1. порівняння
2. Функціональність і можливості інтеграції
3. інтерфейси
4. функції пошуку
5. адміністративні настройки
6. Моделювання бізнес-процесів
7. Безпека даних і дій
8. Висновок

Вибір системи документообігу завжди пов'язаний із загальною стратегією розвитку компанії. Для комерційної організації логічно керуватися у виборі цілями, конкурентним середовищем, структурою, до якої компанія прагне, а також очікуваним економічним ефектом від впровадження системи. Держустанови, вибираючи СЕД, акцентують увагу на повноті обліку вирішуються організацією завдань і їх особливості. У будь-якому випадку, є велика кількість факторів, які потрібно враховувати, навіть якщо вони безпосередньо не стосуються предмету.

Цілі впровадження системи документообігу, як правило, збігаються:

• оптимізація контролю виконавської дисципліни;
  
• скорочення кількості документів, втрачених при обробці;
  
• зменшення часу узгодження;
  
• зменшення числа помилок при роботі з типовими документами.

Тому вимоги до СЕД зводяться до виконання наступних завдань:

• переклад з «паперового» в електронний вигляд процесів узгодження документів і призначення завдань, скорочення часу на обробку документів і доручень, можливість відстежувати хід роботи з документом;
• автоматичне оповіщення виконавців про нові документи, контроль термінів обробки;
• організація електронного сховища документів для швидкого доступу до них, легкого пошуку і збереження документів, розмежування прав доступу до захищених даних;
• автоматичне заповнення різних розділів типових документів за існуючими довідковими даними;
  
• зручні засоби контролю термінів виконання завдань і зведена звітність для керівника, проста інтеграція з існуючою поштовою системою;
  
• можливість віддаленої роботи в системі;
  
• формування звітності по документам, виконавцям, статусам документів і ін.
  
• можливість інтеграції з існуючими в компанії обліковими системами (кадровими, фінансовими, бухгалтерськими та системами управління виробничою діяльністю).
  
• швидке впровадження системи;
  
• вартість установки і підтримки системи;
  
• простота розвитку системи;
  
• можливість використання програмного забезпечення системи для вирішення додаткових завдань.

Є також додаткові критерії оцінки, які на сьогоднішній день при виборі системи набувають особливого значення:

• наявність потокового введення документів в систему, можливість роботи зі сканером;
  
• Переднастроєні модуль управління договорами;
  
• планшетний версія;
  
• наявність мобільних клієнтів.

порівняння

На сьогоднішній день в Росії існує величезна кількість електронних систем документообігу. У кожної з них є свої переваги і недоліки. Перерахованим вище критеріям в тій чи іншій мірі відповідають розглядаються нами рішення: Docsvision, Directum і ELMA ECM +. Загальна концепція цих систем полягає в об'єднанні класичної СЕД і рішення по управлінню бізнес-процесами компанії. Перевага електронного документообігу - в структурованому зберіганні і обробці документів. Мета застосування BPM-систем - розвиток процесів та підвищення ефективності операційної діяльності. Поєднуючи ці можливості, сучасні системи електронного документообігу дозволяють вийти за рамки класичної канцелярії. Розглянемо докладніше, якими засобами це досягається, і в чому полягає відмінність обраних систем за різними критеріями.

Функціональність і можливості інтеграції

Directum

Система Directum має розширений каталог бізнес-рішень. Перевагою СЕД є зручні функції нагадувань. В системі можлива настройка нумераторів, робота зі штрих-кодовими позначками. З якостей, що впливають на зручність роботи, можна виділити наступні: попередній перегляд вкладених файлів, файлові сховища, широкий вибір заповнених довідників в базовій конфігурації, інтерактивні майстри створення документів.

До недоліків можна віднести відсутність посторінкового виведення об'єктів в опис документів і результатів пошуку, неможливість застосування додаткових стилів в опису документа.

Docsvision

У Docsvision застосовуються додаткові стилі в опису документів, відображаються будь-які веб-сторінки і налаштовані звіти всередині головного вікна програми. Крім того, архівні документи переміщаються в окремі таблиці бази даних. Користувачі можуть вибирати варіант аутентифікації. Застосовується XSLT-перетворення до XML опису реєстраційної картки.

ELMA

Система ELMA має розширену лінійку бізнес-рішень. У їх числі представлений, власне, модуль ECM + , Який включає в себе одночасно функції BPM-системи і класичної СЕД. Є також модуль Проекти + - класичний набір функцій для планування і взаємодії в рамках проекту плюс можливості BPM-системи; додаток ELMA CRM + - стандартний набір функцій CRM і управління бізнес-процесами. ELMA має і своє KPI-рішення .

Плагін для роботи з MS Outlook є і ELMA ECM + і у двох інших рішень. Також система швидко інтегрується з 1С (підтримуються всі актуальні версії).

Документи в додатку можуть мати скільки завгодно версій файлів, але тільки одна може бути актуальною / поточної. На картку документа збирається вся історія зміни його змісту, це захищає користувачів від повторення примірників картки.

Система містить зручні інструменти для повноцінної роботи по документу і контроляісполнітельской дисципліни за завданнями, що стосуються цих документів.

Всі зміни, що вносяться до документ фіксуються на картці.

Коли інформація приходить в організацію в паперовому вигляді, СЕД від ELMA і додаток ELMA Агент автоматично зберігають відскановані документи.

Є можливість переглянути звіт по загальній ситуації з виконавською діяльністю з документообігу компанії. Користувачеві надано ряд фільтрів, він може формувати результати так, як вважає за потрібне.

ECM + володіє широкими можливостями налаштування і подальшої донастройки - систему документообігу та контроль робіт по документам можна сформувати за потребами конкретного підприємства і його оргструктури.

Є можливість створення шаблонів документів. Їх може створювати будь-який користувач, який навіть не має навичок в програмуванні.

Рис. 1. Документ, створений на основі шаблону ELMA

У шаблон можна автоматично внести штрих-код для подальшого розпізнавання в системі за допомогою сканера штрих-кодів.

Мобільний додаток для роботи з функціями системи через планшетний комп'ютер є у всіх розглянутих систем. Всі вони: ELMA for iPad, додатки СЕД Directum і Docsvision дозволяють забезпечити топ-менеджерам зручну роботу з планшетів і мобільних пристроїв, коли вони знаходяться поза офісом.

інтерфейси

Directum

У даній системі інтерфейси всіх режимів роботи уніфіковані, правила обробки документів і завдань налаштовуються. У режимі заміщення відзначається інформативність. Можливо видалення картки з поточного вікна і створення нової. Працювати з файлами можна онлайн в режимі check-in check-out, права доступу розподіляються до окремого файлу, кожен файл атрибутивно описується. Гарна інформативність, прозорість процесів. Є попередній вкладених файлів. Можливість для виконавця настройки нагадувань. Додавання завдання в календар MS Outlook. Є настроюються пошукові шаблони і зручні механізми фільтрації по колонках списків.

Але поряд з цим є і деякі недоліки. Наприклад, відсутня можливість посторінкового виведення елементів (в ОС Win32). Крім того, настройки візуальних ефектів мінімальні. Немає можливості локалізації назв реквізитів будь-якими мовами. Розмір картки не змінюється. При створенні посилань між електронними документами можна внести коментарі до заслання (опис зв'язку). В цілому, інтерфейс перевантажений.

Рис. 2. Інтерфейс Directum

Docsvision

У Docsvision можна застосовувати переднастроєні теми, налаштовувати стрічку команд, представляти відображення реєстраційних карток документів для кожної папки. Реалізуються механізми drag & drop, наскрізні зв'язку між документами візуалізуються у вигляді дерева. Можна проводити групові операції з посиланнями і коментувати їх. Картки завдання проектуються. Панель інструментів настроюється. Можливий повнотекстовий пошук з єдиної рядки є настроюються пошукові шаблони, дизайн пошукових форм.

Рис. 3. Інтерфейс Docsvision

При цьому можна виділити наступні недоліки: відсутня можливість автоматичного вкладення документа в завдання. Не всі операції підтримують групову обробку. Процеси непрозорі, нагадування функціонують тільки при включеному MS Outlook.

ELMA

Інтерфейс ELMA ECM + має вигляд стандартного файлового сховища, тому користувачеві не потрібно навіть досвід роботи з подібними системами.

Рис. 4. Інтерфейс ELMA

Інтерфейс введення і реєстрації документів в системі теж простий і зрозумілий - він реалізований у вигляді майстра, що складається з декількох послідовних кроків. При введенні документа в систему від користувача потрібно лише вказати необхідні реквізити документа і прикріпити електронний документ. На основі цієї інформації система генерує картку документа з усією інформацією про нього.

Внутрішній портал системи містить всю інформацію по організації. Всі необхідні інструменти для роботи користувача зібрані в одному місці: завдання, календар, стрічка повідомлень, архів документів, веб-документи, звіти.

Залежно від настройки системи операції можуть бути спрощені або, навпаки, розширені.

функції пошуку

Directum

У системі реалізований повнотекстовий пошук по документам і реквізитами реєстраційних карток. Шаблони пошукових запитів налаштовуються за реквізитами реєстраційних карток. Завантажена опис документів фільтрується. Є зручні функції настройки шаблонів пошуків. Користувач може створювати пошукові папки. Опис документів фільтрується за значеннями колонок.

До негативних якостей відносяться: неможливість розподілу прав доступу до налаштованим пошуків; відсутність налаштованих пошуків в веб-клієнта; неможливість створення складних пошукових запитів. Також немає посторінкового виведення об'єктів в опис документів і результатів пошуку, застосування додаткових стилів в опису документа.

Docsvision

Docsvision підтримує і створення складних пошукових запитів за допомогою XML, і розподіл прав доступу до налаштованим пошуків.

Недолік - повільна робота панелі перегляду.

ELMA

Документи додатки ELMA ECM + збираються в єдиний електронний архів - сховище документів. Пошук документів швидкий і зручний. Знайти потрібні документи можна не тільки за назвами, але і по заданих реквізітамкарточкі документа або реєстраційної картки. При цьому результати пошуку відображаються в суворій відповідності з правами користувача на документи. Параметри пошуку можна зберегти у форматі фільтра, а в майбутньому швидко шукати документи за цими параметрами.

Пошук працює як за назвами, так і за реквізитами. Результати відображаються відповідно до прав користувача.

Недолік: відсутність повнотекстового пошуку в документах.

адміністративні настройки

Directum

В системі можна вести організаційно-штатну структуру відразу декількох компаній. Інформація про підрозділи і співробітників докладна і може бути розширена. Функції заміщення (повне заміщення / асистент) реалізуються з автоматичним створенням папок «вхідні / вихідні». Створюється фільтр по підрядку і біжить пошук.

При цьому варто відзначити, що відображення організаційно-штатної структури не наочно, відсутня можливість сортування елементів в заданому порядку, створювати і заповнювати довідники досить важко, відсутня локалізація записи довідників. Налаштування зовнішнього вигляду і поведінки реєстраційних карток мінімальні.

Рис. 5. Зовнішній вигляд реєстраційних карток в системі Directum

Docsvision

Підтримується ведення ОШС декількох компаній. Реалізуються функції заміщення (постійний / тимчасовий заступник). Є фільтр по підрядку.

Недоліки частково ті ж: чи не наочне відображення організаційно-штатної структури, відсутність можливості сортування елементів в заданому порядку, відсутність можливості ведення історії довідника, відсутність можливості створення типізованих довідників, відсутність можливості створення ієрархічних довідників, відсутність вбудованого довідника «Номенклатура справ». Повільна робота конструктора.

Рис. 6. Довідник співробітників в системі Docsvision

ELMA

В єдиному вікні можуть об'єднуватися кілька систем, організовуючи інформаційну систему підрозділів великої компанії і якісний обмін інформацією між системами подразделеній.Можно стежити за ситуацією в інших філіях організації. Користувач отримує всю необхідну інформацію про зовнішній системі, не залишаючи своєї сторінки.

Поточний стан справ конкретного філії відбивається на окремій головній сторінці з набором інформаційних портлетів. Зручно перемикатися між сторінками підрозділів. Також можна отримувати інформацію по виконавської діяльності, дізнаватися поточні новини, переглядати документи, запускати виконання бізнес-процесів.

Рис. 7. Налаштування сторінок філій в системі ELMA

Зведена інформація по всіх підрозділах організації доступна керівникові. Інформація про підрозділи і співробітників також може бути розширена.

У спеціальному розділі «Заміщення» призначаються заміщення співробітників - вказується, хто кого заміщає, на який термін і з якої причини. Заміщення закриваються автоматично після закінчення терміну. Завдання по процесам автоматично переносяться на заміщає співробітника. Система інформує про разову завданню і про те, що даний співробітник відсутній, і пропонує вибрати виконавцем іншого співробітника.

Рис. 8. Налаштування розділу «Заміщення» в системі ELMA

У розділі «Графік відсутностей» відображається список співробітників, які відсутні на робочому місці протягом певного терміну.

Моделювання бізнес-процесів

Directum

Система має зручні функції моделювання. Доступна покрокова налагодження маршрутної схеми. У платформу рішення вбудований високорівнева мова програмування IS-Builder. Підтримується створення скриптових сценаріїв з використанням власного API, створення власних функцій. Є вбудований редактор звітів на мові IS-Builder. Але в той же час кількість базових блоків недостатнє.

Рис. 9. Моделювання бізнес-процесів в системі Directum

Docsvision

Система має зручні функції моделювання і широкі можливості проектування маршрутної схеми без застосування програмних засобів. Доступна розробка власних функцій. У системи своє API, можливе створення скриптових сценаріїв з його використанням, виклик веб-сервісів. Інструментальні засоби - MS Reporting.

Рис. 10. Моделювання бізнес-процесів в системі Docsvision

ELMA

Моделювання бізнес-процесів проводиться в зручному графічному редакторі «Дизайнер ELMA», що має простий і зрозумілий графічний інтерфейс. В якості мови для опису бізнес-процесів використовується нотація BPMN 2.0 . Мова дуже зручний для опису ланцюжків робіт і містить практично всі необхідні примітиви. Проектуванням бізнес-процесів може займатися бізнес-аналітик без участі програміста. Механізм постійного поліпшення дозволяє розвивати модель управління в компанії. Зміни в процеси вносяться на ходу, зупинка системи не потрібно.

Організувати рух документів в компанії можна по маршрутамлюбой складності. Маршрут документа визначає, через яких співробітників організації пройде документ, а також порядок і характер робіт, які з ним будуть виконувати. Сама графічна модель бізнес-процесу будується шляхом перетягування потрібних блоків операцій з палітри, потім операції з'єднуються переходами.

Рис. 11. Маршрут документа, описаний як бізнес-процес, в СЕД ELMA

Безпека даних і дій

Directum

Захистити дані в системі можна за допомогою логіна-пароля і облікових записів Windows. Можливе створення груп і ролей користувачів. Підтримується дискретна і рольова модель управління доступом. Можна видавати повноваження і привілеї. Діє розмежування прав доступу на рівні папки, реєстраційної картки, файлу, довідника. Є можливість налаштування передачі прав. Застосовується шифрування і ЕЦП.

У свою чергу, розподіл прав доступу до налаштованим пошуків неможливо, відсутні налаштовані пошуки в веб-клієнті, створення складних пошукових запитів неможливо. Недоліком також є низька швидкодія панелей перегляду.

У Docsvision є мандатний управління доступом. Розмежування прав доступу здійснюється на рівні папки, реєстраційної картки, файлу, довідника. Є також можливість налаштування передачі прав. Застосовується шифрування і ЕЦП.

ELMA

За допомогою логіна і пароля зайти в систему ELMA може будь-який користувач з будь-якого місця, де є інтернет. Вхід в систему за допомогою логіна і пароля налаштований за замовчуванням для всіх користувачів. Але єсть три основних способи захистити вхід в систему ELMA:

• Довірені пристрої - при спробі входу з будь-которого комп'ютера або мобільного пристрою, що не прописані в списку довіреніх, система відасть ПОВІДОМЛЕННЯ про неможлівість входу.
  
• Вхід по токені. Токен прів'язується до облікового запису користувача и буде ВІДПОВІДАТИ только Йому. Зайти в систему ELMA можна з будь-которого місця, де є інтернет, но только при наявності спеціального пристрою - Токена и знаючи его PIN-код. На Токен може бути записано кілька електронних ключів-контейнерів - для входу в різні системи, не тільки в систему ELMA, користувачеві не потрібно буде носити цілу в'язку ключів.
  
• Вхід по Сертифікату здійснюється аналогічним чином. Користувач, який хоче входити в систему ELMA за своїм сертифікату, прив'язує його до свого облікового запису. Зайти за сертифікатом в ELMA можна тільки з конкретного робочого місця користувача. Вхід в систему по сертифікату можливий тільки в браузерах Mozilla Firefox і Internet Explorer.
  
• Авторизація в ELMA може проводитися за технологією Single Sign On (SSO). Для входу в систему можна використовувати ім'я і пароль, з яким ви увійшли в Windows.

У завданнях узгодження, підписання і при підписанні версії документа може використовуватися електронно-цифровий підпис. Ніхто інший, навіть дізнавшись пароль, не зможе за іншого узгодити або підписати документ.

Права доступу на різні об'єкти системи налаштовуються. Все управління правами засноване на ролях елементів оргструктури і окремих користувачів системи, процес настройки полягає в графічному відображенні посад, відділів, підрозділів і розподіл відповідальності (дій за завданнями і документами).

Висновок

Всі компанії, які вибирають СЕД, стикаються з однією проблемою - довгий об'єднання придбаної системи та існуючих бізнес-процесів організації. Не багатьом вдається з ходу вбудувати процеси документообігу в наскрізні процеси компанії. Це дуже трудомістка захід, що вимагає часу, знань і безперервної комунікації всіх співробітників, що працюють з документами. Кожна розглянута система в тій чи іншій мірі завдяки своїм функціям справляється з цим завданням. Якщо оцінити результати, то перше місце по відповідності вимогам займає додаток ELMA ECM +, друге заслуговує Directum, а «бронза» дістається системі Docsvision.

# ІТобзор # Документообіг # Статті

#Електронний документооберт