Статьи

Огляд систем електронного документообігу

  1. порівняння
  2. Функціональність і можливості інтеграції
  3. інтерфейси
  4. функції пошуку
  5. адміністративні настройки
  6. Моделювання бізнес-процесів
  7. Безпека даних і дій
  8. Висновок

Вибір системи документообігу завжди пов'язаний із загальною стратегією розвитку компанії. Для комерційної організації логічно керуватися у виборі цілями, конкурентним середовищем, структурою, до якої компанія прагне, а також очікуваним економічним ефектом від впровадження системи. Держустанови, вибираючи СЕД, акцентують увагу на повноті обліку вирішуються організацією завдань і їх особливості. У будь-якому випадку, є велика кількість факторів, які потрібно враховувати, навіть якщо вони безпосередньо не стосуються предмету.

Цілі впровадження системи документообігу, як правило, збігаються:

  • оптимізація контролю виконавської дисципліни;
  • скорочення кількості документів, втрачених при обробці;
  • зменшення часу узгодження;
  • зменшення числа помилок при роботі з типовими документами.

Тому вимоги до СЕД зводяться до виконання наступних завдань:

  • переклад з «паперового» в електронний вигляд процесів узгодження документів і призначення завдань, скорочення часу на обробку документів і доручень, можливість відстежувати хід роботи з документом;
  • автоматичне оповіщення виконавців про нові документи, контроль термінів обробки;
  • організація електронного сховища документів для швидкого доступу до них, легкого пошуку і збереження документів, розмежування прав доступу до захищених даних;
  • автоматичне заповнення різних розділів типових документів за існуючими довідковими даними;
  • зручні засоби контролю термінів виконання завдань і зведена звітність для керівника, проста інтеграція з існуючою поштовою системою;
  • можливість віддаленої роботи в системі;
  • формування звітності по документам, виконавцям, статусам документів і ін.
  • можливість інтеграції з існуючими в компанії обліковими системами (кадровими, фінансовими, бухгалтерськими та системами управління виробничою діяльністю).
  • швидке впровадження системи;
  • вартість установки і підтримки системи;
  • простота розвитку системи;
  • можливість використання програмного забезпечення системи для вирішення додаткових завдань.

Є також додаткові критерії оцінки, які на сьогоднішній день при виборі системи набувають особливого значення:

  • наявність потокового введення документів в систему, можливість роботи зі сканером;
  • Переднастроєні модуль управління договорами;
  • планшетний версія;
  • наявність мобільних клієнтів.

порівняння

На сьогоднішній день в Росії існує величезна кількість електронних систем документообігу. У кожної з них є свої переваги і недоліки. Перерахованим вище критеріям в тій чи іншій мірі відповідають розглядаються нами рішення: Docsvision, Directum і ELMA ECM +. Загальна концепція цих систем полягає в об'єднанні класичної СЕД і рішення по управлінню бізнес-процесами компанії. Перевага електронного документообігу - в структурованому зберіганні і обробці документів. Мета застосування BPM-систем - розвиток процесів та підвищення ефективності операційної діяльності. Поєднуючи ці можливості, сучасні системи електронного документообігу дозволяють вийти за рамки класичної канцелярії. Розглянемо докладніше, якими засобами це досягається, і в чому полягає відмінність обраних систем за різними критеріями.

Функціональність і можливості інтеграції

Directum

Система Directum має розширений каталог бізнес-рішень. Перевагою СЕД є зручні функції нагадувань. В системі можлива настройка нумераторів, робота зі штрих-кодовими позначками. З якостей, що впливають на зручність роботи, можна виділити наступні: попередній перегляд вкладених файлів, файлові сховища, широкий вибір заповнених довідників в базовій конфігурації, інтерактивні майстри створення документів.

До недоліків можна віднести відсутність посторінкового виведення об'єктів в опис документів і результатів пошуку, неможливість застосування додаткових стилів в опису документа.

Docsvision

У Docsvision застосовуються додаткові стилі в опису документів, відображаються будь-які веб-сторінки і налаштовані звіти всередині головного вікна програми. Крім того, архівні документи переміщаються в окремі таблиці бази даних. Користувачі можуть вибирати варіант аутентифікації. Застосовується XSLT-перетворення до XML опису реєстраційної картки.

ELMA

Система ELMA має розширену лінійку бізнес-рішень. У їх числі представлений, власне, модуль ECM + , Який включає в себе одночасно функції BPM-системи і класичної СЕД. Є також модуль Проекти + - класичний набір функцій для планування і взаємодії в рамках проекту плюс можливості BPM-системи; додаток ELMA CRM + - стандартний набір функцій CRM і управління бізнес-процесами. ELMA має і своє KPI-рішення .

Плагін для роботи з MS Outlook є і ELMA ECM + і у двох інших рішень. Також система швидко інтегрується з 1С (підтримуються всі актуальні версії).

Документи в додатку можуть мати скільки завгодно версій файлів, але тільки одна може бути актуальною / поточної. На картку документа збирається вся історія зміни його змісту, це захищає користувачів від повторення примірників картки.

Система містить зручні інструменти для повноцінної роботи по документу і контроляісполнітельской дисципліни за завданнями, що стосуються цих документів.

Всі зміни, що вносяться до документ фіксуються на картці.

Коли інформація приходить в організацію в паперовому вигляді, СЕД від ELMA і додаток ELMA Агент автоматично зберігають відскановані документи.

Є можливість переглянути звіт по загальній ситуації з виконавською діяльністю з документообігу компанії. Користувачеві надано ряд фільтрів, він може формувати результати так, як вважає за потрібне.

ECM + володіє широкими можливостями налаштування і подальшої донастройки - систему документообігу та контроль робіт по документам можна сформувати за потребами конкретного підприємства і його оргструктури.

Є можливість створення шаблонів документів. Їх може створювати будь-який користувач, який навіть не має навичок в програмуванні.

Рис. 1. Документ, створений на основі шаблону ELMA

У шаблон можна автоматично внести штрих-код для подальшого розпізнавання в системі за допомогою сканера штрих-кодів.

Мобільний додаток для роботи з функціями системи через планшетний комп'ютер є у всіх розглянутих систем. Всі вони: ELMA for iPad, додатки СЕД Directum і Docsvision дозволяють забезпечити топ-менеджерам зручну роботу з планшетів і мобільних пристроїв, коли вони знаходяться поза офісом.

інтерфейси

Directum

У даній системі інтерфейси всіх режимів роботи уніфіковані, правила обробки документів і завдань налаштовуються. У режимі заміщення відзначається інформативність. Можливо видалення картки з поточного вікна і створення нової. Працювати з файлами можна онлайн в режимі check-in check-out, права доступу розподіляються до окремого файлу, кожен файл атрибутивно описується. Гарна інформативність, прозорість процесів. Є попередній вкладених файлів. Можливість для виконавця настройки нагадувань. Додавання завдання в календар MS Outlook. Є настроюються пошукові шаблони і зручні механізми фільтрації по колонках списків.

Але поряд з цим є і деякі недоліки. Наприклад, відсутня можливість посторінкового виведення елементів (в ОС Win32). Крім того, настройки візуальних ефектів мінімальні. Немає можливості локалізації назв реквізитів будь-якими мовами. Розмір картки не змінюється. При створенні посилань між електронними документами можна внести коментарі до заслання (опис зв'язку). В цілому, інтерфейс перевантажений.

Рис. 2. Інтерфейс Directum

Docsvision

У Docsvision можна застосовувати переднастроєні теми, налаштовувати стрічку команд, представляти відображення реєстраційних карток документів для кожної папки. Реалізуються механізми drag & drop, наскрізні зв'язку між документами візуалізуються у вигляді дерева. Можна проводити групові операції з посиланнями і коментувати їх. Картки завдання проектуються. Панель інструментів настроюється. Можливий повнотекстовий пошук з єдиної рядки є настроюються пошукові шаблони, дизайн пошукових форм.

Можливий повнотекстовий пошук з єдиної рядки є настроюються пошукові шаблони, дизайн пошукових форм

Рис. 3. Інтерфейс Docsvision

При цьому можна виділити наступні недоліки: відсутня можливість автоматичного вкладення документа в завдання. Не всі операції підтримують групову обробку. Процеси непрозорі, нагадування функціонують тільки при включеному MS Outlook.

ELMA

Інтерфейс ELMA ECM + має вигляд стандартного файлового сховища, тому користувачеві не потрібно навіть досвід роботи з подібними системами.

Рис. 4. Інтерфейс ELMA

Інтерфейс введення і реєстрації документів в системі теж простий і зрозумілий - він реалізований у вигляді майстра, що складається з декількох послідовних кроків. При введенні документа в систему від користувача потрібно лише вказати необхідні реквізити документа і прикріпити електронний документ. На основі цієї інформації система генерує картку документа з усією інформацією про нього.

Внутрішній портал системи містить всю інформацію по організації. Всі необхідні інструменти для роботи користувача зібрані в одному місці: завдання, календар, стрічка повідомлень, архів документів, веб-документи, звіти.

Залежно від настройки системи операції можуть бути спрощені або, навпаки, розширені.

функції пошуку

Directum

У системі реалізований повнотекстовий пошук по документам і реквізитами реєстраційних карток. Шаблони пошукових запитів налаштовуються за реквізитами реєстраційних карток. Завантажена опис документів фільтрується. Є зручні функції настройки шаблонів пошуків. Користувач може створювати пошукові папки. Опис документів фільтрується за значеннями колонок.

До негативних якостей відносяться: неможливість розподілу прав доступу до налаштованим пошуків; відсутність налаштованих пошуків в веб-клієнта; неможливість створення складних пошукових запитів. Також немає посторінкового виведення об'єктів в опис документів і результатів пошуку, застосування додаткових стилів в опису документа.

Docsvision

Docsvision підтримує і створення складних пошукових запитів за допомогою XML, і розподіл прав доступу до налаштованим пошуків.

Недолік - повільна робота панелі перегляду.

ELMA

Документи додатки ELMA ECM + збираються в єдиний електронний архів - сховище документів. Пошук документів швидкий і зручний. Знайти потрібні документи можна не тільки за назвами, але і по заданих реквізітамкарточкі документа або реєстраційної картки. При цьому результати пошуку відображаються в суворій відповідності з правами користувача на документи. Параметри пошуку можна зберегти у форматі фільтра, а в майбутньому швидко шукати документи за цими параметрами.

Пошук працює як за назвами, так і за реквізитами. Результати відображаються відповідно до прав користувача.

Недолік: відсутність повнотекстового пошуку в документах.

адміністративні настройки

Directum

В системі можна вести організаційно-штатну структуру відразу декількох компаній. Інформація про підрозділи і співробітників докладна і може бути розширена. Функції заміщення (повне заміщення / асистент) реалізуються з автоматичним створенням папок «вхідні / вихідні». Створюється фільтр по підрядку і біжить пошук.

При цьому варто відзначити, що відображення організаційно-штатної структури не наочно, відсутня можливість сортування елементів в заданому порядку, створювати і заповнювати довідники досить важко, відсутня локалізація записи довідників. Налаштування зовнішнього вигляду і поведінки реєстраційних карток мінімальні.

Рис. 5. Зовнішній вигляд реєстраційних карток в системі Directum

Docsvision

Підтримується ведення ОШС декількох компаній. Реалізуються функції заміщення (постійний / тимчасовий заступник). Є фільтр по підрядку.

Недоліки частково ті ж: чи не наочне відображення організаційно-штатної структури, відсутність можливості сортування елементів в заданому порядку, відсутність можливості ведення історії довідника, відсутність можливості створення типізованих довідників, відсутність можливості створення ієрархічних довідників, відсутність вбудованого довідника «Номенклатура справ». Повільна робота конструктора.

Повільна робота конструктора

Рис. 6. Довідник співробітників в системі Docsvision

ELMA

В єдиному вікні можуть об'єднуватися кілька систем, організовуючи інформаційну систему підрозділів великої компанії і якісний обмін інформацією між системами подразделеній.Можно стежити за ситуацією в інших філіях організації. Користувач отримує всю необхідну інформацію про зовнішній системі, не залишаючи своєї сторінки.

Поточний стан справ конкретного філії відбивається на окремій головній сторінці з набором інформаційних портлетів. Зручно перемикатися між сторінками підрозділів. Також можна отримувати інформацію по виконавської діяльності, дізнаватися поточні новини, переглядати документи, запускати виконання бізнес-процесів.

Рис. 7. Налаштування сторінок філій в системі ELMA

Зведена інформація по всіх підрозділах організації доступна керівникові. Інформація про підрозділи і співробітників також може бути розширена.

У спеціальному розділі «Заміщення» призначаються заміщення співробітників - вказується, хто кого заміщає, на який термін і з якої причини. Заміщення закриваються автоматично після закінчення терміну. Завдання по процесам автоматично переносяться на заміщає співробітника. Система інформує про разову завданню і про те, що даний співробітник відсутній, і пропонує вибрати виконавцем іншого співробітника.

Система інформує про разову завданню і про те, що даний співробітник відсутній, і пропонує вибрати виконавцем іншого співробітника

Рис. 8. Налаштування розділу «Заміщення» в системі ELMA

У розділі «Графік відсутностей» відображається список співробітників, які відсутні на робочому місці протягом певного терміну.

Моделювання бізнес-процесів

Directum

Система має зручні функції моделювання. Доступна покрокова налагодження маршрутної схеми. У платформу рішення вбудований високорівнева мова програмування IS-Builder. Підтримується створення скриптових сценаріїв з використанням власного API, створення власних функцій. Є вбудований редактор звітів на мові IS-Builder. Але в той же час кількість базових блоків недостатнє.

Рис. 9. Моделювання бізнес-процесів в системі Directum

Docsvision

Система має зручні функції моделювання і широкі можливості проектування маршрутної схеми без застосування програмних засобів. Доступна розробка власних функцій. У системи своє API, можливе створення скриптових сценаріїв з його використанням, виклик веб-сервісів. Інструментальні засоби - MS Reporting.

Рис. 10. Моделювання бізнес-процесів в системі Docsvision

ELMA

Моделювання бізнес-процесів проводиться в зручному графічному редакторі «Дизайнер ELMA», що має простий і зрозумілий графічний інтерфейс. В якості мови для опису бізнес-процесів використовується нотація BPMN 2.0 . Мова дуже зручний для опису ланцюжків робіт і містить практично всі необхідні примітиви. Проектуванням бізнес-процесів може займатися бізнес-аналітик без участі програміста. Механізм постійного поліпшення дозволяє розвивати модель управління в компанії. Зміни в процеси вносяться на ходу, зупинка системи не потрібно.

Організувати рух документів в компанії можна по маршрутамлюбой складності. Маршрут документа визначає, через яких співробітників організації пройде документ, а також порядок і характер робіт, які з ним будуть виконувати. Сама графічна модель бізнес-процесу будується шляхом перетягування потрібних блоків операцій з палітри, потім операції з'єднуються переходами.

Рис. 11. Маршрут документа, описаний як бізнес-процес, в СЕД ELMA

Безпека даних і дій

Directum

Захистити дані в системі можна за допомогою логіна-пароля і облікових записів Windows. Можливе створення груп і ролей користувачів. Підтримується дискретна і рольова модель управління доступом. Можна видавати повноваження і привілеї. Діє розмежування прав доступу на рівні папки, реєстраційної картки, файлу, довідника. Є можливість налаштування передачі прав. Застосовується шифрування і ЕЦП.

У свою чергу, розподіл прав доступу до налаштованим пошуків неможливо, відсутні налаштовані пошуки в веб-клієнті, створення складних пошукових запитів неможливо. Недоліком також є низька швидкодія панелей перегляду.

У Docsvision є мандатний управління доступом. Розмежування прав доступу здійснюється на рівні папки, реєстраційної картки, файлу, довідника. Є також можливість налаштування передачі прав. Застосовується шифрування і ЕЦП.

ELMA

За допомогою логіна і пароля зайти в систему ELMA може будь-який користувач з будь-якого місця, де є інтернет. Вхід в систему за допомогою логіна і пароля налаштований за замовчуванням для всіх користувачів. Але єсть три основних способи захистити вхід в систему ELMA:

  • Довірені пристрої - при спробі входу з будь-которого комп'ютера або мобільного пристрою, що не прописані в списку довіреніх, система відасть ПОВІДОМЛЕННЯ про неможлівість входу.
  • Вхід по токені. Токен прів'язується до облікового запису користувача и буде ВІДПОВІДАТИ только Йому. Зайти в систему ELMA можна з будь-которого місця, де є інтернет, но только при наявності спеціального пристрою - Токена и знаючи его PIN-код. На Токен може бути записано кілька електронних ключів-контейнерів - для входу в різні системи, не тільки в систему ELMA, користувачеві не потрібно буде носити цілу в'язку ключів.
  • Вхід по Сертифікату здійснюється аналогічним чином. Користувач, який хоче входити в систему ELMA за своїм сертифікату, прив'язує його до свого облікового запису. Зайти за сертифікатом в ELMA можна тільки з конкретного робочого місця користувача. Вхід в систему по сертифікату можливий тільки в браузерах Mozilla Firefox і Internet Explorer.
  • Авторизація в ELMA може проводитися за технологією Single Sign On (SSO). Для входу в систему можна використовувати ім'я і пароль, з яким ви увійшли в Windows.

У завданнях узгодження, підписання і при підписанні версії документа може використовуватися електронно-цифровий підпис. Ніхто інший, навіть дізнавшись пароль, не зможе за іншого узгодити або підписати документ.

Права доступу на різні об'єкти системи налаштовуються. Все управління правами засноване на ролях елементів оргструктури і окремих користувачів системи, процес настройки полягає в графічному відображенні посад, відділів, підрозділів і розподіл відповідальності (дій за завданнями і документами).

Висновок

Всі компанії, які вибирають СЕД, стикаються з однією проблемою - довгий об'єднання придбаної системи та існуючих бізнес-процесів організації. Не багатьом вдається з ходу вбудувати процеси документообігу в наскрізні процеси компанії. Це дуже трудомістка захід, що вимагає часу, знань і безперервної комунікації всіх співробітників, що працюють з документами. Кожна розглянута система в тій чи іншій мірі завдяки своїм функціям справляється з цим завданням. Якщо оцінити результати, то перше місце по відповідності вимогам займає додаток ELMA ECM +, друге заслуговує Directum, а «бронза» дістається системі Docsvision.


# ІТобзор # Документообіг # Статті

#Електронний документооберт

Новости