1. ПРИЧИНА ПЕРША: МІНІМІЗАЦІЯ РИЗИКІВ ПРИ аудиті
2. ПРИЧИНА ДРУГА: ПІДВИЩЕННЯ підзвітності
3. ПРИЧИНА ТРЕТЯ: КОНСОЛІДАЦІЯ ДАНИХ З ТРЕТІХ І застарілу систему
4. ДУМКА ЕКСПЕРТІВ МІЖНАРОДНОГО РІВНЯ
5. А НАВІЩО СЕД РОСІЙСЬКИМ БАНКАМ?

Навіщо СЕД в банку? Думка міжнародних експертів і практика російських компаній

Конкуренція, злиття і державне регулювання фінансової галузі радикально змінили способи ведення бізнесу в банках і кредитних організаціях. Сьогодні банки концентруються на крос-продажах, апсейле і інших методах, які дозволяють зміцнити відносини з клієнтом, і підвищують власну ефективність, в тому числі за допомогою інформаційних технологій діловодства та документообігу.

Банківська галузь - одна з найбільш автоматизованих в світі і в Росії. Тільки погляньте на список ПО для банків: автоматизовані банківські системи (АБС), фінансово-облікові системи, системи підтримки прийняття рішень (DSS), виконавчі інформаційні системи (ESS), системи обробки даних (DM), системи планування корпоративних ресурсів (ERP), системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), системи управління бізнес-процесами (BPM), і все це не рахуючи фундаментального ПО, типу операційних систем, СУБД, систем безпеки і так далі. І це ще ми забули про апаратне забезпечення типу банкоматів і терміналів. Навіщо сюди ще й система управління електронним документообігом?

Для того щоб досягти успіху на висококонкурентному ринку, банківським організаціям потрібні інструменти, які дозволяють повністю охопити поглядом все транзакції, які проводяться всередині організації і з клієнтами. Найчастіше для цього потрібно пошук по структурованим і неструктурованих документів, в тому числі в сторонніх і застарілих системах. Фінансові організації, де бізнес-процеси ведуться здебільшого на папері, тут знаходяться в серйозному програші. У свою чергу, організації, що перейшли на електронні системи управління документообігом, мають в цьому переваги. У цій статті ми поділимося своїми думками на тему того, навіщо потрібен електронний документообіг в банку, а також представимо думки міжнародних експертів та досвід власних клієнтів.

ПРИЧИНА ПЕРША: МІНІМІЗАЦІЯ РИЗИКІВ ПРИ аудиті

В фінансові організації періодично навідуються контролюючі органи, щоб провести оцінку активів і зобов'язань, компетентність організації та дотримання законодавства. Фахівці з аудиту та експертизи розкидають в організації табір на кілька тижнів і приймаються розбирати різні папери по комерційних позичках, картотеки кредитної інформації, кредитні портфелі, а також іншу інформацію, яка може представляти потенційний ризик. В умовах паперового документообігу такі перевірки можуть тривати вічність. Масивні папки з документами потрібно відшукати, витягти, здути пил і ретельно вивчити. Папки розшиваються, потім знову зшиваються, при цьому потрібні документи можуть бути загублені, продубльовані або переплутані - що електронний документообіг виключає просто фізично.

Навіть для організацій, які вже відійшли від паперових процесів і навіть запровадили якісь технології електронного документообігу (а для банків це практично повсюдна практика), перевірки можуть бути нудними, якщо потрібні дані зберігаються абияк і їх важко швидко знайти. Наприклад, багато банків, особливо великі і старі, до сих пір зберігають дані про клієнтів і фінансах на мейнфреймах в таких системах, при вигляді інтерфейсу яких у айтішника стікає скупа ностальгічна сльоза - бачили коли-небудь Z / OS? Так ми вам покажемо, ось екран входу, наприклад:

Витягнути дані з мейнфрейма, так чи просто з застарілої системи, ще важче, ніж перекладати папки (а співробітник інспекції при вигляді такої краси з 90-х, швидше за все, випаде в «режим манекена»). Тому банку, як не крути, потрібна якась сучасна система, здатна представити дані про клієнтів, фінансах, транзакціях в зрозумілому людині вигляді, незалежно від того, де вони зберігаються - і система управління документообігом може бути непоганим вибором.

Система електронного документообігу може радикально підвищити ефективність процесу банківської перевірки, скоротивши її тривалість на кілька днів (а в деяких випадках - і тижнів). У інспекторів буде швидкий доступ до документів, корпоративних звітів і канцелярії, що значно знизить втручання в бізнес-процеси банку. У системах документообігу, що базуються на веб-клієнті - ось такий він у СЕД ТЕЗІС , Можна подивитися на відео - перевіряючим навіть можна відкрити захищений віддалений доступ до даних, і їм взагалі не доведеться приходити в офіс.

ПРИЧИНА ДРУГА: ПІДВИЩЕННЯ підзвітності

Керівництво банку розуміє бізнес-процеси, які забезпечують його діяльність. Напевно, воно бачить, що багато хто з них можна спростити, виключивши ручну маршрутизацію документів в різних рутинних процедурах і вивільнивши персонал, який цим займається. Якщо це так, то можна задуматися про впровадження електронної системи документообігу.

Разом з системою документообігу керівництво банку отримає більш жорстке управління бізнес-процесами. Маршрути руху документів по ним можна буде задати однозначно - таку можливість дає конструктор бізнес-процесів. Додатково до цього, воно отримає можливість стежити за тим, щоб дії по бізнес-процесам виконувалися чітко і вчасно. Автоматизуючи бізнес-процеси, фінансова організація гарантує самій собі, що потрібну інформацію побачать потрібні люди в потрібний час. А механізм генерації звітів дасть цьому докази.

завдяки автоматизації канцелярії , Організація може бути впевнена, що документи будуть збережені і / або знищені відповідно до графіків зберігання. Це дозволить звести до мінімуму роботу організації, якщо коли-небудь, наприклад, доведеться пред'явити документи у відповідь на виклик до суду. Графіки зберігання можуть бути надані регулюючим органам в доказ того, що в питаннях зберігання і розпорядження документами не може бути людської помилки. Крім того, наявність метаданих в базі даних полегшує складання звітів по мірі необхідності для вирішення конкретних завдань організації.

ПРИЧИНА ТРЕТЯ: КОНСОЛІДАЦІЯ ДАНИХ З ТРЕТІХ І застарілу систему

Банківські та фінансові організації, які перейшли на електронні процеси документообігу, але як і раніше відчувають труднощі з доступом до корпоративної інформації, не отримують максимальну віддачу від своїх інвестицій в технології. Якщо в компанії неможливо отримати однаковий доступ до даних з різних систем, які в ній використовуються (а в банках їх багато), це надзвичайно ускладнює стандартизацію процесів, якщо не перетворює її в нездійсненне завдання. Специфічні системи, доступні тільки для деяких відділів, не набагато краще паперових картотек. Бізнес-процес може застрягти перед ними, як перед зачиненими дверима.

На застарілі системи ми вже лаялися. Вони ускладнюють і управління документообігом, і доступ до інформації, і зв'язок між департаментами. Зазвичай застаріле ПЗ один раз пишеться для специфічної завдання, багато років добре працює, і його не чіпають, а потім з'ясовується, що воно застаріле. Наприклад, коли два банки приймають рішення про злиття і постає питання про інтеграцію між їх системами.

Система контролю документообігу, що володіє гнучкими можливостями інтеграції з іншими системами, дозволяє консолідувати дані в одному місці, незалежно від того, де вони спочатку знаходилися. З численними внутрішніми системами її можна інтегрувати - у СЕД ТЕЗІС такі можливості є ; із застарілих систем в неї можна перенести дані і, по можливості, нарешті позбутися від старого ПО - як це зробив один наш великий клієнт з банківської сфери, які мігрували в СЕД понад 100 тисяч карток документів з прикріпленими сканованими вкладеннями.

ДУМКА ЕКСПЕРТІВ МІЖНАРОДНОГО РІВНЯ

У попередній частині статті ми поділилися своїми міркуваннями на тему того, навіщо потрібна система документообігу в банку. А ось авторитетний західний ІТ-ресурс InformationWeek провів окремий експертне опитування на тему того, які переваги дає система управління документообігом в банку. Думкою поділилися представники компаній, які безпосередньо ведуть розробку електронних засобів зберігання і руху документів: AdobeSystems, відповідальна за формат PDF, і EMC - виробник відомої системи документообігу, якою користуються і в Росії.

Information Week: «Які переваги отримує банк, який розгорнув рішення по управлінню документообігом?»

Ніколь Кілі (Nicole Kealey), Adobe Systems: «Система документообігу в банку впливає на всі сфери його діяльності, від обробки форм до управління договорами і листами від клієнтів. Здатність створювати, управляти, зберігати і поширювати всі види документів дає фінансовим організаціям можливість підвищити продуктивність співробітників, скоротити цикли обробки документів, а також забезпечити стандартизированность подачі і захист інформації ».

Айван Фернандес (Ivan Fernandez), EMC: «Компанії, що надають фінансові послуги, дивляться на систему управління документообігом як на можливість розгребти завали інформації, які заважають їм досягти їх стратегічних цілей. Неважливо, що це за цілі - мінімізація ризиків при аудиті або зростання вигоди від спілкування з клієнтами шляхом крос-продажів або апсейла, у них у всіх є загальний компонент: необхідність в русі документів по організації ».

Information Week: «Що заважає впровадженню СЕД в банках?»

Adobe Systems: «СЕД - це не просто програмне забезпечення. Це, якщо хочете, практика, дисципліна ведення бізнесу. Головна проблема полягає в тому, щоб зрозуміти: робота в СЕД тісно пов'язана з культурою колективу і звичками співробітників. Щоб успішно впровадити систему документообігу, банкам необхідно знайти способи зробити так, щоб співробітникам було просто і зручно використовувати систему. При розробці проекту впровадження СЕД важливо враховувати для користувача зручність і ретельно продумувати, які виконавці в компанії отримають найбільшу вигоду від використання СЕД ».

EMC: «Кожна організація, що надає фінансові послуги, повинна дотримуватися баланс між впровадженням нових технологій і організаційними змінами. Технології вирішують проблему лише частково. Технології електронного документообігу дають можливості, але компаніям слід мотивувати своїх співробітників працювати в інший, більш продуктивної манері. Крім цього, ми не бачимо ніяких бар'єрів, які б перешкоджали широкому поширенню систем документообігу ».

InformationWeek: «Які кроки потрібно зробити банку, щоб максимізувати ROI від впровадження систем управління документами? Якими способами можна виміряти ефективність рішення? »

Adobe Systems: «Управління документами - це дещо ширше поняття, ніж просто надання співробітникам єдиного місця для зберігання документів. Для того щоб повністю усвідомити плюси і мінуси СЕД, компанії повинні розглядати повний цикл руху інформації - від її створення до приміщення в архів. Банкам особливо слід звернути увагу на такі переваги, як простота створення документів, простота обміну документами між тими, хто над ними співпрацює, безпеку і відповідність внутрішнім регламентам компанії і, найголовніше, вплив на здатність вести бізнес більш ефективно ».

А НАВІЩО СЕД РОСІЙСЬКИМ БАНКАМ?

Серед наших клієнтів присутні різні гравці банківського ринку - зокрема регіональні. Звертаючись до нас з проханням впровадити автоматизовану систему документообігу ТЕЗА, вони виставляли різні вимоги до системи, які відображали те, чого банкам не вистачало в своїй поточній роботі.

Так, один з найбільших наших клієнтів - міжнародний банк «Інтеза» , В першу чергу запросив у нас автоматизацію управління документами і договорами, контроль виконавської дисципліни та автоматизацію канцелярії.

Якутський « Алмазергіенбанк », Звертаючись до нас, на першому етапі планував автоматизувати процеси узгодження внутрішніх документів банку, господарських договорів і нестандартних договорів, процеси управління потоками вхідної та вихідної документації, управління нарадами і контроль виконавської дисципліни. На другому етапі замовник хотів провести інтеграцію з АБС, системою управління кадрами, системою побудови бізнес-процесів, а також автоматизувати діяльність юридичної служби та відділу фінансового моніторингу.

Самарський « Волго-Камський банк »Шукав систему, що володіє такими властивостями як кроссплатформенность, зручність інтерфейсу, а також легка синхронізація рішення з іншими системами установи. В результаті впровадження СЕД ТЕЗІС в банку були повністю автоматизовані такі процеси, як контроль виконавської дисципліни, реєстрація вхідної документації, узгодження документів, обробка та проходження заявок.

Тольяттинский « ФіаБанк »За допомогою ТЕЗІС позбувся застарілої платформи на базі IBM Lotus Notes / Domino. У новій системі компанія шукала надійність і широкі функціональні можливості, високу швидкість роботи і легкість супроводу. Компанії також хотілося мати сучасну систему документообігу, побудовану на технологіях нового часу.

На базі системи ТЕЗІС в ЗАТ «Солід Банк» (м Петропавловськ-Камчатський) були автоматизовані процеси узгодження документів і договорів, контроль виконавської дисципліни та інші бізнес-процеси, а також організована реєстрація і зберігання документів.

Комерційний банк " нафтовий Альянс », В свою чергу, реалізував на базі ТЕЗІС процеси постановки та виконання ряду робочих завдань, погодження та затвердження документів і договорів і електронну канцелярію.

Таким чином, за нашим досвідом російським банкам системи документообігу потрібні для вирішення наступних завдань:

• Автоматизація бізнес-процесів і завдання маршрутів руху документів;

• Автоматизація документообігу компанії, яка не є специфічним: управлінського, господарського, кадрового, юридичного;

• Контроль виконавської дисципліни;

• Автоматизація процесів діловодства та електронного канцелярії;

• Автоматизація управління нарадами;

• Консолідація документів з сторонніх систем, що забезпечують основну діяльність банку, включаючи АБС;

• Заміна застарілих систем на нову, ефективну і сучасну систему електронного документообігу.