1. Структура бази даних - таблиця Excel
2. Створення бази даних в Excel: покрокова інструкція
3. Як вести базу клієнтів в Excel
4. Порядок роботи з фінансовою інформацією в БД:

Багато користувачів активно застосовують Excel для генерування звітів, їх подальшої редакції. Для зручного перегляду інформації і отримання повного контролю при управлінні даними в процесі роботи з програмою.

Зовнішній вигляд робочої області програми - таблиця. А реляційна база даних структурує інформацію в рядки і стовпці. Незважаючи на те що стандартний пакет MS Office має окремий додаток для створення і ведення баз даних - Microsoft Access, користувачі активно використовують Microsoft Excel для цих же цілей. Адже можливості програми дозволяють: сортувати; форматувати; фільтрувати; редагувати; систематизувати і структурувати інформацію.

Тобто все те, що необхідно для роботи з базами даних. Єдиний нюанс: програма Excel - це універсальний аналітичний інструмент, який більше підходить для складних розрахунків, обчислень, сортування і навіть для збереження структурованих даних, але в невеликих обсягах (не більше мільйона записів в одній таблиці, у версії 2010-го року випуску).

Структура бази даних - таблиця Excel

База даних - набір даних, розподілених по рядках і стовпцях для зручного пошуку, систематизації та редагування. Як зробити базу даних в Excel?

Вся інформація в базі даних міститься в записах і полях.

Запис - рядок в базі даних (БД), що включає інформацію про один об'єкт.

Поле - стовпець в БД, що містить однотипні дані про всі об'єкти.

Записи та поля БД відповідають рядкам і стовпцям стандартної таблиці Microsoft Excel.

Якщо Ви вмієте робити прості таблиці, то створити БД не складе труднощів.

Створення бази даних в Excel: покрокова інструкція

Покрокове створення бази даних в Excel. Перед нами стоїть завдання - сформувати клієнтську БД. За кілька років роботи у компанії з'явилося кілька десятків постійних клієнтів. Необхідно відстежувати терміни договорів, напрямки співпраці. Знати контактних осіб, дані для зв'язку і т.п.

Як створити базу даних клієнтів в Excel:

1. Вводимо назви полів БД (заголовки стовпців).

2. Вводимо дані в поля БД. Стежимо за форматом осередків. Якщо числа - то числа в усьому стовпці. Дані вводяться так само, як і в звичайній таблиці. Якщо дані в якийсь осередку - підсумок дій зі значеннями інших осередків, то заносимо формулу.

3. Щоб користуватися БД, звертаємося до інструментів вкладки «Дані».

4. Дамо БД ім'я. Виділяємо діапазон з даними - від першого осередку до останньої. Права кнопка миші - ім'я діапазону. Даємо будь-яке ім'я. У прикладі - БД1. Перевіряємо, щоб діапазон був правильним.

Основна робота - внесення інформації в БД - виконана. Щоб цією інформацією було зручно користуватися, необхідно виділити потрібне, відфільтрувати, відсортувати дані.

Як вести базу клієнтів в Excel

Щоб спростити пошук даних в базі, впорядкуємо їх. Для цієї мети підійде інструмент «Сортування».

1. Виділяємо той діапазон, який потрібно відсортувати. Для цілей нашої вигаданої компанії - стовпець «Дата укладення договору». Викликаємо інструмент «Сортування».

2. При натисканні система пропонує автоматично розширити виділений діапазон. Погоджуємося. Якщо ми відсортуємо дані тільки одного стовпчика, решта залишимо на місці, то інформація стане неправильною. Відкривається меню, де ми повинні вибрати параметри і значення сортування.

Дані в таблиці розподілилися по терміну укладання договору.

Тепер менеджер бачить, з ким пора переукласти договір. А з якими компаніями продовжуємо співпрацю.

БД в процесі діяльності фірми розростається до неймовірних розмірів. Знайти потрібну інформацію стає все складніше. Щоб відшукати конкретний текст або цифри, можна скористатися одним з таких способів:

1. Одночасним натисканням кнопок Ctrl + F або Shift + F5. З'явиться вікно пошуку «Знайти і замінити».

2. Функцією «Знайти і виділити» ( «біноклем») в головному меню.

За допомогою фільтрації даних програма ховає всю не цікавить користувача інформацію. Дані залишаються в таблиці, але невидимі. У будь-який момент їх можна відновити.

У програмі Excel найчастіше застосовуються 2 фільтра:

• Автофільтр;
• фільтр по виділеному діапазону.

Автофільтр пропонує користувачеві вибрати параметр фільтрації з готового списку.

1. На вкладці «Дані» натискаємо кнопку «Фільтр».

2. Після натискання в шапці таблиці з'являються стрілки вниз. Вони сигналізують про включення «Автофільтр».

3. Щоб вибрати значення фільтра, клацаємо по стрілці потрібного стовпчика. У списку з'являється все вміст поля. Якщо хочемо приховати деякі елементи, скидаємо пташки навпроти їх.

4. Тиснемо «ОК». У прикладі ми приховуємо клієнтів, з якими укладали договори в минулому і поточному році.

5. Щоб задати умову для фільтрації поля типу «більше», «менше», «дорівнює» і т.п. числа, в списку фільтра потрібно вибрати команду «Числові фільтри».

6. Якщо ми хочемо бачити в таблиці клієнтів, з якими уклали договір на 3 і більше років, вводимо відповідні значення в меню користувацького автофільтра.

Готово!

Поекспериментуємо з фільтрацією даних по виділених клітинок. Припустимо, нам потрібно залишити в таблиці тільки ті компанії, які працюють в Білорусі.

1. Виділяємо ті дані, інформація про яких повинна залишитися в базі видною. У нашому випадку знаходимо в стовпці країна - «РБ». Клацаємо по комірці правою кнопкою миші.

2. Виконуємо послідовно команду: «фільтр - фільтр за значенням виділеного осередку». Готово.

Якщо в БД міститься фінансова інформація, можна знайти суму за різними параметрами:

• сума (підсумувати дані);
• рахунок (підрахувати число осередків з числовими даними);
• середнє значення (підрахувати середнє арифметичне);
• максимальні і мінімальні значення в виділеному діапазоні;
• твір (результат множення даних);
• стандартне відхилення і дисперсія по вибірці.

Порядок роботи з фінансовою інформацією в БД:

1. Виділити діапазон БД. Переходимо на вкладку «Дані» - «Проміжні підсумки».

2. У діалозі вибираємо параметри обчислень.

Інструменти на вкладці «Дані» дозволяють сегментувати БД. Згрупувати інформацію з точки зору актуальності для цілей фірми. Виділення груп покупців послуг і товарів допоможе маркетинговому просуванню продукту.

Готові зразки шаблонів для ведення клієнтської бази за сегментами.

1. Шаблон для менеджера, що дозволяє контролювати результат обдзвону клієнтів. Завантажити шаблон для клієнтської бази Excel . зразок:

2. Найпростіший шаблон. Клієнтська база в Excel скачати безкоштовно . зразок:

Шаблони можна підлаштовувати «під себе», скорочувати, розширювати і редагувати.