1. Офіційні документи і їх роль в управлінні
2. Класифікація службових документів організації
3. Основні види документів організації

Класифікація основних видів документів організації в 2017 році часом здається занадто розгалуженою. Це цілком природно, адже документообіг - це дуже складний процес з величезною кількістю учасників. Офіційні документи включають установчу, розпорядчих, інформаційно-довідкову, фінансову і кадрову документацію. При цьому кожен вид в рівній мірі важливий для адміністративних процесів компанії.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• що таке офіційний документ, що володіє юридичною силою?
• яка роль службових документів в процесах управління?
• як будується класифікація службових документів організації?
• які основні види документів організації в 2017 році беруть участь в діловодстві?

Офіційні документи і їх роль в управлінні

У процесах документообігу будь-якої компанії бере участь величезна кількість офіційних документів. Офіційним вважається документ, створений юридичною або фізичною особою та засвідчений в установленому порядку. Ті з них, які використовуються в поточній діяльності компанії, можна віднести до особливої ​​категорії: службовим або управлінським документам. Саме вони забезпечують взаємодію між структурними підрозділами підприємства і його співробітниками.

Службові документи відіграють важливу роль в реалізації управлінських функцій. До них відносяться планування, прогнозування, фінансування, облік, постачання, контроль. Ухвалення будь-якого управлінського рішення відбувається на підставі офіційної документації підприємства. Вона не тільки необхідна для прийняття ефективних управлінських рішень, а й виступає як доказ їх виконання. Крім того, вона служить джерелом інформації для аналізу діяльності компанії, матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Офіційні документи в процесах управління одночасно є предмет і результат праці. Ефективний менеджмент неможливий без точної, достовірної інформації. Відповідно, правильна організація діловодства є запорукою успішності компанії в цілому. Службові акти потребують своєчасного випуску та правильному оформленні: від цього залежить їх юридична сила. Такі діловодних процесів як отримання і передача кореспонденції, обробка і зберігання, контроль, систематизація, реєстрація, своєчасне знищення, підготовка до здачі в архів і архівне зберігання, є невід'ємним елементом управління.

Особливості формування в справи окремих категорій документів

Офіційні документи, які беруть участь в адміністративних процесах, повинні відповідати існуючим нормам законодавства. Дотримання загальнодержавних вимог щодо складання та оформлення службової документації обов'язково для кожної організації. Порядок діловодства встановлюється на законодавчому рівні і регламентується відповідними інструкціями і правилами. Базові поняття в сфері діловодства визначені Федеральним законом "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" від 27.07.2006 N 149-ФЗ. Що стосується правових основ діяльності юридичних осіб і порядку діловодства для них, вони встановлені Цивільним кодексом РФ.

Юридична сила службової документації вкрай важлива в аспекті управлінської діяльності. Якщо документ має достатню юридичну силу, він сам по собі може служити доказом укладених в ньому даних. Важливо відзначити, що тільки при дотриманні цієї умови він стає обов'язковим до виконання для певного кола учасників адміністративних процесів компанії: органів управління, структурних підрозділів та посадових осіб.

Класифікація службових документів організації

Адміністративні процеси включають такі аспекти діяльності компанії як видання розпорядчих актів, планування облік і контроль. Відповідно, всі основні види документів організації можна віднести до тієї чи іншої групи, виходячи з їх прямого призначення.

● Регламентація діяльності підприємства забезпечується його статутом, положеннями, різними правилами та інструкціями, офіційними регламентами, нормативними актами і т.д.

● В основі розпорядчої діяльності лежать накази, вказівки, постанови, рішення і розпорядження керівництва компанії.

● Базою для ефективного планування і прогнозування є такі документи як звіти про діяльність організації, акти і доповіді.

● Що стосується обліку і контролю, він забезпечується за рахунок складання і обробки статистичної, бухгалтерської та оперативно-технічної документації. Вона необхідна для зберігання і подальшого аналізу інформації про всі аспекти діяльності підприємства.

● Передача інформації між підрозділами і співробітниками здійснюється за допомогою листів і службових записок, які також можна віднести до розряду офіційної документації.

Класифікація основних видів документів організації у 2017 році є багаторівневу систему. Існує величезна кількість підстав для їх поділу на класи. Вони розрізняються за змістом, способом фіксації інформації, найменуванню, термінами зберігання, стадіями створення і т.д.

Інструкція з діловодства. Розділ «Робота з надходить кореспонденцією»

З метою систематизації в адміністративній системі діловодства виділяють ряд основних видів документів організації:

● Організаційно-розпорядчі (службовці для реалізації функцій управлінського апарату і закріплюють цілі і завдання компанії;

● Довідково-інформаційна документація (що містить дані, які ініціюють адміністративні рішення. На відміну від розпорядчої, не містить прямих доручень);

● Документи по особовому складу, пов'язані з комплектуванням штату і рухом персоналу. Вони характеризують правові та службові аспекти діяльності співробітників, трудові відносини між суб'єктом бізнесу і персоналом.

Основні види документів організації

Діловодство служить для забезпечення адміністративних процесів компанії. Даний рід діяльності охоплює всі питання, пов'язані з документуванням та організацією роботи з офіційними паперами. Діловодних процесів включають три основних етапи: створення об'єкта документообігу, організація його руху і обліку, зберігання.

Для систематизації діловодства всі основні види документів організації прийнято класифікувати за такими підставами:

• способу документування (рукописні, електронні, графічні, кіно- і фотодокументи);
• місцем складання (внутрішні, вхідні та вихідні);
• сфері використання (організаційно-розпорядчі, фінансові, бухгалтерські, звітно-статистичні);
• юридичною силою (оригінали, копії, завірені копії, виписки, дублікати);
• ступеня обов'язковості (інформаційні та директивні);
• змісту (прості, присвячені одному питанню, і складні, що висвітлюють ряд тем);
• характером змісту (первинні (містять оригінальні дані результатів вивчення або дослідження) і вторинні (результат аналітико-синтетичної переробки первинних документів);
• формі викладу (індивідуальні, трафаретні, типові, зразкові, уніфіковані);
• ступенем гласності (відкриті, з грифом обмеження доступу);
• термінами виконання (термінові і нетермінові);
• термінами зберігання (тимчасового, довгострокового і постійного зберігання).

До переліку найбільш уживаних в управлінській діяльності можна віднести наступні основні види документів організації:

Установчі документи:

Даний вид документації визначає правовий статус компанії і служить юридичною підставою її діяльності. У них визначається найменування установи і порядок його управління. До цієї групи, в залежності від виду та форми власності організації, можуть належати:

• установчий договір;
• наказ про призначення директора і головного бухгалтера;
• статут;
• ідентифікаційний номер фірми-платника податків;
• реєстраційний номер/

Розпорядчі документи:

Фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, регулюють і координують діяльність, служать для реалізації завдань управління.

• Наказ - один з найпоширеніших правових актів. Видається керівником для визначення порядку вирішення основних і оперативних завдань. Наказ може зачіпати діяльність конкретної компанії або стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб.
• Розпорядження - служить для дозволу оперативних питань, має обмежених термін дії, відноситься до більш вузького кола осіб або підрозділів, в порівнянні з наказом. Видається керівником або колегіальним органом управління.
• Вказівка ​​- висвітлює питання інформаційно-методичного характеру.

Правом підпису подібних службових документів має генеральний директор компанії або її президент.

Діловодство в компанії: як взяти під свій контроль. 7 головних кроків

Інформаційно-довідкова документація:

Містить відомості, необхідні для прийняття управлінських рішень, служить підставою для вибору того чи іншого способу адміністративного впливу.

• Акт - складається кількома особами для підтвердження факту або події, може містити висновки, рекомендації та пропозиції (наприклад, акт здачі-приймання, передачі, обстеження, випробувань, інвентаризації).
• Протокол - фіксує хід обговорення питань на зборах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. Відображає діяльність по спільному прийняттю рішень і складається на підставі записів, зроблених під час наради.
• Лист - узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою. Для листування характерно широке видове різноманіття. Залежно від змісту листа може виконувати функції запиту, вимоги, повідомлення, підтвердження або гарантії.
• Заява - прохання або пропозицію співробітника установі або посадовій особі з кадрового питання або в зв'язку з недоліками, порушеннями в роботі компанії.
• Доповідна записка - виклад будь-якої інформації, з висновками і пропозиціями укладача. Як правило, створюються з метою підвищити ефективність діяльності компанії.
• Службова записка - застосовується для обміну інформацією між структурними підрозділами і співробітниками установи. У загальному випадку містить виклад причин складання і пропозиції, прохання чи заявки.
• Пояснювальна записка - пояснення змісту окремих положень основного документа (плану, проекту, звіту) або пояснює причини якої-небудь події. На відміну від доповідної записки, не містить висновків і пропозицій.
• План - перелік намічених до виконання заходів або робіт, їх послідовність, терміни, обсяг і конкретних виконавців.
• Звіт - містить відомості про виконання плану, завдання, доручень організації або посадовій особі.
• Довідка - опис і підтвердження тих чи інших фактів або подій. Можуть бути зовнішніми (направляються в іншу організацію) або внутрішніми (для подання керівництву). Окремо виділяють довідки особистого характеру для підтвердження біографічних або службових даних.

На закінчення відзначимо, що класифікація основних видів документів організації в 2017 році не зазнала глобальних змін. Основними учасниками документообігу все так же є установчі, розпорядчі, інформаційно-довідкові, фінансові та кадрові документи. Завдання кожної компанії - систематизувати цей об'ємний масив документації та налагодити діловодних процесів таким чином, щоб вони виконували свою основну забезпечує функцію. Систематизація документообігу вкрай важлива, адже від неї багато в чому залежить ефективність компанії.