1. Облікова чисельність
2. Вважаємо списковий склад за місяць
3. Розрахунок СЧП за звітний період
4. Облік неповного робочого часу

Щорічно, не пізніше 20 січня, ТОВ і індивідуальні підприємці повинні здавати відомості про середньооблікової чисельності працівників за попередній рік. Причому, IP здають цей звіт тільки при наявності працюючих в штаті, а юридичні особи - незалежно від наявності персоналу. Крім того, не пізніше 20 числа місяця, наступного за тим, коли організація була створена, повинні бути здані відомості про середньооблікової чисельності працівників новоствореного ТОВ .

Бланк звітності КНД 1110018 простий, містить всього один значимий показник, але розрахунок середньооблікової чисельності працівників треба робити з урахуванням вимог Росстату, а це не завжди просто. Що таке середньооблікова чисельність працівників і як її розрахувати?

Облікова чисельність

Перш ніж розібратися, що таке середньооблікова чисельність працівників (СЧП), треба зрозуміти, хто включається в списочную. Згідно Вказівок Росстату (), в Облікова чисельність включають прийнятих по трудовим договором , В тому числі засновників компанії, якщо вони отримують зарплату. Тривалість трудового договору не має значення, враховуються навіть ті, хто пропрацював лише один день. Причому, в розрахунок включають не тільки тих, хто фактично з'явився на роботу, але і відсутніх на роботі з певних причин.

У Вказівки Росстату наводиться перелік співробітників, яких включають до Облікова чисельність, і тих, кого не включають.

Чи включаються до облікового складу

Не включаються до облікового складу

• фактично з'явилися, в тому числі і в дні простою
• знаходилися у відрядженнях, якщо зберігається зарплата
• не з'явилися через хворобу (на весь період листка непрацездатності або до вибуття по інвалідності)
• знаходилися у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами, а також по догляду за дитиною
• знаходилися у відпустках (оплачуваних і за свій рахунок)
• отримали день відпочинку за вихід у вихідні або святкові (неробочі) дні
• мали вихідний день за графіком або за переробку робочого часу
• прийняті тимчасово для заміщення відсутніх працівників
• не з'явилися через виконання державних або громадських обов'язків
• прийняті на неповний робочий день / тиждень або на півставки
• надомники
• прийняті з випробувальним терміном
• співробітники, які мають спеціальні звання
• підвищують кваліфікацію або купують нову професію з відривом від виробництва, якщо зберігається зарплата
• спрямовані тимчасово з інших організацій, якщо на основному робочому місці не зберігається зарплата
• студенти на практиці, якщо вони зараховані на робочі місця
• що знаходяться у навчальній відпустці, якщо зарплата зберігається частково або повністю
• навчаються в освітніх установах і аспірантурах з повним або частковим збереженням заробітку
• студенти, які пішли в додаткову відпустку, або надходять для складання іспитів, без збереження заробітної плати
• знаходилися в простоях з незалежних від них причин
• які брали участь у страйках
• працювали вахтовим методом
• іноземці, які перебувають на території Росії
• які вчинили прогули
• знаходилися під слідством до рішення суду

• зовнішні сумісники
• прийняті за договорами цивільно-правового характеру
• які подали заяву про звільнення і припинили діяльність до закінчення строку попередження або без попередження адміністрації
• перекладені в іншу організацію, якщо заробітна плата за основним місцем не зберігається
• спрямовані за кордон
• власники організацій, які не одержують зарплату
• індивідуальні підприємці, тому що вони не можуть укласти з собою трудовий договір
• члени кооперативу, які не уклали трудових договорів зі своєю організацією
• спрямовані на навчання з відривом від виробництва, які отримують стипендію за рахунок роботодавця
• прийняті по учнівському договору на професійне навчання з виплатою стипендії
• адвокати
• військовослужбовці під час виконання обов'язків військової служби
• залучені за договорами з держорганізаціями на надання робочої сили (військовослужбовці та особи, які відбувають покарання у вигляді позбавлення волі)

Для визначення кількості облікового складу треба кожен день вести табель обліку робочого часу, відзначаючи в ньому тих, хто з'явився на роботу і тих, хто відсутній з яких-небудь причин. Форми табеля встановлені Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 р № 1:

• Т-12 - універсальний варіант;
• Т-13 - для підприємств, де встановлені автоматичні турнікети для обліку явки.

При заповненні табеля щодня по кожному співробітнику вказуються відпрацьовані години і умовне позначення, наприклад:

• денний час - Я;
• нічний час - Н;
• понаднормові години - С;
• службове відрядження - К;
• щорічну основну оплачувану відпустку - ВІД;
• відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами - Р;
• тимчасова непрацездатність - Б;
• неявка з нез'ясованих обставин - НН.

Далі, на підставі даних табеля, треба порахувати середньооблікова чисельність працівників за місяць.

Вважаємо списковий склад за місяць

Як порахувати середньооблікову чисельність працівників за один місяць? Наводимо формулу підрахунку з Вказівок Росстату: «Середньооблікова чисельність працівників за місяць обчислюється шляхом підсумовування облікової чисельності за кожен календарний день, тобто з 1 по 30 або 31 число (для лютого - по 28 або 29 число), включаючи святкові (неробочі) і вихідні дні, і ділення одержаної суми на число календарних днів. Чисельність працівників за вихідні і святкові дні визнається рівною тій, що була в попередній робочий день ».

Важливо: є дві категорії працюючих, які, хоч і враховуються в обліковій чисельності, але не включаються в розрахунок середньооблікової чисельності працівників. Це жінки, які перебувають у відпустках у зв'язку з вагітністю та пологами та по догляду за дитиною, а також ті, хто взяв додаткову неоплачувану відпустку для навчання або вступу до навчальних закладів.

Наведемо такий розрахунок середньооблікової чисельності працівників:

На кінець грудня середньооблікова чисельність становила 10 осіб. Після новорічних вихідних з 11 січня на роботу були прийняті ще 15, а 30 січня звільнилися 5 осіб. Разом:

• з 1 по 10 січня - 10 чол.
• з 11 по 29 січня - 25 чол.
• з 30 по 31 січня - 20 чол.

Вважаємо: (10 днів * 10 чол. = 100) + (19 днів * 25 чол. = 475) + (2 дня * 20 чол. = 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до цілих одиниць, отримуємо - 20 осіб.

Щоб порахувати середньооблікова чисельність працівників за місяць з декількома робочими днями, треба застосувати інший алгоритм. Наприклад, ТОВ зареєстровано 10 березня 2018 року, на роботу за трудовим договором були прийняті 25 осіб, до кінця березня списковий склад не змінювався. Як бути в цьому випадку?

У Вказівки наводиться така формула: «Середньооблікова чисельність працівників в організаціях, які працювали неповний місяць, визначається шляхом ділення суми чисельності облікового складу за всі дні роботи в звітному місяці, включаючи вихідні та святкові (неробочі) дні за період роботи на загальне число календарних днів у звітному місяці ».

Визначаємо суму чисельності персоналу з 10 по 31 березня: 22 дня * 25 чол. = 550. Незважаючи на те, що відпрацьовано лише 22 дня, суму ділимо на загальну кількість календарних днів березня, тобто 31. Отримуємо 550/31 = 17,74, округляємо до 18 осіб.

Розрахунок СЧП за звітний період

Як розрахувати середньоспискову чисельність за рік або інший звітний період? У звітності для податкової інспекції СЧП становлять за підсумками року, а для заповнення форми 4-ФСС необхідні періоди - це квартал, півріччя, дев'ять місяців і рік.

Якщо рік був відпрацьований повністю, то правило підрахунку наступне: (СЧП за січень + СЧП за лютий + ... + СЧП за грудень) розділити на 12, отриманий результат округлити до цілих одиниць. Наведемо простий приклад:

Обліковий склад підприємства за 2018 року змінювався незначно:

• січень - березень: 35 чол .;
• квітень - травень: 33 чол .;
• червень - грудень: 40 чол.

Порахуємо середньооблікова за рік: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , разом - 37,58, округляємо до 38 осіб.

Якщо ж рік відпрацьований в повному обсязі, то розрахунок проводиться аналогічно такому ж за неповний місяць: незалежно від кількості відпрацьованих місяців сума СЧП ділиться на 12. З Вказівок Росстату: «Якщо організація працювала неповний рік, то середньооблікова чисельність працівників за рік визначається шляхом підсумовування середньооблікової чисельності за всі місяці роботи і ділення одержаної суми на 12 ».

Як розрахувати середньоспискову чисельність за неповний рік роботи?

Припустимо, підприємство з сезонним характером діяльності відпрацювало на рік тільки п'ять місяців, СЧП помісячно склала:

• квітень - 320;
• травень - 690;
• червень - 780;
• липень - 820;
• серпень - 280.

Рахуємо: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12 . Отримуємо, що середній показник дорівнює 241 чоловік.

Аналогічно проводиться розрахунок за будь-який інший звітний період. Якщо вам потрібен звіт за квартал, то треба скласти СЧП за кожен місяць реальної діяльності і розділити отриману суму на 3. Для розрахунку за півріччя або дев'ять місяців отримана сума ділиться на 6 або 9 відповідно.

Облік неповного робочого часу

У наведених прикладах ми показали, як вважати списковий склад по співробітниках, які були зайняті повний робочий день. А як бути, якщо вони зайняті неповний день або тиждень? Знову звертаємося до Вказівок: «Особи, які працювали неповний робочий час, враховуються пропорційно відпрацьованому часу».

Для цього треба:

1. З'ясувати кількість людино-годин, відпрацьованих усіма співробітниками, зайнятих неповний час.
2. Результат розділити на тривалість робочого дня, виходячи з встановлених норм, це буде кількість людино-днів по які працюють неповний час за даний місяць.

Тривалість робочого тижня

Тривалість робочого дня при 5-ти денному тижні

Тривалість робочого дня при 6-ти денному тижні

40 годин

8:00

6,67 годин

36 годин

7,2 години

6:00

24 години

4,8 години

4 години

1. Тепер показник людино-днів треба розділити на кількість робочих днів за календарем звітного місяця.

Наприклад, в ТОВ «Альфа» один працівник зайнятий по 4 години на день, а другий - по 3 години. За червень 2018 роки (21 робочий день) вони відпрацювали удвох 147 годин з розрахунку (4 години × 21 день) + (3 години × 21 день)). Кількість людино-днів при 40-годинному тижні по ним в червні одно 18,37 (147/8). Залишається розділити 18,37 на 21 робочий день в червні, отримаємо 0,875, округляємо до 1.

Якщо у вас є працівники, які зайняті повний і неповний робочий день, то щоб отримати загальну середньооблікова чисельність за рік, треба скласти їх СЧП за кожен місяць окремо, результат розділити на 12 місяців і округлити.