною таємницею. Вимоги до приміщення архіву, призначеного для їх зберігання, включають дотримання особливого режиму безпеки.

Інша категорія - документи, необхідні для постійної оперативної роботи, наприклад, первинна документація. Її облік повинен бути максимально спрощений. Доцільно також полегшити доступ співробітників до цього відділу.

архівне зберігання , Як правило, здійснюється в кілька етапів. Цикл життя документа може включати його зберігання в структурному підрозділі, напрямок в загальний архів компанії до закінчення терміну зберігання, передачу на державне зберігання або знищення відповідно до вимог законодавства.

Правила зберігання електронних документів

Електронні документи можна виділити в окрему категорію офіційної документації. Для них зберігаються ті ж вимоги до приміщень архівів, що і для паперових документів, однак, додається ряд нових умов.

• Архів повинен бути обладнаний необхідними програмно-апаратними засобами, що дозволяють не тільки зберігати і відтворювати електронну документацію, а й своєчасно її перезаписувати. Це пов'язано з появою нових форматів даних та недовговічним терміном життя фізичних носіїв.
  
• Доступ до електронного архіву повинен бути строго регламентований.
  
• За допомогою сучасних програмно-технічних засобів необхідно забезпечити режим зберігання, що не допускають втрату, ненавмисне знищення або спотворення даних.
  
• При створенні електронного архіву необхідно дотримуватися вимог діючих ГОСТів: 28388-89 «Система обробки інформації. Документи на магнітних носіях »і 50-524-84« Методичні вказівки. Порядок зберігання документів на машинних носіях ».

Навігація по архіву

Для більш ефективного пошуку інформації в архіві використовуються довідники та бази даних, в яких представлена ​​вторинна інформація про документальне масиві. Оптимальним способом пошуку і навігації по архіву є архівні каталоги. Весь масив офіційної документації групується з предметів, галузей і темам, а потім розташовується відповідно до вимог обраної класифікації.

До найбільш поширених видів каталогів архіву відносяться:

• тематичний (за темами);
• систематичний (по галузях діяльності або знань);
• хронологічний (за часом створення);
• іменний (по авторам);
• по особовому складу дані про трудову діяльність і заробітної плати);

Існують і інші види архівних довідників: описи, покажчики, огляди. Переважний спосіб навігації вибирається з урахуванням таких факторів як склад і зміст документації, яка підлягає архівному зберіганню, вимогами пошуку, інтенсивністю використання одиниць архіву.

Організація зберігання архівних документів вимагає вирішення безлічі завдань. Одна з першочергових - вибір приміщення. При цьому недостатньо просто вибрати місце і перевезти туди документацію. Дотримання існуючих вимог до приміщень архіву компанії, способам його організації, методам обробки документів допоможе уникнути багатьох проблем. Порядок в документах - запорука безпеки компанії. Саме тому при формуванні архіву і виборі приміщення для нього важливо враховувати вимоги законодавства.

Положення про архів

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Читайте також: