Заняття 2: що значить «купити комп'ютер»
«Не було турботи - купила баба порося» © Народна приказка

Абсолютно точно описана реакція представниці бухгалтерської служби, тоскно поглядає на рахунки, рахунки-фактури та накладні, в яких їй зрозуміло тільки одне слово Intel, та й то, тільки тому, що вона його в рекламі по телевізору бачила. Якщо ж при сакральної комбінації AMD Athlon не стоятиме російського (вже!) Слова «комп'ютер», то ніякими силами (крім супровідної записки) ви не поясните бухгалтеру ЯК і ЩО саме він повинен позиціонувати у себе в бухгалтерському та податковому обліку.

Ліричний відступ: Бачили ви, як їжак будує гніздо? Домашній, природно, їжачок, якому від щедрот господарі кинули купу обгорткового паперу і старих газет? Він квапливо тягне всі ці скарби в затишний куточок, мне їх у великій, безформний ком, забирається всередину, буквально намотуючи на себе папір і, щасливо посопев, засинає до весни ... Хочете втихомирити і заспокоїти вашого бухгалтера? Тоді дайте йому папери! Багато паперів - якомога більше паперів, і тоді ви не тільки розвіється одвічну тугу бухгалтерської служби, а й допоможете своїй організації грамотно розпорядитися грошовими ресурсами і технікою.

Перш ніж купувати будь-яку комп'ютерну техніку, спочатку визначте, ЩО саме ви купуєте, для яких виробничих або управлінських цілей, потім опредедіте позицію придбаного обрудования в Класифікації, прийнятої для податкового обліку, і в Класифікації, прийнятої для обліку бухгалтерського. Зведіть всю цю інформацію в єдиний Лист-заявку. Нехай цей Лист-заявка супроводжує всі стадії замовлення, оплати, отримання та введення в експлуатацію придбаного обладнання, поповнюючись під час цього процесу новою інформацією (якщо така виникне), і тоді ви зможете бути впевнені в тому, що і ви, і бухгалтерія однаково розумієте завдання існування і життєвий цикл цього обладнання.

Отже, разоб'ем описаний вище метод на підзадачі і розглянемо способи і проблеми виконання кожної з них, а потім складемо Лист-заявку.

1. ЩО ми купуємо? Це найперший і найголовніший питання. Спочатку розлогу цитату з ПБО 6/01 «Облік основних засобів» (Наказ МФ РФ від 30.03.2001 р № 26н, в ред. Наказу МФ РФ від 18.05.2002 р №45н), пункт 6-й:

«Одиницею бухгалтерського обліку основних засобів є інвентарний об'єкт. Інвентарним об'єктом основних засобів визнається об'єкт з усіма пристосуваннями і приладдям або окремий конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій, або ж окремий комплекс конструктивно зчленованих предметів, що становлять єдине ціле і призначений для виконання певної роботи. Комплекс конструктивно зчленованих предметів - це один або кілька предметів одного або різного призначення, що мають спільні пристосування і приладдя, загальне управління, змонтовані на одному фундаменті, в результаті чого кожен входить в комплекс предмет може виконувати свої функції тільки в складі комплексу, а не самостійно.

У разі наявності у одного об'єкта декількох частин, що мають різний термін корисного використання, кожна така частина враховується як самостійний інвентарний об'єкт ».

На думку більшості практикуючих ліцензованих аудиторів «Комп'ютер ... це процесор, монітор і пристрій управління (клавіатура, миша). Без цього мінімального набору персональний комп'ютер в переважній більшості випадків не може використовуватися у виробничих цілях. Периферійні пристрої (принтери, сканери, модеми), що мають відмінний від персонального комп'ютера термін служби, підлягають обліку як самостійні інвентарні об'єкти ». (Н. Григоращенка, провідний аудитор аудиторської фірми «Критерій-Аудит», «Фінансова газета», №29, 2002 г. Цит. По СПС «Консультант Плюс»). Такої ж думки, часто, дотримуються і податкові органи. Не мені вам говорити, скільки смислових помилок містить вказане вище визначення комп'ютера. Взяти хоча б завзяте іменування системного блоку «процесором». Можна було б зловити шановну пані аудитора на слові і попросити її продемонструвати ПРАЦЮЄ комп'ютер з процесором, монітором і клавіатурою, але БЕЗ материнської плати, відеокартки, вінчестера, флоппі-дисковода або CD-ROM приводу, а так само без плат оперативної пам'яті і (хоча це розкіш для робочої машини) без звукової карти. Вам не смішно? Мені теж.

Цілком можливо уникнути подібного роду смислових помилок, які неминуче тягнуть за собою помилки вже бухгалтерські, невигідні для IT-фахівця, зацікавленого в своєчасному оновленні і заміні обладнання, - треба лише грамотно оформити документи, що супроводжують придбання цього обладнання.

Ще один момент - зверніть увагу на слова з ПБО 6/01 про те, що «У разі наявності у одного об'єкта декількох частин, що мають різний термін корисного використання, кожна така частина враховується як самостійний інвентарний об'єкт». Саме ці чарівні слова і дозволять нам міняти клавіатури і маніпулятори типу «миша» хоч щороку, а то й частіше, проте - при виконанні деяких особливих умов, знову ж пов'язаних з правильним оформленням супровідних документів.

Отже, перш за все, визначимо для себе, який мінімум дроблення нам необхідний. Іншими словами, купуючи комп'ютер і периферію до нього, необхідно вже з самого початку знати, як часто і який ми маємо намір виробляти апгрейд. Розглянемо можливі варіанти на наступному прикладі.

Припустимо, наша задача - зібрати комп'ютер для бухгалтера. Нехай це буде проста «робоча конячка», трохи більше «розумна», ніж інтелектуальна друкарська машинка. Спеціаліст IT-відділу, в просторіччі «комп'ютерник», сідає і накидає наступну конфігурацію, прикидаючи приблизну вартість кожного компонента:

№ п / п

Найменування

Ціна, $

1Корпус

$ 50

2Материнська плата зі звуком, відео і LAN

$ 60

3Процесор Celeron 1000 Tualatin

$ 55

4Пам'ять 128 Мб SDRAM PC133

$ 15

5HDD 20 Гб

$ 65

6FDD 3,5 "

$ 8

7CD-ROM

$ 25

8Mouse

$ 10

9Keyboard

$ 10

10Mouse pad

$ 3

11Монітор 15 »

$ 130

Разом:

$ 431

Тепер виникає питання всіх часів і народів, - як будемо купувати, в збірці або по компонентах? Як вигідніше? У 80 випадках з 100, після кислого кивка директора «Ну що ж ... йдіть, виписуйте рахунок. Рахунок віддасте в бухгалтерію », ви, по накатаній доріжці йдете виписувати цей самий рахунок в знайому конторку типу« СтройТоргВсе ».

Чи отримуєте на руки незрозумілий документ типу:

Будьте впевнені, що в інших супровідних документах, таких як накладна і рахунок-фактура, товарна позиція (рядок під номером в таблиці рахунку) так само буде одна-єдина. Для бухгалтерського обліку будь-якої первинний документ є обставиною непереборної сили. Це означає, що отримавши такий рахунок, таку накладну і рахунок-фактуру, ваша бухгалтерія прийме до обліку один-єдиний інвентарний об'єкт, абсолютно не звертаючи уваги на те, що ви будете з піною у рота доводити, що маніпулятор типу «миша» це геть то mouse, клавіатура це keyboard і що по-хорошому їх міняти треба щороку, а от корпус ( «Який корпус?» - запитають вас - «Там взагалі немає ні слова, ні про яке корпусі !!!») треба б уже через два роки змінити - при наших-то скачках напруги в мережі, та й раптом захочеться змінити процесор ( «Який процес р? Celeron? Не плутайте мене, молода людина, - там написано КОМП'ЮТЕР CELERON », ні слова про процесор Celeron»). І в інвентарну картку бухгалтерського обліку основних засобів невблаганно буде зроблено запис «Комп'ютер Celeron. Вартість $ 366,67. Термін амортизації - 5 (обурений крик пропускається повз вуха) років ».

Знаєте, чим це загрожує? Тим, що ви ніякими силами не зможете умовити бухгалтерію списати зношену миша або клавіатуру. Що заміна згорілого монітора збільшить вартість всього комп'ютера і збільшить суму амортизації, що йде на витрати, але жодним чином не дозволить вам офіційно списати колишній монітор. Як, скажіть на милість, ви його спишете, якщо вам з наявних первинних документів абсолютно невідомо, скільки саме коштував монітор - у вас є тільки ціна всього комплекту and only. Тупик.

Тупик, вихід з якого лежить тільки в неформальних операціях з кхм ... «неврахованими готівкою в обороті». Вихід, насправді, тільки один - необхідно, щоб рахунок на попередню оплату, а потім накладна на відпуск товару та рахунок-фактура до неї містили детальну розбивку за елементами специфікації придбаного устаткування - в даному випадку, комп'ютера. Ще вигідніше і логічніше купувати не комп'ютер в збірці, а за окремими компонентами - в бухгалтерському оформленні це буде виглядати набагато складніше, зате ви зможете самі, виходячи з дійсно різних термінів служби окремих компонентів комп'ютера, сформувати його як інвентарний об'єкт, поділений на окремі інвентарні об'єкти -складати. Але навіть комп'ютер в збірці залишає нам простір для маневру. Слід зазначити, що дроблення до рівня материнської плати, процесора, плат пам'яті логічно неможливо - це все одно, що приймати до обліку автомобіль, поділивши його на движок, трансмісію, акумулятори та амортизатори, колеса і сидіння. Все ж всі ці комп'ютерні складові, об'єднані корпусом і складають той самий «системний блок», коий і може служити одиницею інвентарного обліку. Пам'ятаючи визначення з ПБО 6/01 про «наявність у одного об'єкта декількох частин, що мають різний термін корисного використання», складемо наступний варіант нашого рахунку:

Зверніть увагу - відмінність цього варіанту рахунки в тому, що кожна позиція має російське найменування виду пристрою, що максимально полегшить бухгалтерії роботу з оформлення придбаного обладнання. В бухгалтерській справі здогади, самостійні тлумачення неприпустимі, все диктують форма і зміст первинних документів.

Звичайно ж, мало кому з фірми-продавця буде полювання так ретельно возитися зі специфікацією, але ж «мріяти не шкідливо». Подібна послуга покупцям буде згодом обов'язково оцінена по достоїнству, а поки що в умовах нового Податкового кодексу і оновленого ПБО 6/01 ми існуємо досить малий час, та й багато бухгалтерські служби просто не зуміли зорієнтуватися в особливостях застосування цих документів.

Крім того, настійно раджу обзавестися грамотним технічним обґрунтуванням, чому ви оцінюєте термін служби того чи іншого компонента в ту чи іншу кількість місяців (в бухгалтерському та податковому обліках одиницею виміру термінів служби є місяць. Наприклад, два роки будуть позначені як 24 місяці, а 5 років - як 60 місяців) і викласти це обгрунтування на папері. Найкраще - особливо на великих підприємствах, які володіють досить об'ємним парком різного комп'ютерного та колокомп'ютерноï обладнання - записати це обгрунтування на папері, узгодивши його з бухгалтерією і службою матеріально-технічного постачання, а потім затвердити для внутрішньофірмового застосування наказом Директора.

І ось тут ми впритул підходимо до наступної задачі:

2. Визначення позиції придбаного обрудования в Класифікації, прийнятої для податкового обліку, і в Класифікації, прийнятої для обліку бухгалтерського.

Тут нам доведеться піти на роздвоєння свідомості і не зійти при цьому з розуму. Способи обліку основних засобів для цілей бухгалтерських і для цілей податкових абсолютно РІЗНІ. Цілком може бути так, що з точки зору податкового обліку (з метою обчислення податкової бази по податку на прибуток) інвентарний об'єкт вже НЕ існує, а з точки зору бухгалтерського обліку - ще як існує і навіть впливає на обчислення податку на майно. А може бути рівно навпаки. Все це тому, що для обліку бухгалтерського ми керуємося ПБО 6/01, де описана одна методика розрахунку терміну корисної експлуатації обладнання, а для податкового обліку керівництвом до дії є глава 25 Податкового кодексу Росії, де та ж методика зовсім інша. Ця плутанина пояснюється тим, що, як ми пам'ятаємо, завдання бухгалтерського обліку - показати власнику структуру і стан його капіталовкладень, а завдання податкового обліку - показати державі, що підприємство має заплатити певну суму податків з тих чи інших, спеціально обумовлених підставах.

Спочатку про облік бухгалтерському. Для наших цілей він найбільш важливий. Саме в бухгалтерському обліку об'єкт основних засобів приймається до обліку, а потім, після деякого терміну корисної експлуатації, списується з обліку. Пункт 20 ПБУ 6/01 говорить:

«20. Строк корисного використання об'єкта основних засобів визначається організацією при прийнятті об'єкта до бухгалтерського обліку.

Визначення терміну корисного використання об'єкта основних засобів провадиться виходячи з:

• Очікуваного терміну використання цього об'єкта відповідно до очікуваної продуктивністю або потужністю;

• Очікуваного фізичного зносу, залежить від режиму експлуатації (кількості змін), природних умов і впливу агресивного середовища, системи проведення ремонту »

На жаль, поняття морального зносу так і не увійшло в бухгалтерську практику. Для бухгалтерів існує лише термін корисного використання, який може бути визначений лише один раз, в момент введення об'єкта основних засобів в експлуатацію. Якщо ж надалі технічний геній представить нам абсолютно новий вид носія інформації або спосіб обробки зображення, ми не зможемо на цій підставі негайно вивести морально застарілий об'єкт з експлуатації, списати його з бухгалтерського обліку, а натомість придбати новий. Тому - НЕ промахніться, визначаючи строк корисного використання при введенні в експлуатацію того, що ви придбали. Щоб максимально оптимізувати терміни списання і вчасно міняти застаріваюче обладнання необхідно ретельно, відповідно до ПБО 6/01, вибрати систему оцінки термінів корисної експлуатації. Складіть свою, внутрішню Технічну інструкцію (запропоноване вище технічне обгрунтування термінів служби різних видів обладнання), затвердите її як частину облікової політики підприємства наказом Директора Товариства та тоді миші і клавіатури, дисководи і монітори влаштують веселий обліковий хоровод, невпинно змінюючись і радуючи око своєю новизною.

З метою податкового обліку слід керуватися вказівками глави 25 Податкового Кодексу України, стаття 258 «Амортизаційні групи, особливості включення амортизується майна до складу амортизаційних груп». Пункт 1-й цієї статті сказано: «амортизується майно розподіляється по амортизаційних групах відповідно до термінів його корисного використання. Строком корисного використання визнається період, протягом якого об'єкт основних засобів або об'єкт нематеріальних активів служить для виконання цілей діяльності платника податків. Строк корисного використання визначається платником податку самостійно на дату введення в експлуатацію даного об'єкта амортизується майна відповідно до положень цієї статті і з урахуванням Класифікації основних засобів, що затверджується Кабінетом Міністрів України ».

І Уряд Російської Федерації, на радість нам, затвердив Постановою № 1 від 01 січня 2002 «Класифікацію основних засобів, що включаються в амортизаційні групи». (Дивовижна самовідданість, чи не так - перший день нового року, а вже приймаються такі серйозні постанови).

Інтерес для нас представляють наступні позиції даної Класифікації:

Як бачимо, практично вся наша комп'ютерна техніка потрапляє в Третю амортизаційну групу, всередині якої ми вільні проставляти термін корисного використання (з метою податкового обліку) від 3-х років і одного місяця до 5 років включно (т. Е. Від 37 до 60 місяців ). Якщо вже особливо потрібно, то можна скористатися і Четвертої групою. Кодування ОКОФ - це Загальноросійський Класифікатор Основних Фондів, затверджений Постановою Держстандарту РФ від 26.12.1994 (введений в дію з 01.01.1996 р) При позиціонуванні придбаного устаткування необхідно керуватися зразковим збігом позицій ОКОФ з видами обладнання, оскільки точна відповідність неможливо - надто швидко змінюються технології і занадто повільно - Постанови. У зазначеній вище таблиці дані коди ОКОФ груп основних засобів - докладніше слід дивитися в самому ОКОФ.

У Преамбулі до «Класіфікації основних засобів, что включаються в Амортизаційні групи», на якові посілається стаття 258 глави 25 НК РФ, сказано, что «зазначилися Класифікація может використовуват для цілей бухгалтерського обліку». «Про радість, про щастя!» Вигукують працівники бухгалтерських служб і стверджують цю Класифікацію і для цілей бухгалтерського обліку (для цілей податкового обліку вони зобов'язані її застосовувати). «О горе нам! ...» вигукують у відповідь фахівці IT-служб організації, тому що тепер вони змушені проставляти строки корисного використання та клавіатури, і маніпулятора типу «миша» 37 місяців ... Чому раді бухгалтера? Тому що їм не потрібно, відповідно до вказівок статей 313-314 і 322-323 25 глави НК РФ вести спеціальні окремі Реєстри податкового обліку, їм в цьому випадку і бухгалтерських вистачає. Чому сумні IT-фахівці? Тому що три роки ніяка миша не витримає, - особливо якщо «Unreal Tournament 2003» вийде. Не піддавайтеся на провокації, товариші! «Може» не означає «повинна». Тим більше, якщо ви працюєте у великій організації, для роботи якої правильна оборотність техніки є досить важливим фактором. Втретє кажу, - напишіть свою Технічну інструкцію, свою Класифікацію для цілей бухгалтерського обліку.

Тепер залишилося вирішити останню, маленьку задачу:

3. Для яких виробничих або управлінських цілей купується обладнання? Це найлегша завдання. Справа в тому, що в силу певної специфіки бухгалтерського обліку амортизація обладнання лягає - в основному - або на виробничі витрати (рахунок бухгалтерського обліку 20 «Основне виробництво»), або на загальногосподарські витрати (однойменний рахунок бухгалтерського обліку 26), або на витрати обігу ( рахунок бухгалтерського обліку 44 «Витрати на продаж»). Якщо комп'ютер купують для DeskTopPublishing & Pre-Press фахівця видавничої фірми, то це обладнання буде безпосередньо брати участь в процесі виробництва і тоді рахунком обліку амортизації буде 20-й. Якщо комп'ютер набувають в бухгалтерію, - то це обладнання для процесу управління організацією та рахунком обліку амортизації буде 26-й. Ну а якщо це комп'ютер для установки в торговому залі - скажімо, на ньому буде товарна база по аудіо- і відео- записів для того, щоб в ній рилися і покупці, і продавці, то це вже буде 44-й рахунок. Необов'язково при складанні Ліста-заявки (ось він, нарешті!) Проставляти номер рахунку бухгалтерського обліку - досить чітко позначити, в яке з підрозділів організації, а так само, якого фахівця (за посадою) призначається комп'ютерне обладнання, і все.

Отже, Лист-заявка! Цей документ не входить ні в один перелік, ні в один стандарт. Це просто розробка автора статті. Сподіваюся, у вашій роботі це стане в нагоді. Завантажити документ можна тут (Документ у форматі XLS, упакований архиватором ZIP, 4912 Байт).

В додатку №1 - зразок заповнення такого Ліста-заявки цифрами з нашого прикладу. Приклад, природно, умовний, головна умовність в тому, що в даній організації Класифікація амортизаційних груп з метою бухгалтерського обліку прийнята своя, а в цілях податкового обліку використана стандартна, зазначена в Податковому кодексі.

В додатку №2 - порожній бланк для роботи. Завантажуйте, змінюйте як завгодно для своїх потреб і користуйтеся на здоров'я і на благо.

Якщо Вас зацікавлять конкретні приклади з бухгалтерського оформлення прийняття до обліку основних засобів з використанням уніфікованих форм первинної облікової документації, а так само схеми проводок по рахунках бухгалтерського обліку - пишіть автору: на підставі ваших листів і питань буде складена підсумкова стаття циклу з відповідями на питання.