1. Блокування і зміна версії документа
2. Зміна версії документа без блокування
3. Створення нової версії документа (з обраної)
4. Блокування обраної версії документа і створення нової на основі обраної
5. Порівняння версій документа

Кнопка меню ELMA Агент доступна для використання в веб-додатку ELMA в наступних місцях:

• в будь-якій директорії розділу Документи в контекстному меню документа в таблиці зі списком документів (рис. 1);

Мал. 1. Розділ "Документи". Контекстне меню документа

Мал. 2. Картка документа. Вкладка "Загальна інформація". Блок "Поточна версія"

Мал. 3. Картка документа. Вкладка "Версії". Контекстне меню версії документа

Дана кнопка меню містить список, що випадає, що дозволяє виконати наступні дії:

Блокування і зміна версії документа

Блокування версії документа, яка відкривається користувачем для редагування, дозволяє уникнути конфліктів в системі ELMA при одночасній спробі декількох користувачів внести і зберегти зміни в один і той же документ.

Для виконання блокування і зміни поточної версії документа необхідно в контекстному меню документа натиснути на кнопку ELMA Агент - Блокувати і змінити. Використовувана версія документа придбає статус "Заблоковано", і при наявності у користувача локально встановленого стандартного додатка для перегляду і редагування документів поточного формату, документ буде відкритий для редагування в цьому додатку. У ELMA Агента також буде відображена інформація про блокування версії документа (рис. 4).

Мал. 4. Повідомлення в ELMA Агента про блокування версії документа

Також даний документ може бути відкритий для редагування шляхом натискання на кнопку Відкрити в повідомленні ELMA Агента в розділі Робочі (рис. 5).

Мал. 5. Повідомлення в ELMA Агента про редагування версії документа

Скасувати зміни - закриття поточної версії документа без змін.

Після закінчення редагування документа і його збереження в ELMA Агента в розділі Робочі відобразиться повідомлення (рис. 6), в якому необхідно вибрати подальшу дію з даним документом.

Мал. 6. Повідомлення в ELMA Агента про можливість вибору подальшого дії

- збереження відредагованого версії документа і її блокування. Поточної версії документа автоматично присвоюється статус "Поточна".

Примітка

Якщо в процесі редагування документа у користувача були вилучені права на редагування документа, замість кнопки Зберегти відобразиться попередження "Ні прав на редагування документа".

Скасувати зміни

- закриття поточної версії документа без змін. Блокування також може бути знята з версії документа шляхом натискання в контекстному меню документа із статусом "Заблоковано" на кнопку Розблокувати. У разі, якщо при збереженні документа в ELMA Агента відсутнє з'єднання з сервером (наприклад, сталася позапланова зупинка / перезапуск сервера або був відсутній доступ до мережі Інтернет), в області повідомлень робочого столу відобразиться повідомлення про виниклу помилку при спробі збереження документа (рис. 7).

Мал. 7. Оповіщення про помилку збереження документа

При цьому змінена версіядокумента НЕ буде завантажена на сервер ELMA (тобто не буде відображена в картці документа в веб-додатку), але залишиться доступною для подальшої роботи в ELMA Агента на вкладці робочі .

Для збереження зміненої версії документа на сервері необхідно:

• після відновлення з'єднання з сервером оновити список документів в розділі робочі , Натиснувши на значок ;
• зберегти необхідну версію документа, натиснувши на кнопку Зберегти (рис. 6).

Зміна версії документа без блокування

Зміна версії документа доступно користувачеві без блокування поточної версії документа. Принципи редагування і збереження версії документа аналогічні принципам, описаним вище .

В даному випадку різниця полягає лише в тому, що при одночасному редагуванні і завантаженні однієї версії документа кількома користувачами, виникне конфлікт в системі ELMA. Успішне збереження і завантаження версії будуть здійснені тільки останнім користувачем, що зберіг документ (тобто зміни в версії документа будуть внесені користувачем, запит якого був відправлений на сервер останнім).

Створення нової версії документа (з обраної)

ELMA Агент дозволяє створити нову версію документа на основі існуючої.

Для цього необхідно в контекстному меню документа натиснути на кнопку ELMA Агент - Нова версія (з обраної). При наявності у користувача локально встановленого стандартного додатка для перегляду і редагування документів поточного формату, документ буде відкритий для редагування в цьому додатку. У файл необхідно внести зміни і зберегти їх. В системі ELMA буде створена нова версія документа з статусом "Черновик". Вихідна версія документа залишиться без змін.

Блокування обраної версії документа і створення нової на основі обраної

ELMA Агент дозволяє створити нову версію документа на основі обраної, при цьому здійснюється блокування обраної версії - це дозволяє уникнути конфліктів в системі ELMA при одночасній спробі декількох користувачів внести зміни в одну і ту ж версію документа.

Для виконання блокування і створення нової версії на основі обраної необхідно вибрати пункт Блокувати і створити з меню кнопки ELMA Агент . Обрана версія документа придбає статус "Заблоковано", і, при наявності у користувача локально встановленої програми для перегляду і редагування документів поточного формату, документ буде відкритий для редагування в цьому додатку. У файл необхідно внести необхідні зміни і зберегти їх. В системі ELMA буде створена нова версія документа, статус нової версії буде аналогічний статусу вихідної версії, в разі якщо початкова версія мала статус "Поточна", то нова версія документа придбає статус "Поточна", а вихідна версія документа придбає статус "Застаріла". Слід зазначити, що початкова версія залишиться без змін.

Порівняння версій документа

ELMA Агент дозволяє порівнювати між собою кілька версій документів з розширенням .doc і .docx.

Для порівняння декількох версій одного документа необхідно в контекстному меню документа натиснути на кнопку ELMA Агент - Порівняти. У діалоговому вікні (рис. 8) необхідно вибрати основний документ і документ для порівняння. Для початку порівняння необхідно натиснути на кнопку Порівняти.

Мал. 8. Вікно вибору версій для порівняння

У додатку Microsoft Word в одному вікні будуть одночасно відкриті обидві порівнювані версії документа, а також будуть відображені виправлення в даних версіях. При цьому відкритий документ матиме найменування Результати порівняння.

Слід зазначити, що порівняння документів буде виконано тільки при наявності у користувача локально встановленої програми Microsoft Word.

Copyright © 2006-2019 ELMA