Формування акту звірки в 1С Бухгалтерія

Перш ніж починати формування акту звірки, необхідно перевірити коректність відображення даних про розрахунки з покупцем у базі даних 1С Бухгалтерія 8.3. Для цього рекомендується використовувати звіт по оборотно-сальдової відомості по рахунку 62, де фіксуються всі операції з розрахунків з покупцями або замовниками. Розташований даний стандартний звіт в однойменному розділі меню програми.

Оборотно-сальдова відомість покаже, що за станом на певну дату у покупця є заборгованість перед організацією. Сума заборгованості відображається у графі з сальдо за дебетом рахунка 62. Цілком може виявитися і, що всі розрахунки здійснені, і дебіторська заборгованість покупця відсутня.

Після виявлення і перевірки, наскільки коректно ведеться в 1С Бухгалтерія облік дебіторської заборгованості, можна переходити безпосередньо до формування акту звірки розрахунків з контрагентом. Саме так називається документ, який необхідно скласти, роздрукувати, підписати і передати клієнту для перевірки. Збереження цієї форми після її створення в програмі не призводить до жодних проведень.

Процедура створення документа виглядає наступним чином:

• Увійти в розділ меню, де відображаються операції з продажами і створити новий документ для звірки.
• Далі можна переходити до заповнення шапки створюваної форми. У ній слід вказати дату, коли складається документ, найменування покупця і замовника, з яким перевіряється стан розрахунків, а також номер договору, якщо необхідно відстежити платежі тільки за одним договором. Залишаючи поле з номером договору порожнім, слід пам'ятати, що акт звірки в такому випадку буде складений за всіма договорами. Далі необхідно встановити період, за який проводиться звірка взаєморозрахунків і визначити валюту, в якій проводилися розрахунки.

Після заповнення основних реквізитів акта звірки, рекомендується перейти на закладку з рахунками обліку розрахунків. За замовчуванням в даному переліку містяться всі рахунки, за якими можна звіряти дані. Для збільшення швидкості обробки даних в 1С Бухгалтерія 8.3 рекомендується зняти прапорці з усіх рахунків, крім 62.

Після цього слід заповнити закладку з додатковими відомостями. Дана операція проводиться з урахуванням наступних рекомендацій:

• В якості представника організації слід вибрати співробітника з відповідного довідника, який поставить свій підпис під документом.
• В якості представника контрагента також рекомендується вибрати уповноваженого працівника з переліку контактних осіб організації-партнера. Він також повинен буде запевнити акт звірки своїм підписом.
• Для зручності роботи з документом рекомендується відомості про розрахунки представляти в розрізі договорів. Це можна зробити за допомогою установки прапорця у відповідному полі.
• Якщо в програмі 1С Бухгалтерія використовуються скорочені назви документів при проведенні розрахунків, то в акті звірки рекомендується виводити їх повне найменування. Це також можна зробити за допомогою установки відповідного прапорця.
• При необхідності вказівки рахунків-фактур, це також можна реалізувати в акті звірки.

Щоб заповнити акт звірки даними, слід скористатися однойменною кнопкою. Це дозволить внести всі відомості в табличну частину форми автоматично. Після цього рекомендується перевірити коректність даних шляхом звірки заповнених відомостей з вмістом оборотно-сальдової відомості по рахунку 62. Далі слід зберегти акт звірки і роздрукувати.

Внизу форми містяться дані на початок періоду і на кінець. Якщо є розбіжності між даними покупця і продавця, то вони також будуть відображені в цьому розділі акта звірки.

Після передачі документа контрагенту і його підписання, рекомендується захистити наявні в ньому дані від випадкових коригувань. Для цього в сформованому акті звірки слід вказати, що розрахунки узгоджені і розбіжностей між даними, що містяться в 1С Бухгалтерія підприємства і в інформаційній базі покупця або замовника, не виявлено. Після установки прапорця в відповідне поле, всі відомості, які відображені в акті звірки, будуть захищені від зміни. Єдиними полями, які можна скоригувати, залишаться тільки дані про осіб, які мають право підписувати документ.

Для завершення роботи з документом використовується кнопка «Провести і закрити». При цьому ніяких змін в облікових регістрах не проводиться в результаті внесення акту звірки в базу даних рішення 1С Бухгалтерія 8.3. Таким чином, дана можливість дозволяє автоматизувати процес звірки розрахунків між контрагентами і підвищити ефективність роботи з дебіторською заборгованістю підприємства.