1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Методи планування роботи
3. Як планувати ефективно?
4. Правила планування дня

Планування і організація роботи - ключ до подальшого саморозвитку. Про основні принципи і правила щоденного планування читайте в статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого потрібно щоденне планування?

Не всім зрозуміло, для чого потрібно планувати свій робочий день. Адже кожна людина і без планування знає, які функції він виконує і які справи його чекають. Багато хто не бачать сенсу в складанні планів на день, оскільки завжди є несподівані доручення, здатні сплутати всі заздалегідь намічені пункти.

Скачайте документи по темі:

Якщо порівнювати двох працівників, що виконують однакові функції і мають однакові здібності, можна виявити, що обсяги і якість виконуваної ними роботи різні. Один співробітник встигає вирішити і поточні, і стратегічні завдання, другий - не встигає виконувати навіть термінові доручення і змушений весь час залишатися після роботи. Кращі результати покаже той, хто більше організований . Тобто той, для кого процес планування є щоденним обов'язком і потребою. Наявність плану навіть на психологічному рівні змушує людину мобілізуватися. У нього є зафіксована мета і з'являється внутрішня потреба в її досягненні.

Завантажити документ >>>

щоденне планування робочого часу - корисна навичка успішного людини. Плануючи свій робочий день, він завжди знає, які справи йому необхідно виконати і встигає зробити більше, ніж той, у кого ніякого плану немає. Цей навик корисний для підвищення особистої ефективності HR-менеджера , Робочий день якого складається з безлічі справ, як запланованих, так і спонтанних.

Методи планування роботи

Найчастіше на практиці використовують такі методи планування:

1. принцип Парето ;
2. АВС-планування;
3. Метод Ейзенхауера.

Принцип Парето визначається співвідношенням 80:20. Згідно з ним, 20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату. Цей принцип стосовно до планування процесу роботи буде означати, що робочий день слід почати з виконання найбільш важливих завдань. В цьому випадку, витративши 20% робочого часу можна виконати 80% щоденних завдань.

АВС-планування полягає в розстановці пріоритетів за рівнем зменшення важливості. Пріоритетним справах присвоюється категорія А, менш пріоритетним - категорія В, найменш значущим - категорія С. Тобто, спочатку слід виконувати самі пріоритетні завдання, а потім ті, пріоритет яких нижче.

Метод Ейзенхауера також застосовується при плануванні для визначення ступеня важливості поставлених завдань з урахуванням відведеного для їх виконання часу. Порядок виконання робочих справ буде наступним:

• спочатку виконуються термінові і найважливіші завдання;
• потім - термінові, але менш важливі;
• після цього - важливі, але не дуже термінові;
• в останню чергу виконуються нетермінові і неважливі справи.

Читайте також:

Як планувати ефективно?

Планування і організація роботи виконується співробітником. Чи не керівник, а працівник повинен ставити собі завдання. У цьому випадку він ставить перед собою мети самостійно, діє в тому напрямку, який вибирає сам. Як правило, відсоток виконаних завдань при самостійному плануванні буде вищою, ніж при виконанні загального робочого плану , Розробленого керівником.

Існує система планування роботи, випробувана на практиці і забезпечує оптимальне використання робочого часу. Це набір принципів, дотримуючись яких людина може скласти грамотний, реалістичний і здійсненний план.

Перш за все, визначте, що потрібно включити в щоденний план. Він повинен складатися з урахуванням стратегічного плану, розробленого на півроку або рік. Планування на кожен день враховує всі справи, намічені до виконання, як безпосередньо стосуються роботи, так і другорядні. Наприклад, привітання колеги з днем ​​народження. Крім тих пунктів, виконання яких чекає керівник, в план потрібно вносити і особисті справи. Це необхідно для особистого розвитку і створення позитивного іміджу.

При плануванні роботи великі завдання, для вирішення яких потрібно кілька днів або тижнів, потрібно розбити на етапи і виконувати їх послідовно. Для кожного з етапів встановіть дату виконання. Складіть план на найближчий день, включивши в нього і підзадачі. Для складання плану можна скористатися звичайним паперовим щоденником або спеціальною програмою.

Мета планування роботи - не виконання пунктів плану за всяку ціну, а своєчасне і якісне виконання пріоритетних і завдань і термінових завдань. Тому список намічених до виконання справ необхідно розсортувати і розташувати пункти у напрямку зниження пріоритетності. В процесі планування можна одночасно користуватися декількома методами.

Наприклад, вищий пріоритет отримують справи з фіксованим терміном виконання і завдання, для вирішення яких потрібно затратити більше зусиль. Другими за ступенем важливості стануть щоденні обов'язкові до виконання справи і ті завдання, терміни виконання яких намічені на найближчі дні. Нижчий пріоритет при щоденному плануванні мають другорядні справи, невиконання яких не матиме значних негативних наслідків.

Правила планування дня

Так само, як і планування роботи підприємства, планування робочого дня окремого співробітника повинне відбувається за правилами. Проходження їм допоможе забезпечити виконання намічених планів в комфортному для вас режимі.

1. Розплануйте не більше 70% свого робочого часу. Це дозволить спокійно виконувати термінові позапланові завдання і не нервувати, якщо вам доведеться відволікатися від виконання плану .
   
2. Не вмикайте в щоденний план більше трьох важливих і термінових завдань одночасно. Обмежте загальна кількість пунктів плану десятьма.
   
3. Формуйте однотипні справи в блоки. Це допоможе виконувати їх, скориставшись єдиним алгоритмом, що скоротить час виконання.
   
4. Процес планування перенесіть на вечір попереднього дня. У вас залишиться час, щоб, при необхідності, внести в план коригування.
   
5. Планування складних справ здійснюйте з урахуванням своїх біоритмів. Хтось відрізняється підвищеною працездатністю з ранку, хтось - в обід, а хтось найбільш продуктивно працює ввечері.
   
6. Не починайте виконувати нове завдання до того, як закінчите вже розпочату роботу. Якщо довелося перерватися - поверніться і завершите почате.
   
7. Не відкладайте виконання позапланового завдання, якщо зробити його можна за кілька хвилин.
   
8. Робіть перерви щогодини, не залишаючись на робочому місці. Присвятіть перерви легкої розминки, це допоможе «освіжити» голову.
   
9. Не плутайте планування з досягненням цілей, не ставте перед собою завдання і не плануйте обсяги, з якими буде складно впоратися.
   
10. Якщо залишилися невиконані справи, які не втратили своєї актуальності, перенесіть їх в план на наступний день.
    
11. Організуйте своє робоче місце таким чином, щоб працювати було комфортно.

висновок

Планування на кожен день - корисний і необхідний навик. Це спосіб самоорганізації та саморозвитку, гарантія того, що ви зможете працювати ефективно. Запропонована система планування роботи допоможе зрозуміти основні принципи тайм-менеджменту і успішно використовувати ці знання на практиці.

Читайте також: