1. Ввідна інформація
2. Формування та виставлення електронного рахунку-фактури
3. Зберігання електронних документів
4. Порядок обміну електронними рахунками-фактурами
5. Формати для електронних документів
6. Журнал обліку рахунків-фактур і книга покупок
7. Робота в системі для відправки електронних документів
8. порівняємо паперові і електронні документи
9. При документообіг 500 документів на рік ви заощадите 22 250
10. Вибираємо спосіб роботи з ЕДО
11. Впроваджуємо ЕДО покроково
12. Погляд зверху: чи потрібні зміни?
13. Способи обміну електронними документами
14. Три простих кроки до ЕДО
15. Придбання сертифіката електронного підпису і засобів криптографічного захисту
16. підключення контрагентів
17. замість висновку
18. У наступному випуску
19. Перехід на електронний документообіг
20. переваги ЕДО
21. Цифровий підпис

В кінці листопада творці системи для обміну електронними юридично значущими документами «» провели на порталі «Бухгалтерія Онлайн» конкурс, присвячений електронному документообігу. На всі 15 питань конкурсу правильно не зміг відповісти жоден з чотирьохсот його учасників. Організатори конкурсу проаналізували всі отримані відповіді, і тепер пропонують розібратися з питаннями, що викликали у бухгалтерів найбільші труднощі.

Ввідна інформація

Після того, як в травні нинішнього року став можливим обмін електронними рахунками-фактурами, багато великих російські компанії почали перехід на електронний документообіг (ЕДО). Відповідно, щоб мати шанс співпрацювати з лідерами бізнесу, їх потенційні контрагенти повинні орієнтуватися в нормативно-правовій базі, що регулює ЕДО. Сьогодні ми допоможемо бухгалтерам розібратися зі складними питаннями, які виникають при вивченні правил обміну електронними документами .

Формування та виставлення електронного рахунку-фактури

Найбільші труднощі виникають при відповіді на питання про спосіб відправки електронного рахунку-фактури. Так, 80% учасників конкурсу вважають, що електронний рахунок-фактуру можна направити контрагенту по електронній пошті . Однак це не так.

Зберігання електронних документів

Приблизно половина учасників конкурсу до сих пір вважає, що для зберігання електронних документів їх необхідно роздруковувати. Однак Федеральний закон про архівну справу говорить: «архівний документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і підлягає зберіганню з огляду на вагомість зазначених носія та інформації для громадян, суспільства і держави». Таким чином, законодавством не передбачено обов'язкове вимога створювати паперову копію електронного документа і зберігати документ саме в паперовому вигляді.

Порядок обміну електронними рахунками-фактурами

Набагато менше питань викликав практичний порядок обміну електронними рахунками-фактурами. Можливо, це пояснюється тим, що порядок закріплений окремим документом (наказ Мінфіну Росії від 25.04.11 № 50н) і виключає будь-які неоднозначні трактування. На питання про те, як виправляти помилки в рахунках-фактурах, що вважати датою отримання електронного документа, і чи можна підписати електронний рахунок-фактуру тільки електронним підписом керівника або іншої уповноваженої на це наказом особи, правильно відповіли 49%, 54% і 63% учасників конкурсу.

Формати для електронних документів

Більше половини учасників (58%) знають, для яких документів ФНС вже розробила обов'язкові або рекомендовані XML-формати. Нагадаємо, що наказом ФНС Росії від 05.03.12 № ММВ-7-6 / [Email protected] були затверджені обов'язкові формати для рахунку-фактури, коректування рахунки-фактури, журналу обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур і книг покупок і продажів, а також для додаткових аркушів цих книг (см. «»). А наказ ФНС Росії від 21.03.12 № ММВ-7-6 / [Email protected] затвердив рекомендовані формати для товарної накладної за формою ТОРГ-12 і акту приймання-здачі робіт (послуг) (див. «»). Зауважимо, що документи, передані в таких форматах, можуть бути відправлені в ИФНС для перевірки через в тому вигляді, в якому вони були отримані від контрагента. Тобто без перекладу документа в скан-образ.

Журнал обліку рахунків-фактур і книга покупок

Як вести книгу покупок і журнали обліку рахунків-фактур при наявності електронних документів знають 94% і 74% учасників відповідно. Форма книги покупок і правила її ведення закріплені в Додатку № 4 до постанови № 1137, а форма журналу обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур і правила його ведення - в Додатку № 3 до того ж постановою.

Відповідно до пункту 2 Додатка № 4 в книзі покупок підлягають реєстрації в єдиний порядок рахунки-фактури, отримані як в паперовому, так і в електронному вигляді . А відповідно до пункту 3 Додатка № 3 рахунки-фактури, складені на паперовому носії або в електронному вигляді, реєструються в хронологічному порядку в частині 1 журналу обліку за датою виставлення. Отримані рахунки-фактури, як паперові, так і електронні, - в частині 2 журналу за датою їх отримання. При цьому згідно з формою журналу і правилам його заповнення, на спосіб виставлення рахунку-фактури вказує значення в графі 3: значення 1 вказує на складання документа на паперовому носії, а значення 2 - на складання в електронному вигляді.

Робота в системі для відправки електронних документів

Робота з електронними документами на практиці виявляється набагато простіше, ніж в теорії. Незважаючи на велику кількість складнощів в законодавстві, що регулює електронний документообіг, більшість неоднозначних теоретичних питань вирішуються і автоматизуються на рівні. Так, в системах операторів ЕДО автоматично відбувається контроль за правильністю заповнення реквізитів електронних документів і за формуванням всіх технологічних документів, а порядок виправлення рахунку-фактури на перший погляд нічим не відрізняється від аналогічних дій з паперовим документом. Швидше за все, саме тому учасникам опитування найлегше далося виконання практичних завдань по роботі в системі ЕДО. З такими завданнями впоралися понад 75% учасників.

Матеріал підготовлений фахівцями системи для обміну юридично значущими документами в електронному вигляді «Діадок» на основі результатів конкурсу «».

Паперовий документообіг зживає себе. Паперові документи губляться у постачальників, при доставці контрагенту, у клієнта. Доводиться роздруковувати, підписувати та надсилати документи заново. Все це - час та гроші.

Від переходу на електронний юридично значущий документообіг (ЕДО) багатьох зупиняють лише сумніви в тому, що він буде обходитися дешевше паперового; що вийде адекватно і оптимально перевести бізнес-процеси в електронний вигляд; що це не буде коштувати позамежних грошей і ряд інших питань. Сподіваємося, що цей матеріал відповість на них і стане стартовою точкою для переходу на ЕДО.

порівняємо паперові
і електронні документи

Ключові питання на старті будь-якого проекту: скільки коштує і що в підсумку. Компаніям важливо розуміти, наскільки дорого їм обійдеться впровадження ЕДО і на який результат вони можуть розраховувати. Порівняємо деякі показники.

гроші Час

При документообіг 500 документів на рік
ви заощадите 22 250

При використанні паперових документів ваші річні витрати складуть 25750, тоді як при документообіг через Діадок - 3 500.

Вибираємо спосіб роботи з ЕДО

Впровадження системи ЕДО в роботу компанії може зайняти дуже різні проміжки часу і вимагати різних фінансових вкладень. Це залежить від способу роботи з ЕДО, який вона вибере. Теоретично: все, що потрібно для ЕДО - це інтернет і КЕП. Практично ж компанії потрібно вирішити, як саме в ній буде організовано роботу з електронними документами.

Веб-версія

Найбільш простий спосіб - це робота через веб-версію , Яка доступна всім. Він не зажадає ніякого втручання в інформаційні системи компанії, обмін документами з контрагентами відбувається за принципом електронної пошти. У цьому випадку компанія платить тільки за відправлені документи.

Модуль для 1С

Для користувачів 1С в Діадоке розроблено типове рішення для найбільш популярних версій цієї облікової системи: будь-який бажаючий може просто завантажити модуль з сайту, встановити у себе і працювати з електронними документами з звичної програми.

Інтеграція з іншими обліковими системами

Інтеграція з іншими обліковими системами займе більше часу і обійдеться дорожче. Це залежить, по-перше, від облікової системи та її конфігурації, по-друге, від оператора ЕДО.

У Діадоке є ряд розроблених інтеграційних рішень для Oracle, SAP ERP (сертифіковане рішення), Directum, Docsvision, MS Dynamics, Парус, Архів ЕЛАР, Архів Ensole. Також є рішення для інтеграції на рівні програми -Коннектори, API.

Впроваджуємо ЕДО покроково

Внесіть зміни в облікову політику

пропишіть в облікову політику можливість використання електронних документів, зокрема, що первинні документи можуть складатися в електронному вигляді і підписуватися електронним підписом.

Про електронний документообіг говорять часто і багато, але орієнтуватися у великій кількості нових термінів складно, а ще складніше зрозуміти, як все це працює. Серія статей «Бухгалтер і електронний документ» розроблена спеціально для того, щоб на доступній мові розповісти про цей вид взаємодії все, що потрібно знати бухгалтеру. Як почати обмін? Як працювати з первинним і здавати звітність в електронному вигляді? На ці та інші питання ви знайдете відповідь у наших випусках.

У першому розділі ми розповімо про те, як перейти на електронну взаємодію з контрагентами, і що потрібно, щоб почати обмін.

Погляд зверху: чи потрібні зміни?

ведення бухгалтерського обліку нерозривно пов'язане з оформленням різної документації. Десятки років опрацьовувалися схеми паперового документообігу, але сьогодні на зміну паперовим документам приходять електронні.

Подивимося на ситуацію, що склалася зверху: багато компаній частково або повністю автоматизують свої внутрішні бізнес-процеси за рахунок впровадження інформаційних систем. Але функціонування організації не обмежується внутрішніми процесами, необхідно взаємодіяти і з контрагентами.

Наприклад, після здійснення господарської операції бухгалтер складає в своїй обліковій системі акт виконаних робіт, роздруковує і відправляє поштою або з кур'єром. Контрагент, отримавши акт, сканує його і заносить в інформаційну систему, якщо така є. Потім бухгалтер «ручками» робить проводку в обліковій системі, і в обов'язковому порядку зберігає паперовий оригінал. Зручно?

Ситуація парадоксальна: внутрішні процеси оптимізовані, а зовнішні - немає, при цьому саме зовнішні налагоджені процеси ведуть до реальної мінімізації витрат як матеріальних, так і тимчасових. Доставка паперових документів віднімає дорогоцінні дні і тижні, в той час як електронні документи передаються протягом декількох хвилин.

Способи обміну електронними документами

• Отже, ви вирішили почати обмін електронними документами. Яким чином буде вибудовуватися електронну взаємодію, контрагенти вирішують самостійно. Виділяються два основних види обміну:
• Обмін з контрагентом безпосередньо можна почати, уклавши попередньо угоду, в якому детально прописується порядок і умови обміну. Якщо обидва контрагента використовують посилену кваліфіковану електронний підпис, то угоду можна не укладати, відповідно, при інших видах електронного підпису угоду необхідно. Очевидна перевага даного варіанта - не потрібно платити операторам за передачу документів, можна скористатися звичайною електронною поштою. Але далеко не всі документи можна пересилати безпосередньо контрагенту.
• Інший варіант - обмін через оператора електронного документообігу рахунками-фактурами (оператор ЕДО СФ). Даний спосіб краще хоча б тому, що ви один раз підключаєтеся до мережі оператора, приєднуєтеся до регламенту обміну і працюєте в сервісі. Оператори ЕДО СФ мають технологічними, кадровими та правовими можливостями для забезпечення легітимного обміну будь-якими електронними документами, і, найголовніше, рахунками-фактурами.

Карина Кассис, аналітик Synerdocs

Три простих кроки до ЕДО

• підключитися до оператора;
• придбати сертифікат електронного підпису і засоби криптографічного захисту (СКЗИ);
• підключити контрагентів (якщо є необхідність) за допомогою оператора

Підключення до оператора

В першу чергу, зв'яжіться з оператором, обговоріть вартість і терміни підключення. Приступаючи до обміну, потрібно підписати угоду з оператором, часто дану процедуру називають приєднанням до регламенту.

Регламент є документ, де детально прописані принципи роботи, завдання сервісу та правові аспекти.

Придбання сертифіката електронного підпису і засобів криптографічного захисту

Отримати сертифікат електронного підпису можна в будь-якому акредитованому Мінкомзв'язку РФ Затверджуючому центрі (Перелік акредитованих УЦ). Часто оператори ЕДО СФ самі є УЦ або надають послуги з отримання сертифікатів через своїх партнерів.

Згідно з Федеральним законом N 63 «Про електронний підпис» сертифікат електронного підпису, який використовується фірмою ( юридичною особою ), Також ідентифікує конкретне фізична особа , Але діє від імені фірми на підставі Статуту або доручення. Зрозуміло, передавати іншим особам сертифікати можна. Ви ж не можете доручити комусь ставити ваш автограф на документах.

Карина Кассис, аналітик Synerdocs

Електронний підпис (ЕП) являє собою деяку послідовність символів, яка приєднується до документа. Існує три види підписів: проста, посилена некваліфікована, посилена кваліфікована.

Згідно ФЗ № 63 «Про електронний підпис» електронний документ, підписаний простий або посиленою некваліфікованої ЕП, визнається рівнозначним документом на паперовому носії, підписаного власноручним підписом.

Посилена кваліфікована підпис на електронному документі є аналогом власноручного підпису і печатки на паперовому документі . ФНС визнає юридичну силу тільки тих документів, які підписані кваліфікованої підписом.

Засіб криптографічного захисту інформації (СКЗИ) - це спеціальна програма, яка шифрує і розшифровує передану інформацію. ЗКЗІ в сервісах обміну необхідно для створення і перевірки електронного підпису. Ліцензію на право використання можна придбати за допомогою оператора.

підключення контрагентів

Безумовно, обмінюватися електронними документами ви зможете тільки з тими контрагентами, які вже підключені до сервісу обміну. Аналогічно з соціальними мережами: не має сенсу реєструватися, якщо там немає друзів. Однак слідом за вашою компанією на експеримент можуть піти й інші. Бувають такі ситуації, коли контрагентам потрібна лише додаткова мотивація, пільговий або безкоштовний доступ на якийсь час. Всі питання вам допоможе вирішити оператор ЕДО СФ, так як сам зацікавлений в якісній підтримці своїх користувачів і підключенні нових абонентів.

Неважливо, послугами якого оператора ЕДО СФ користується контрагент - ви можете бути підключені до одного оператора, а контрагент - до іншого. Сьогодні ряд провідних операторів, розвивають і апробують технологію роумінгу. Поки технологія знаходиться на етапі розробки, ви можете скористатися іншими варіантами організації взаємодії з контрагентами.

Перший варіант - робота з декількома операторами. Учасникам обміну ніхто не забороняє користуватися послугами кількох операторів ЕДО. Ви самі можете підключитися до кількох операторам, або запропонувати даний спосіб роботи контрагенту, якщо це доречно, звичайно.

Якщо ви з контрагентом підключені до різних сервісів, і не бажаєте по яких-небудь причин користуватися послугами кількох операторів електронного документообігу, то зверніть увагу на другий варіант - ви можете звернутися до ваших операторів з пропозицією про налагодження обміну між собою.

замість висновку

Підіб'ємо невеликий підсумок: що потрібно вам, як бухгалтеру, знати про те, як приступити до обміну електронними документами з контрагентами? По-перше, юридичну силу документу забезпечує посилена кваліфікована ЕП. По-друге, оператор ЕДО СФ гарантує швидку доставку і цілісність електронного документа. По-третє, для того щоб почати обмін через оператора достатньо приєднатися до регламенту, а також придбати сертифікат електронного підпису і засіб криптографічного захисту. Рішення інших питань фактично лягає «на плечі» операторів.

У наступному випуску

У другому розділі «Бухгалтер і електронний документ» ви дізнаєтеся, де ще можна використовувати ЕП, як відрізнити все три ЕП один від одного. Ми докладніше розглянемо механізм підписання, з'ясуємо, який електронний документ визнається юридично сильним. Також ви дізнаєтеся, де і як зберігати електронні документи зі збереженням їх юридичної сили.

8 жовтня в рамках Ділового форуму «Захист інтересів бізнесу» пройшов круглий стіл «Оптимізація роботи з документами: хмарні технології і електронний документообіг». На засіданні виступав комерційний директор компанії «Такском» Костянтин Головкін, який відповів на актуальні питання про ЕДО.

Перехід на електронний документообіг

Що потрібно зробити компанії, яка вирішила перейти на електронний документообіг. Який алгоритм дій, з чого почати?

Перше, що потрібно зробити - подумати, які результати компанія хоче отримати від електронного документообігу. Зараз існують два напрямки роботи. Це документообіг B2G, тобто між підприємствами і держорганами. І B2B, тобто обмін паперами між підприємствами. Що стосується B2G - тут мова йде про підключення до здачі звітності по ТКС до необхідних держорганам для даного підприємства, в залежності від специфіки його діяльності. У нас всі компанії звітують перед податковою інспекцією, перед ПФР, ФСС, надають дані в Росстат.

Далі все залежить від сфери діяльності - наприклад, одна компанія веде торгівлю алкогольною продукцією, інша, під час виробництва так чи інакше впливає на навколишнє середовище, третя фірма, що займається страховими послугами, ринком цІННИХ ПАПЕРІВ и так далі. Треба дивитися, які ще органи влади вимагають звітність. Після того, як визначено перелік відомств, куди ми збираємося звітувати, потрібно дивитися на те, які пропозиції може зробити оператор електронного документообігу. Залежно від цього фірма вибирає відповідний тарифний план. Далі укладається договір, оформлюється необхідна кількість електронних підписів, встановлюється необхідне програмне забезпечення , Проводяться семінари, навчальні роботі з даними ПЗ. На цьому власне все - документообіг з держорганами має місце бути.

- Розкажіть докладніше про B2B?

У зв'язку з набранням чинності нової норми з 1 січня 2014 року всім без винятку користувачам ЕЦП необхідно буде звернутися в засвідчує центр для заміни сертифікатів ключів. Поки все віртуальні паперу, підписані чинним сертифікатом, визнаються документами, завіреними кваліфікованої електронним підписом.

Це, як я вже сказав, другий тип обміну цифровими документами . Його організовують між господарюючими суб'єктами. Тут все залежить від конкретного підприємства. Якогось загального рецепта початку пересилання документів тут не існує. Є ситуації, коли підприємство банально зобов'язана перейти на електронний документообіг зі своїми контрагентами просто для того, щоб вижити. Наприклад: одна з великих торгових мереж не так давно почала працювати зі своїми постачальниками, обмінюючись виключно цифровими паперами. Таким чином, фермеру, щоб поставити свою продукцію в цю мережу, необхідно переходити на електронний документообіг.

переваги ЕДО

А чи є якась вигода від переходу на ЕДО для підприємств малого та середнього бізнесу? Створюється враження, що поки реальну користь «цифра» може принести тільки великим організаціям.

Для малого та середнього бізнесу перехід на ЕДО зараз надзавданням не є. Але придивитися до нього, «помацати», можна. Швидкість документообігу - ось це буде перевага. Але використання ЕДО - це не тільки взаємини з контрагентами. Це і відносини з держорганами, і тут бізнесмени будуть змушені переходити, варіантів.

Ще один дуже важлівій момент , Який повинні пам'ятати підприємства малого і середнього бізнесу - використання електронного підпису на торгових майданчиках, це спосіб для розширення бізнесу. З 2014-2015 років 15 відсотків держзамовлення повинно буде розміщуватися серед суб'єктів малого та середнього бізнесу. Зараз відбувається серйозна робота по залученню цих компаній до виконання держзамовлення. І це реальний шанс розширити свою справу. Хто відмовиться отримати контракт на 100-200 тис. Рублів з гарантованою оплатою?

Для малих підприємств передбачені якісь пільги при оплаті послуг електронного документаоборота? Адже багато організацій не переходять на ЕДО ще через страх високих тарифів.

Я сьогодні на семінарі наводив приклад: 995 рублів - повний комплекс послуг з документообігу з держорганами. Якщо порахувати вартість проїзду по Москві на громадському транспорті кілька разів на рік в інстанції, куди потрібно здавати документи, та ще й в обидва кінці, то сума витрат вийде дуже близька до вартості, яку я озвучив.

Якщо бухгалтер не «дружить» з комп'ютером, чи можливо зробити помилку? Взагалі, наскільки складно працювати з такими програмами?

Існують елементи форматного і логічного контролю. Якщо немає зловмисності при формуванні документа, то промахнутися практично неможливо. Ну а якщо щось робиться спеціально або користувач неуважний - жодна програма не застрахована, що людина замість 1000 введе 1 000 000.

Цифровий підпис

Чому, на вашу думку, перехід на електронний документообіг поки не став масовим? Що лякає компанії?

Така кількість ЕЦП, що застосовуються сьогодні, незручно ні для засвідчувальних центрів, ні для інформаційних систем, ні для користувачів. Сподіваюся, що протягом 2014-2015 років у нас з'явиться однаковість, і кількість підписів скоротиться.

А лякає насправді? Давайте подивимося, у нас в 63-му [Федеральний закон від 06.04.2011 р № 63-ФЗ «Про електронний підпис» - прим. ред.] законі сформульовано поняття про три види ЕЦП. Це електронний підпис проста, фактично це комбінація логіна і пароля. Посилена - це підпис з використанням криптографічного захисту. І електронний підпис кваліфікована, та, яка видається акредитованим центром, що засвідчує. 90 відсотків людей в нашій країні користуються логіном і паролем. Або в банкоматах, або в соцмережах, або в електронній пошті. Тобто можна сказати, що простий підписом користуються практично всі.

Що стосується кваліфікованої підпису , То вона поки мало, де застосовується. Але використовується, наприклад, на порталі. І чим більше сервісів він зможе надавати, тим більше людей будуть застосовувати цей підпис. Її застосування обмежує не тільки боязнь людей, скільки відсутність ресурсів, на яких її можна використовувати.

З корпоративним сектором все ще простіше. Зараз близько половини підприємств користуються системами електронної здачі звітності, і вони все реалізовані на електронний підпис. І в цих компаніях працюють ті ж самі люди, які ніби як бояться переходити на електронний документообіг. Так що цей страх, більше схожий на міф, ніж на реальність.

- Чи варто чекати якихось значущих змін законодавства в області ЕДО?

Адже багато зараз говорять про недосконалість правового поля в цій сфері ... Я б це не назвав недосконалістю, це нормальний процес становлення законодавства. Фактично активному використанню електронного підпису у нас в Росії добре, якщо є п'ять років. Природно, сформувати за такий період усталену нормативну базу з урахуванням розвитку технологій просто неможливо. Зараз відбувається планомірний процес розвитку законодавства. З того, що варто чекати: це остаточний вступ 63-його закону про електронний підпис і відмови від 1-ого закону [Федеральний закон від 10.01.2002 р № 1-ФЗ «Про електронний цифрового підпису ». Ця норма втратила чинність з 1 липня цього року - прим. ред.]. Закон, до речі, цілком адекватний, грамотний. Явних якихось прогалин в ньому не спостерігається. Він досить структурований. Сподіваємося, що з його введенням знизиться кількість типів ЕЦП. Зараз багато держорганів, інформаційні системи висувають свої вимоги до електронних підписів , Не завжди знаходяться в руслі законодавства.

Наявність такої кількості ЕЦП незручно ні для засвідчувальних центрів, ні для інформаційних систем, ні для користувачів. Уявіть, що у вас на брелоку висить п'ять підписів, при цьому треба пам'ятати, що одна для податкової інспекції , Інша для торговельного майданчика , Третя для Росреестра і так далі. Сподіваюся, що протягом 2014-2015 років у нас з'явиться однаковість, і кількість підписів скоротиться.