1. Особливості юридичної діловодства Говорячи про юридичну діловодстві, слід розуміти, що це приватна...
2. Автоматизація юридичної діловодства

Особливості юридичної діловодства

Говорячи про юридичну діловодстві, слід розуміти, що це приватна напрямок галузі в цілому, має свої характерні особливості. В основі загального лежить поняття справи як добірки документів, об'єднаних за будь-якою довільною ознакою (питання) і зберігаються в організації разом згідно з номенклатурою (списку) справ.

Основа діловодства - кодекси та ДСТУ

У той же час в юридичному під справою розуміється визначений кодексом, законом або іншим нормативним актом перелік документів. Іншими словами, створення, розвиток і завершення справи у юриста регламентується АПК РФ, ЦПК РФ для судових справ, КоАП - для адміністративних справ і т.д., в той час як загальне діловодство (або документаційне забезпечення управління) підприємства регулюється ГОСТами (ГОСТ Р 51141 -98).

Що стосується обліку судових справ всередині компанії, то, як правило, окремий розпорядчий документ з цього приводу відсутня. Недоліком даного підходу є те, що у юридичного відділу немає регламентує документа, де були б прописані основні правила, включаючи терміни реакції на документи з судів. У той же час в кожному районному і арбітражному суді є інструкція по судовому діловодства, де всі терміни і правила чітко прописані. Ми рекомендуємо принаймні вказувати основні положення внутрішнього діловодства юристів в положенні про претензійно-позовну роботу на підприємстві.

Суть діловодства юриста полягає в тому, що він:

• займається підготовкою документів - позовних заяв, клопотань, відгуків і т.д.
• веде документообіг - реєструє вхідні, вихідні та внутрішні (рідше) документи, які він отримує з суду, направляє їх до судів або держоргани, погоджує всередині компанії.
• забезпечує зберігання документів в прив'язці до справ.

Тобто, головне завдання юриста в даному випадку полягає в тому, щоб забезпечити ведення документообігу в прив'язці до конкретної справи (судового чи ні), для чого необхідно вести облік судових та інших справ ..

Облік судових справ в компанії

База судових арбітражних справ розташована у відкритому доступі на сайті, інформацію по справі в суді загальної юрисдикції можна знайти на сайті ГАС Правосуддя на сторінці відповідного суду в розділі «судове діловодство», наприклад

Повинен кожен юрвідділ
Вести реєстр судових справ

У той же час, облік судових справ всередині юридичного департаменту також необхідно вести для управлінських цілей, незалежно від того, чи є інформація про справи на сайтах держорганів і судів чи ні. Крім того, якщо ми говоримо про такі категорії справ, як претензія або реєстрація товарного знака, то інформації про них, зрозуміло, ні на яких зовнішніх джерелах не розміщена.

Головними інструментами ведення діловодства у юриста як і раніше залишаються традиційні офісні додаток MS Word і MS Excel (останній більш кращий). Ось як може виглядати зразок реєстру обліку судових справ в MS Excel приклад реєстру судово-арбітражних справ :

При роботі з будь-якими реєстрами в MS Excel рекомендується застосовувати:

• правила сортування даних;
• Автофільтри;
• різні типи даних в осередках.

Звертаємо увагу, що слід розрізняти реєстри (списки) з діловодства та звіти по ньому. Справа в тому, що реєстр є свого роду журнал реєстрації юридичних документів, тобто він накопичує інформацію в розрізі часу. У той час як звіт призначений для оперативного отримання «зрізу» інформації за певними показниками на момент часу.

І якщо використання MS Excel для цілей ведення обліку судових справ в принципі задовільно, то побудова звітів у справах в MS Excel у юриста може викликати значні незручності:

реєстр ≠ звіт

• втрата часу при зведенні даних;
• змішання реєстрів і звітів;
• труднощі групового використання;
• звітність в 90% тільки в табличному вигляді

Автоматизація юридичної діловодства

Ми з'ясували, що процеси загального та юридичного діловодства багато в чому схожі. Тим часом, на ринку існує велика кількість систем автоматизації корпоративного документообігу. Нарешті, очевидно, що при використанні MS Excel при обліку справ виникає ряд труднощів. Виходячи з цього, можна зробити висновок, що юридична діловодство також потребує автоматизації.

Якщо робоче місце юриста автоматизовано, то не має значення кількість справ, яке він одночасно може вести, збільшується багаторазово.

Юрайт являє собою автоматизовану систему судового та іншого регламентованого законом діловодства. Юрайт забезпечує інформаційно-аналітичну та управлінську (організаційну) підтримку всього завдяки таким можливостям:

1. Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що надходять у справі.
2. Ведення карток справ будь-якого виду: позовів, претензій, виконавчих проваджень, із зазначенням всіх основних параметрів. Арбітражному юристу буде цікава функція інтеграції з сайтом my.arbitr.ru і сервісом «Електронний страж» .
3. Ведення електронного реєстру будь-яких регламентованих справ
4. За підсумками роботи з судово-арбітражними справами, а також претензіями, виконавчими листами, програма дозволяє швидко формувати такі варіанти звітності (ось лише деякі з них):

Вас також можуть зацікавити: