1. Особливості документообігу з агентами в СПАО «Ингосстрах»
2. Вибір сервісу Synerdocs і запуск пілотного проекту
3. Розвиток сервісу Synerdocs в СПАО «Ингосстрах»

В інтересах кожного страховика мати велику клієнтську базу. Для того, щоб повною мірою охопити населення нашої країни, багато страхових компаній розвивають агентські мережі. У агентів висока мотивація по залученню клієнтів, вони не прив'язані до офісу і можуть проводити зустрічі в будь-якому місці, зручному для покупця. До того ж в більшості випадків частота повторної покупки страхової послуги у агента буває вище, ніж у менеджера.

Однак є в агентській схемі свої особливості. Перед принципалом (страховою компанією) постає необхідність прийому до обліку, своєчасної обробки, узгодження, зберігання великої кількості звітів, що надходять від агентів. Всі ці операції вимагають часу і зусиль з боку фахівців принципала. Закономірним і очевидним в ситуації, що склалася виглядає пошук рішення, яке б допомогло автоматизувати роботу з агентами, зокрема - прискорило і полегшило обмін документами.

Як може виглядати процес автоматизації документообігу з агентами ми розглянемо на прикладі впровадження сервісу Synerdocs в одну з найбільших страхових компаній Росії - СПАО «Ингосстрах».

Особливості документообігу з агентами в СПАО «Ингосстрах»

Агентська мережа СПАО «Ингосстрах» включає в себе десятки тисяч агентів у всіх регіонах Росії. В одній тільки Москві і Московській області працюють близько 6 000 страхових агентів. І кожен з них є ініціатором документообігу, відправляючи в страхову компанію необмежену кількість звітів про виконану роботу. Згодом на підставі висланих звітів агенти отримують фінансову винагороду.

Кожен агент відправляє в СПАО «Ингосстрах» в середньому 15 звітів на рік. Таким чином, 1 000 агентів щорічно генерують близько 15 000 документів. Протягом довгого часу звіти відправлялися в паперовому вигляді. І самі агенти, і принципал були змушені відчувати пов'язані з цим витрати. Перерахуємо їх.

Високе навантаження на фахівців принципала, пов'язана з обробкою, узгодженням, підписанням звітів, а також з організацією виплати агентських винагород. Необхідність регулярно відвідувати офіс принципала для здачі агентських звітів. Фінансові витрати при роботі з папером: витрати на друк документів, доставку. Відправка паперових звітів поштою за свій рахунок. Регулярні випадки неповернення документів від агентів, некоректне оформлення звітів з їх боку. Довге очікування виплати агентських винагород. Проблема архівного зберігання: документи необхідно ефективно зберігати, оперативно до них звертатися, представляти в контролюючі органи. Необхідність додатково зберігати у себе копії агентських звітів, договорів та інших документів.

До роботи з перевірки та підписання звітів в СПАО «Ингосстрах» залучали як співробітників допоміжних підрозділів, так і ключових фахівців бізнес-підрозділів. Поступово прийшло розуміння, що нерозумно витрачати час і зусилля фахівців, особливо керівників, на фактично механічну процедуру по обробці та підписання агентських звітів. Виникло резонне питання: яким чином вибудувати процес, щоб обробка документів займала мінімум часу і агенти без затримок отримували свою премію?

У 2014 році компанія прийняла рішення освоїти сучасні технології, що дозволяють знизити обсяг паперових документів і оптимізувати фінансові та часові витрати з обробки вхідних документів. Під керівництвом головного спеціаліста відділу організації ІТ-проектів СПАО «Ингосстрах» Тетяни Хохлової були визначені основні вимоги та критерії, яким повинна була задовольняти майбутнє рішення по автоматизації документообігу з агентами. В першу чергу це:

1. безпеку відправки документів зі збереженням їх юридичної значимості;
2. невеликі витрати на первинне впровадження системи,
3. розвинена функціональність і ін.

Згідно висунутим вимогам була проведена оцінка основних представників ринку, що пропонують послуги з автоматизації зовнішнього документообігу.

У частині підтримки інформаційної безпеки і юридичної значимості свою відповідність підтвердили переважна більшість ІТ-рішень, існуючих на ринку. Однак ту специфіку роботи зі страховими агентами, яка склалася в СПАО «Ингосстрах», в явному вигляді не підтримувало жодне з них.

Вибір сервісу Synerdocs і запуск пілотного проекту

Проте, в ході пошуку відповідного рішення вибір був зроблений на користь сервісу обміну електронними документами Synerdocs . Це продукт компанії DIRECTUM, провідного російського розробника програмного забезпечення в області електронного документообігу. По-перше, сервіс відповідав вимогам безпеки і забезпечував юридичну значимість при обміні документами. По-друге, його впровадження в роботу СПАО «Ингосстрах» не вимагало великих інвестицій. По-третє, що і стало вирішальним фактором, компанія DIRECTUM єдина пішла назустріч СПАО «Ингосстрах» і висловила готовність провести необхідні доопрацювання в сервісі. Також вибір на користь сервісу Synerdocs був обумовлений тим, що фахівці компанії продемонстрували високий рівень компетенції в області вдосконалення електронного документообігу.

Впровадження сервісу в роботу агентів повністю було довірено команді Synerdocs. Перед виконавцями поставили дві основні задачі:

• забезпечити обмін електронними документами з агентами компанії, в тому числі з фізичними особами;
• розробити підтримку нової функціональності - рух електронних документів без підпису.

Після обговорення першочергових завдань були визначені ключові напрямки робіт, позначена черговість їх реалізації, обраний пріоритетний регіон для впровадження рішення - Москва і Московська область. Старт пілотного проекту по перекладу СПАО «Ингосстрах» на обмін електронними документами за допомогою сервісу Synerdocs відбувся в лютому 2015 року.

Пілотна стадія проекту тривала 2,5 місяця і успішно завершилася в квітні. В рамках «пілота» були проведені наступні роботи:

1. Реалізовано ряд технічних доопрацювань, що стосуються функціональності сервісу:

   • Швидкий обмін з агентами-фізособами, які створюють основний потік документів. Тепер навіть при щоденному формуванні звітів у агентів немає проблем з їх оперативною доставкою до принципала.

     Як тепер виглядає підготовка звітів на стороні агентів:

     
     
     

     Як виглядає обробка звіту на стороні принципала:

     
     

   • Рух документів без підпису. Відповідно до вимог законодавства (ст. 1008 ЦК РФ) агент надає звіт і підписує документ першим, проте, за усталеною практикою, СПАО «Ингосстрах» самостійно готує для агента проект звіту на підставі даних, взятих з корпоративної інформаційної системи. Для зручності співробітників в сервіс була додана можливість відзначати документи, підготовлені СПАО «Ингосстрах», атрибутом «Підготовлено вами». Первинність підпису агента при цьому збереглася.

     Завдяки даній доопрацюванні вдалося виключити некоректне заповнення звіту самим агентом. До того ж СПАО «Ингосстрах» тепер не потрібно витрачати час і робочі ресурси на проведення повторної перевірки агентських звітів. Відповідальний фахівець відразу бачить промарковані документи і може бути впевнений в тому, що дані в ньому відповідають даним з облікової системи.

2. Організовано якісна інформаційна підтримка. Спеціально для агентів СПАО «Ингосстрах» на сайті сервісу www.synerdocs.ru була створена закрита сторінка, потрапити на яку можна було тільки за прямим посиланням. Тут коротко і ємко за допомогою відеоінструкцій був представлений весь алгоритм дій, які потрібно зробити агенту, щоб підключитися до сервісу Synerdocs і почати працювати в ньому.
   
3. Оформлення електронних підписів. Щоб спростити і прискорити переклад агентів на роботу з електронними документами, партнер компанії DIRECTUM засвідчує центр «Калуга Астрал» запропонував єдиний пакет для оформлення електронних підписів за спеціальною ціною. Процес оформлення ЕП курирував виділений менеджер. Завдяки цьому агенти СПАО «Ингосстрах» отримали належний рівень сервісу та інформаційної підтримки, до яких звикли.

Своєю думкою про ефективність проведених робіт і відкриваються перспективи для СПАО «Ингосстрах» поділився керівник проекту Максим Соловйов:

Розвиток сервісу Synerdocs в СПАО «Ингосстрах»

У вересні 2015 року була запущена друга стадія проекту: до сервісу стали підключати нову групу агентів - індивідуальних підприємців. На початку 2016 року СПАО «Ингосстрах» знову розширив список абонентів, що підключаються, включивши в нього великих дилерів.

На сьогоднішній день триває розробка інтеграції сервісу Synerdocs з корпоративною інформаційною системою замовника, де ведеться облік, і агентськими порталом. Очікується, що з появою інтеграційного рішення трудовитрати, пов'язані з підготовкою і обробкою звітів, знизяться ще більше.

Крім інтеграційного рішення, яке забезпечить більш гнучкі інструменти по маршрутизації workflow-процесів усередині компанії, СПАО «Ингосстрах» має намір вивести використання зовнішнього юридично значущого документообігу в стандарт компанії при роботі з агентською мережею.

Для СПАО «Ингосстрах» перехід на стандарти безпаперового документообігу - не просто данина тренду. Це можливість спростити роботу численних агентів, надати їм більше свободи, звести до мінімуму відвідування ними офісу принципала і істотно скоротити терміни отримання винагороди. Слідом за автоматизацією роботи з агентськими звітами СПАО «Ингосстрах» планує перевести в електронний вигляд максимальну кількість документів, якими обмінюється як з широкою мережею своїх агентів, так і з іншими контрагентами, - це додаткові угоди, акти приймання-передачі бланків суворої звітності, первинна облікова документація і т.д.

Більш докладно про те, як СПАО «Ингосстрах» переходив на обмін електронними документами за допомогою сервісу Syneerdocs, ви можете дізнатися із запису онлайн-семінару «Місія здійсненна: автоматизуємо роботу з агентами».

Євгенія Герасимова, PR-фахівець