1. Документальне оформлення продовження і перенесення щорічної оплачуваної відпустки Підстави продовження...

Документальне оформлення продовження і перенесення щорічної оплачуваної відпустки

Підстави продовження і перенесення відпустки ми розглянули в минулому номері журналу в статті «Щорічна оплачувана відпустка: коли і скільки гуляємо?» Там же показали зразки заяви працівника про продовження відпустки через хворобу і наказу про це (Приклади 7 і 9 на стор. 42- 43 в № 5 `2013), а також ситуаційні приклади з розрахунком дат.

А тепер в систематизованому вигляді хочемо показати, які документи оформляються в різних ситуаціях: при продовженні, перенесення і відкликання з відпустки з ініціативи роботодавця і працівника. В кожному випадку є відмінності. Таблиця 1 зводить все воєдино і виявляє логіку роботи.

Таблиця 1

Документальне оформлення зміни періоду надання відпустки

Згорнути Показати

Найбільше число питань на практиці виникає в ситуації перенесення відпустки у зв'язку з його несвоєчасною оплатою. За загальним правилом оплата відпустки повинна проводитися не пізніше, ніж за 3 дні до його початку (ст. 136 ТК РФ). Однак навіть така проста формулювання породжує ряд питань:

1. Три дні - робочих чи календарних? Питання не пусте, адже як це не парадоксально звучить, але різниця між трьома робочими і трьома календарними днями може скласти 48 годин (наприклад, три робочих дні при розрахунку з четверга стають п'ятьма календарними днями: чт-ПТ сб-нд -пн). Ст. 14 ТК РФ наказує обчислювати початок і закінчення трудових прав і обов'язків календарною датою, якщо інше спеціально законодавцем не обумовлено. Причому в календарні дні включаються свята і вихідні. І цих роз'яснень було б достатньо, якби не стаття 136 ТК РФ «Порядок, місце і терміни виплати заробітної плати», яка вносить свою істотну лепту, зрушуючи терміни на користь працівників: при збігу дня виплати з вихідним або неробочим святковим днем ​​виплата заробітної плати проводиться напередодні цього дня. Сукупний аналіз даних норм дозволяє зробити висновок, що хоча розрахунок в даному випадку проводиться в календарних днях, якщо останній день виплати випадає на вихідний, виплата повинна здійснюватися заздалегідь.

   приклад 1

   Згорнути Показати

   

   При класичної п'ятиденному робочому тижні з вихідними в суботу та неділю оплата відпускних працівникові, який виходить у відпустку з понеділка 27.05.2013, повинна бути проведена не пізніше четверга попереднього тижня 23.05.2013. У четвер відпускник отримує гроші, далі між датою отримання грошей і датою початку відпустки (виділені сірим заливкою) встигає пройти 3 календарних дня (виділені помаранчевої заливкою): пт 24, сб 25, нд 26 травня.

   А при виході у відпустку з середи 29.05.2013 (див. Другий фрагмент календаря) відпускні повинні були б бути виплачені за 3 календарні дні, тобто в суботу 25. Але вона є вихідним днем, тому дата отримання грошей зміщується на найближчий попередній робочий день - 24.

   При розрахунку граничного терміну для осіб, які працюють за «ковзає» тижневому графіку зі зсунутими вихідним днями (ст. 111 ТК РФ), це також необхідно враховувати. І тут «головний біль» виникає у багатьох організацій. Простий приклад - співробітник виходить на роботу в суботу-неділю 25 і 26 травня, потім понеділок-вівторок у нього вихідні 27 і 28 травня, а в п'ятницю 31 у нього починається відпустка (див. Третій фрагмент календаря за травень). Простий розрахунок показує, що для дотримання терміну, встановленого чинним законодавством, оплата повинна бути проведена в понеділок 27 травня, але для співробітника це вихідний день, який зсувається на його найближчий робочий 26 травня, який для бухгалтера є вихідним. Тобто або бухгалтер виходить на понаднормові для видачі відпускних, або відпускні видаються в п'ятницю 24, за тиждень до відпустки (це другий зсув дати - на найближчий робочий день бухгалтера).

   
   

2. При виплаті заробітної плати в безготівковій формі який день вважати оплатою відпускних - день списання грошових коштів з розрахункового рахунку роботодавця або день їх надходження на рахунок працівника? Відповідь однозначна завдяки аналогії з виплатою готівки: заробітна плата виплачена тоді, коли працівник отримав грошові кошти, а не тоді, коли вони надійшли в касу. Відповідно, і при безготівкових розрахунках заробітна плата виплачена не тоді, коли банк отримав гроші для їх перерахування працівнику, а коли ці гроші надійшли на його рахунок. Гроші мають надійти працівникові не пізніше 24:00 годин останнього дня терміну.

Щоб уникнути складнощів з відстеженням терміну оплати, організаціям, строго дотримують графік відпусток, можна рекомендувати внести в правила трудового розпорядку і трудові договори з працівниками положення, відповідно до якого оплата відпускних проводиться одночасно з найближчою виплатою заробітної плати.

На практиці вимоги про терміни виплати відпускних дотримуються далеко не у всіх організаціях. І далеко не кожен працівник вимагає перенесення початку відпустки в зв'язку з його несплатою, що цілком зрозуміло насамперед з точки зору психології. Людина вже налаштувався на відпочинок і йому досить складно повернути себе в робочий режим. Конфлікти, пов'язані з перенесенням відпустки «за неоплату», часто носять комплексний характер, основною причиною якого є невиплата заробітної плати в цілому.

На яке число має бути перенесений відпустку? Зустрічається думка, що раз прострочили оплату, наприклад, на 3 дні, то і відпустка повинна початися на 3 дні пізніше. На жаль роботодавця, це не так. Ст. 124 ТК РФ чітко говорить, що в цьому випадку необхідно за письмовою заявою працівника перенести щорічну оплачувану відпустку на інший термін, причому він повинен бути узгоджений з працівником. По суті працівник «випадає» з графіка, і в подальшому надання йому відпустки здійснюється «за згодою сторін». На жаль, закон нічого не говорить про те, як бути у випадку, якщо домовитися не вдається (наприклад, працівник вимагає відпустку в період, коли його надання спричинить серйозні виробничі проблеми).

При перенесенні відпустки в зв'язку з його несплатою оформляються документи, необхідні для його перенесення з ініціативи працівника - див. Відповідну колонку в Таблиці 1. Все починається з заяви:

приклад 2

Заява працівника про перенесення відпустки із зазначенням причини

Згорнути Показати

приклад 3

Наказ про перенесення відпустки

Згорнути Показати

Коментар до Прикладу 3: Якщо роботодавець і працівник не можуть досягти згоди щодо нової дати надання відпустки, а в ситуації затримки виплати відпускних співробітник не хоче йти у відпустку 03.06.2013, про що написав свою заяву, то скасовувати його відпустку з 03.06.2013 всі одно потрібно, просто розпорядча частина в п. 1 наказу тоді буде звучати інакше: «Зважаючи на неможливість надання щорічної основної оплачуваної відпустки начальнику відділу продажів Самодєлкіна С.М. з дати, зазначеної ним у заяві про перенесення відпустки від 03.06.2013, начальнику відділу кадрів Степанової С.С. провести переговори з працівником і визначити нову дату надання відпустки ».

приклад 4

Відображення в графіку відпусток перенесення відпустки і відкликання з нього

Згорнути Показати

Документи, необхідні для перенесення відпустки з ініціативи роботодавця, названі в Таблиці 1 і будуть показані нами на прикладі складної ситуації - коли співробітнику роботодавець пропонує не просто трохи зрушити відпустку, а перенести його на наступний рік.

Ст. 124 ТК РФ теоретично дозволяє у виняткових випадках, коли надання відпустки працівникові в поточному робочому році може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи фірми, за згодою працівника перенесення відпустки на наступний робочий рік.

Законодавець не пояснює, що таке «виняткові випадки», залишаючи визначення ступеня винятковості на розсуд роботодавця. Це робить дану норму надто невизначеною. Недобросовісний роботодавець завжди може послатися на «виняткові випадки», здатні вплинути на «нормальному ході роботи». Наприклад, чи вважати винятковим випадком некомплект співробітників в організації? Тим більше що у такого некомплект можуть бути різні причини. Одна справа, якщо потрібні ексклюзивні фахівці, яких просто немає в вашому регіоні, і зовсім інша, коли роботодавець пропонує «неринкову» заробітну плату або дуже несприятливі умови праці. Таким чином, ст. 124 ТК РФ залишає можливість для зловживання з боку роботодавця. Це з одного боку. З іншого - відсутність чітких критеріїв може породити і у працівника бажання з тих чи інших причин пересунути свою відпустку.

Поняття періоду роботи, за який надається відпустка, пояснюється в розділі «Стаж роботи для відпустки» статті « Щорічна оплачувана відпустка: коли і скільки гуляємо »

Для такого перенесення встановлені деякі обмеження:

1. Відпустка повинна бути використаний не пізніше 12 місяців після закінчення того робочого року, за який він надається. Мова в даному випадку йде не про календарний рік, а про період роботи, за який надається відпустка (див. Приклад 5).
2. Таке перенесення неможливий для співробітників у віці до 18 років і працівників, зайнятих на роботах з шкідливими і (або) небезпечними умовами праці.
3. Забороняється неподання щорічної оплачуваної відпустки більше 2 років поспіль.

При оформленні такого перенесення необхідно враховувати наступне. По-перше, ініціатива повинна виходити від роботодавця. По-друге, воля працівника на перенесення відпустки повинна бути чітко і явно виражена ще до видання наказу. Тому, на наш погляд, краще оформляти її окремим документом (Приклад 7) або в крайньому випадку - у вигляді напису на ініціативному документі, наприклад, доповідній записці (Приклад 6) або пропозиції про перенесення відпустки. Відповідно, і резолюцію керівника про оформлення наказом перенесення відпустки логічно оформляти тільки на тому документі, який містить згоду працівника на перенесення відпустки.

приклад 5

Згорнути Показати

Якщо людина влаштувався на роботу 01.02.2011, то його перший рік роботи в цій організації буде з 01.02.2012 по 31.01.2013 включно. Значить, відпустку за даний період йому може бути надано найпізніше - з 31.01.2014.

приклад 6

Ініціатива перенесення відпустки може бути оформлена у вигляді доповідної записки

Згорнути Показати

приклад 7

Згода працівника на перенесення відпустки у вигляді заяви

Згорнути Показати

Після отримання згоди працівника і на підставі резолюції керівника видаємо наказ про перенесення відпустки і не забуваємо відображати зміни в графіку відпусток (див. Приклади 8 і 4).

приклад 8

Наказ про перенесення відпустки

Згорнути Показати

Викликаємо з відпустки

Ситуація, коли працівник уже пішов у відпустку і раптом з'ясувалося, що він незамінний, зустрічається досить часто. Може захворіти або звільнитися підміняє його співробітник; зламатися найважливіший верстат, а лагодити більше нікому; може прийти велике замовлення і так далі. В результаті у роботодавця не залишається ніяких варіантів, окрім як домовлятися з працівником про відкликання з відпустки. Частина 2 статті 125 ТК РФ дає йому таку можливість.

Однак при цьому треба враховувати ряд моментів:

1. Відкликання з відпустки допускається тільки за згодою працівника.
2. Згода працівника на відгук дає йому право визначати, з якого числа у поточному році він піде «отгулівать» залишки покладеного йому відпустки.
3. Працівник має право за рахунок «залишку» збільшити свою відпустку в наступному році.

Однак у «волі» працівника є і свої межі. Наприклад, він не може попросити замінити частину відпустки грошовою компенсацією. Її можна отримати тільки на загальних підставах, тобто замінюючи лише частина відпустки, що перевищує 28 днів за кожен рік роботи.

Крім того, потрібно пам'ятати про заборону на відкликання з відпустки працівників у віці до 18 років, вагітних жінок і працівників, зайнятих на шкідливих і (або) небезпечних роботах.

Відмова працівника від дострокового виходу з відпустки може представляти для роботодавця серйозну проблему, проте в цьому випадку працівник діє в своєму праві і йому неможливо пред'явити будь-які претензії. Для мотивації співробітника на вихід з відпустки роботодавець може запропонувати йому якісь додаткові преференції. Наприклад, підвищені розцінки на оплату праці, компенсацію витрат на дорогу при поверненні з відпустки або нематеріальні блага, припустимо, просування на більш високу позицію в кадровому резерві.

Погляньте на алгоритми складання документів для перенесення відпустки або відкликання з відпустки з ініціативи роботодавця (останні дві колонки Таблиці 1). Вони дуже схожі.

При оформленні документів на відкликання з відпустки необхідно стежити, щоб воля працівника була чітко зафіксована і не залишала сумнівів у досягнуту угоду. Тому в цьому випадку (як і при перенесенні відпустки) можна рекомендувати оформляти згоду працівника окремим документом. Він може так і називатиметься «Згода ...» або бути оформлений як заяву (див. Приклад 10). В якості одного з варіантів можливе складання двосторонньої угоди, в якому можна закріпити умови, що стимулюють вихід співробітника з відпустки.

Звичайно, не завжди можна отримати підпис працівника про згоду перервати свою відпустку, особливо коли він знаходиться далеко від місця роботи, іноді доводиться задовольнятися усним розмовою по телефону. Можна ще попросити співробітника надіслати свою письмову згоду по факсу або хоча б у вигляді повідомлення по електронній пошті, тоді у вас на руках буде хоч щось. Потім важливо не забути отримати письмове підтвердження з підписом працівника відразу по його виходу на роботу.

В цілому процедура відкликання з відпустки може виглядати наступним чином (зверніть увагу на можливі варіанти):

1. Спочатку слід отримати згоду працівника на відкликання. Важливо зробити це в письмовому вигляді:
   • перший варіант: можна направити працівнику відповідне повідомлення або пропозицію, а згоду або незгоду співробітника на відгук оформляють окремим документом або прописують в самому повідомленні / пропозиції (ми пішли цим шляхом при оформленні зразків документів на відкликання з відпустки - Приклади 9 і 10);
   • інший варіант оформлення: показати працівникові доповідну записку, яка сповіщає керівництво про необхідність відкликання працівника з відпустки, і попросити працівника написати свою згоду або відмову прямо на цьому документі, адже тут відразу видно причина такого неприємного пропозиції, його ініціатор і думка керівника. Тоді один документ буде відображати всі питання, що цікавлять нас події, що передували виданню наказу (так ми вчинили при оформленні перенесення відпустки з ініціативи роботодавця, адже знаходиться ще на роботі співробітнику легше показати доповідну записку - см. Приклад 6).
2. Далі видається наказ про відкликання з відпустки, який оголошується працівнику під особистий підпис (накази про перенесення відпустки і відкликання з нього в прикладах 8 і 11 складені за єдиним «рецептом»). У цьому ж наказі можна передбачити порядок використання співробітником решти відпустки (мова тут йде про процедуру перенесення відпустки). До речі, найчастіше згоду / незгоду працівника прописують в самому наказі на відкликання з відпустки, але цей варіант неправильний, тому що думка працівника потрібно дізнатися до того, як видається розпорядчий документ, який вже не має ні переглядатися, ні скасовуватися.
3. І не забуваємо відображати зміни в графіку відпусток (див. Пункт 3 наказу в Прімері 11 і фрагмент графіка в Прімері 4, в якому ми відбили коригування відпусток, у всіх випадках, розглянутих в даній статті).
4. Фактичний час перебування у відпустці ще має знайти своє відображення в табелі обліку робочого часу (див. Приклад 12). У ньому використовуються такі позначення: в графі 4 букву «Я» проставляємо в тих датах, де була явка на роботу (нижче вказуємо відпрацьовані години), «В» - вихідні і святкові дні, «ВІД» - відпускні дні. Причому в графах з 10 по 13 додатково вказуємо причини і тривалість відсутності на роботі. У нашому прикладі Орлов О.А. був у відпустці 10 днів, з них вихідними виявилися 2 дня, тому в графах 10 і 11 пояснюємо, що через відпустку людина був відсутній 8 днів (що становить 64 години).

приклад 9

Ініціатива відкликання з відпустки може бути оформлена у вигляді пропозиції працівнику

Згорнути Показати

приклад 10

Згода працівника на відкликання з відпустки у вигляді окремого документа - заяви

Згорнути Показати

приклад 11

Наказ про відкликання з відпустки

Згорнути Показати

приклад 12

Відображення фактичного відпуску в табелі обліку робочого часу

Згорнути Показати