Статьи
діловодство
- типи документів
- вхідні документи
- Вихідні документи
- внутрішні документи
- види документів
- нумерація документів
- картка документа
- додаткові властивості
- Інші можливості
Головна 1С: Документообіг 8 "1С: Документообіг 8" дозволяє вести облік офіційних документів підприємства. Принципи обліку, закладені в програму, відповідають російським законодавством, ГОСТам, вітчизняної та міжнародної діловодної практиці.
типи документів
Робота ведеться з трьома типами документів:
- що входять
- вихідні
- внутрішні
До документа будь-якого типу можна приєднати один або кілька файлів (наприклад, фотографії, відскановане зображення паперового документа) ..
вхідні документи
У програмі передбачена можливість реєстрації вхідних документів як від юридичних, так і від фізичних осіб, відповідно до вітчизняних традицій діловодства та чинних норм.
Стандартна схема обробки вхідного документа:
- Первинна реєстрація вхідного документа
- розгляд
- виконання
Вихідні документи
Вихідний документ може створюватися як сам по собі, так у відповідь на вхідний документ. Присвоєння реєстраційного номера виходить документа виконується секретарем після того, як документ погоджений і затверджений відповідальною особою. Після запису вихідного документа, що є відповіддю на вхідний, у вхідного документа автоматично встановлюється позначка Відправлений відповідь.
Стандартна схема обробки вихідного документа:
Вхідні та вихідні документи автоматично зв'язуються в ланцюжки.
внутрішні документи
Внутрішніми документами називаються організаційно-розпорядчі та інформаційно-довідкові документи офіційного характеру - накази по основній діяльності, документи кадрового діловодства, службові записки і т. Д. Присвоєння реєстраційного номера внутрішнім документом виконується секретарем або іншою відповідальною особою після погодження та затвердження.
види документів
Вид є важливою характеристикою документа. Він визначає:
- нормативний термін виконання документів
- маршрути обробки документів
- правила формування реєстраційного номера
У програмі ведуться окремі списки видів для вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
нумерація документів
В "1С: Документообіг 8" підтримується гнучка система генерації реєстраційних номерів документів в залежності від дати, стандартний вигляд документа, кореспондента (для вхідних і вихідних документів) і підрозділи. Кожному виду документів може бути призначений свій власний нумератор.
картка документа
На новий документ автоматично заводиться обліково-реєстраційна картка. Користувач може самостійно налаштувати зовнішній вигляд картки і набір її полів для кожного виду документа. Додаткові поля можна як додавати, так і видаляти. Картка документа може бути виведена на друк.
За допомогою картки будь-якого вхідного або вихідного документа можна ознайомитися з усією історією листування по кореспондентам.
додаткові властивості
Додаткові властивості (реквізити та відомості) налаштовуються адміністратором або користувачем, відповідальним за нормативно-довідкову інформацію. Можлива індивідуальна настройка додаткових властивостей для кожного типу (вхідні, вихідні, внутрішні) або структурного підрозділу. Для прив'язки властивостей до даних використовуються набори властивостей.
Приклад налаштування додаткових властивостей: можна відзначити актуальність і додати особливі відмітки для внутрішніх документів виду "Інформаційно-довідковий".
Інші можливості
- У програмі підтримується облік звернень громадян. При цьому передбачені настройки, що дозволяють обмежити доступ співробітників до вхідних документів і персональним відомостями про фізичних осіб.
- Внутрішні документи зберігаються в структурі папок, яка використовується для упорядкування документів і обмеження прав доступу до них.