У великих холдингах створені спеціальні служби безпеки, які перевіряють контрагентів із залученням максимально можливих засобів, в тому числі баз даних державних органів. Але при відсутності такої структури насправді може здійснити юрист компанії. Про те, як це зробити, читайте у цій статті.

Правовстановлюючі документи - перші в списку

Іноді керівник організації звинувачує юриста в зайвій перестраховке. Йому здається, що витребування у контрагента цілого пакету документів гальмує бізнес-процес. Однак багато бізнесменів, навчені гірким досвідом, бажаючи захистити інтереси фірми (особливо якщо засновник і керівник - одна особа), стали більш серйозно ставитися до підписання документів.

Щоб уникнути негативних наслідків, юристу необхідно здійснити ряд заходів, в тому числі рекомендованих Листом Мінфіну Росії від 10.04.2009 № 03-02-07 / 1-177. В першу чергу перевірити документи, що підтверджують статус контрагента. Деякі називають їх установчими, але це не зовсім правильно. До установчих документів відноситься статут (в деяких випадках установчий договір або аналогічний документ), інші ж до установчих відношення не мають. Це статутні, або правовстановлюючі документи. Більш правильно говорити правовстановлюючі.

Статут контрагента з відміткою податкового органу на останньому аркуші визначає види діяльності компанії, повноваження підписувача (особи, що підписує договір, - одноосібного виконавчого органу), термін, на який підписант обраний, випадки отримання схвалення угоди акціонерами (учасниками) - радою директорів або іншим передбаченим статутом органом.

Свідоцтва є документами, що підтверджують факт реєстрації юридичної особи, його постановки на податковий облік та внесення в ЕГРЮЛ. Більш того, дані, зазначені в свідченнях, дадуть юристу можливість самостійно контролювати стан контрагента на спеціалізованому інтернет-ресурсі. Так, набравши свідоцтва про Державну реєстрацію або КПП організації, можна в лічені хвилини отримати основну інформацію про контрагента. Слід звернути увагу і на те, що якщо в документах різні КПП, то організація змінювала своє місцезнаходження. Значить, має бути представлено рішення відповідного органу управління, зареєстроване в установленому порядку.

Лист органу статистики підтверджує види діяльності, зазначені в статуті організації. При його вивченні також необхідно звернути увагу на керівника, якому цей лист адресовано. Наприклад, якщо від імені компанії діє генеральний директор Петров П.П., а в листі вказано Іванов І.І., то такої організації потрібно отримати новий лист на ім'я чинного генерального директора. Воно буде підтвердженням того, що поряд зі зміною керівника організація не внесла зміни в установчі документи, в тому числі не змінила види діяльності.

Обережність зайвої не буває

Для перевірки повноважень особи, яка підписує договір, треба в першу чергу вивчити рішення відповідного органу управління контрагента (акціонерів / учасників або ради директорів, в залежності від того, до чиєї компетенції віднесене вирішення даного питання статутом). У ньому важлива дата прийняття. Слід порівняти її з терміном повноважень керівника, передбаченим статутом, а також запросити свідоцтво, яке підтверджує реєстрацію цих змін в ЕГРЮЛ.

У разі якщо підписантом є не особа, яка має право без довіреності діяти від імені юридичної особи, його Повноваження особи, що не має права без довіреності діяти від імені юридичної особи, повинні бути підтверджені довіреністю. При цьому документи щодо керівника компанії також обов'язково перевірити. Адже необхідно підтвердити, що особа, яка підписала таку довіреність, має на це право, а сама угода не стане предметом спору в рамках ст. 183 Цивільного Кодексу Російської Федерації (Інформаційний лист Президії Вищого Арбітражного Суду РФ від 23.10.2000 № 57).

В ідеалі не зайве було б перевірити паспорт особи, що підписує договір (незалежно від його посади і статусу в компанії). Але доводиться змиритися з реальністю: чомусь від такої практики відмовляються. Як правило, паспорта вимагають при укладанні договорів з фізичними особами. Хоча ризик підписання договору неналежною особою є в обох випадках.

При вивченні дозвільної документації важливо звернути увагу на вимоги, що пред'являються до неї чинним законодавством. Порядок ліцензування окремих видів діяльності в даний момент знаходиться в так званому тестовому режимі. Тому ретельно вивчіть ліцензію, особливо: ким видана, термін видачі (дії), вид діяльності.

Незамінним документом для всебічної перевірки є виписка з ЕГРЮЛ. Причому, чим пізніша дата видачі в ній зазначено, тим менше шансів підписати договір з шахраями. Виписка підтверджує правильність всієї зазначеної в раніше розглянутих документах інформації: найменування контрагента, його місцезнаходження, дозволені види діяльності, відомості про особу, яка має право без довіреності діяти від імені юридичної особи, відомості про внесення змін як до установчих документів, так і в ЕГРЮЛ. Поряд з цим виписка містить інформацію про припинення діяльності організації або її знаходженні в процесі ліквідації. Відомі випадки, коли організація-замовник, не запрошуючи виписку з ЕГРЮЛ, підписувала договір, перераховувала грошові кошти на рахунок контрагента, а згодом ставало відомо, що договір був укладений вже після ліквідації контрагента. Організація не тільки втрачала гроші, а й часто змушена була вплутуватися в суперечки з податковими органами, які наполягали на неможливості списання цієї суми на витрати, з огляду на те що організація не проявила належної ступеня обачності.

Іноді, звичайно при проведенні конкурсів, однією з вимог є уявлення річного бухгалтерського балансу контрагента. Але варто відзначити, що далеко не кожна організація буде розкривати такі відомості. Як то кажуть, гра не варта свічок. Одна справа - спробувати виграти тендер на висновок державного контракту, і зовсім інше - продати ТОВ «Ромашка» канцтовари на суму 15 тис. Рублів.

Комусь із юристів досить лише перевірити оригінали документів, а потім повернути їх контрагенту, не залишаючи у себе копії. Хтось запитує оригінали та копії, витрачаючи багато часу на звірку. На наш погляд, оптимальних варіантів два: замість оригіналів запросити у контрагента нотаріально засвідчені копії (без повернення) або запросити оригінали і зробити копії самостійно. До слова, у багатьох компаніях існує електронна система архівації даних про контрагентів, в якій міститься вся відома про них інформація, включаючи подані документи.

Не слід забувати, що на додаток до вищезазначених способів перевірити благонадійність контрагента можна за допомогою спеціалізованих інтернет-ресурсів. Наприклад, дізнатися відомості про судові процеси, в яких контрагент бере участь.

У деяких випадках не зайве буде перевірити підписанта через реєстр дискваліфікованих осіб згідно з Наказом МВС Росії від 22.11.2006 № 957.

Як бачимо, при правильному підході юрист може захистити інтереси компанії, не тільки підготувавши «непробивний договір», але і перевіривши правоздатність того, з ким його підписують. Адже навіть самий «непробивний договір» не допоможе компанії, якщо позов по ньому пред'являти буде нікому.

Ці непорушні істини знають більшість юристів, але ось далеко не кожен керівник компанії розуміє всю серйозність таких заходів. Найчастіше керівництво компанії вважає «незручним» наполягати на поданні документів. Але ж ФАС ВСО в Постанові від 11.11.2008 № А33-2940 / 08-Ф02-5516 / 08 вказав на те, що витребування у контрагента копій лише установчих документів не може розглядатися як прояв суспільством достатній мірі обачності при виборі контрагента.

«Це ж серйозний банк. Для нас цей клієнт дуже важливий. А, вимагаючи від них всякі папірці, ми можемо їх втратити ». Приблизно такі слова чують багато юристів від своїх шефів. «Ось коли обдурять, тоді і будемо розбиратися. Для цього мені і потрібен юрист ». Така фраза багатьом знайома. Але до керівника просто необхідно донести інформацію, що в деяких випадках при наявності, здавалося б, вагомих доказів отримати гроші назад не можна навіть через суд. Наприклад, коли з'ясується, що договір підписаний особою, що не володіє повноваженнями; або стане відомо, що контрагент виключений з ЕГРЮЛ вже задовго до підписання договору; а також при виникненні інших причин. Іншими словами, довіряй, але перевіряй.

Світлана Іванова,
незалежний експерт при Мін'юсті Росії,
м Москва

Електронна приймальня газети "ЕЖ-Юрист"