1. В які саме документи йдеться про електронні ЖД квитки?
2. Відшкодування витрат за електронним квитком

Електронний залізничний квиток (в термінології Укрзалізниці він має назву ЕПД - електронний проїзний і перевізний документ) є фіскальним документом (розрахунковим документом) і може використовуватися для відшкодування вартості проїзду у відрядження бухгалтерією. На жаль, не всі бухгалтера знають про це і нерідко просять своїх співробітників надати бланк суворої звітності. Але Укрзалізниця більше не використовує бланки суворої звітності.

В які саме документи йдеться про електронні ЖД квитки?

Закон України про електронні документи та документообіг від 22.05.03 № 851-IV

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальної формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною.

З вищесказаного випливає, що електронний документ є набором даних, а його візуальним відображенням може бути будь-який носій (в тому числі і роздрук на папері) яка дозволяє людині ці дані прочитати.

В Порядок оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних документів на ЖД транспорті

Проїзний (перевізний) документ - розрахунковий документ встановленої форми, оформлений на відповідному бланку проїзного (перевізного) документа або сформований в електронному вигляді відповідно до вимог цього Порядку та чинного законодавства, що засвідчує укладення договору між залізницею і пасажиром.

Таким чином, квиток на поїзд може бути розрахунковим документом не тільки в разі, коли він надрукований на бланку, а й тоді, коли є електронним документом. При цьому, в будь-якому випадку, квиток (проїзний документ) є договором перевізника і пасажира.

Офіційний лист Державної адміністрації залізничного транспорту

Відповідно до Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого спільним наказом Мінінфрастуктури і Міністерства доходів і зборів від 30.05.13 № 331/137 , Зареєстрованим в Міністерстві юстиції 20.06.13 за номером № 1038/23570, Посадочний документ є розрахунковим документом.

Тому для звітності пасажир може пред'явити Посадковий документ, що передбачено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98, № 59 (зі змінами, в пункті 12 від 19.07 2013 року).

Лист прямо вказує на два документа, на підставі яких пасажиру потрібно відшкодовувати витрати на відрядження.

Відшкодування витрат за електронним квитком

Відповідно до пункту 5.6. Наказу №331 / 137 :

Посадочний документ і перевізний документи, документ на повернення і документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами.

Тобто, роздрукований на папері електронний квиток на поїзд (посадковий документ) є таким же квитком, як і паперовий квиток, оформляється раніше на бланку суворої звітності і який можна було купити в касі. Роздрукований на звичайному папері і на звичайному принтері електронний квиток (посадковий документ) має статус фіскального чека. І так як електронний квиток має статус розрахункового документа, то його роздруківка є підставою для відшкодування витрат за відрядження.

Зміни, внесені наказом Міністерства фінансів України №667 свідчать:

У разі використання електронного проїзного / перевізного документа підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ (при перевезенні багажу - роздрукований перевізний документ.

Таким чином підставою для відшкодування вартості поїздки співробітнику компанії коли він вирушає у відрядження є роздрукований посадочний документ, згідно Наказу Міністерства фінансів України №59 від 13.03.98 зі змінами від 19.07.13 (пункт 12) і Наказу №331 / 137 від 30.05.13. Щоб отримати відшкодування за квиток, достатньо пред'явити Посадковий документ (роздрукований електронний квиток - ЕПД).