Чесно кажучи, я мрію про той час, коли календарі почнуть потрапляти безпосередньо в мозок. Вже більше шести років я працюю і живу в режимі багатозадачності. Я одночасно є стартап-менеджером, маркетологом, керуючим нерухомістю і ще татом.

Колись давно я зрозумів, що не можу займатися однією справою довго. Я постійно перебуваю в динаміці, якій допомагає керувати досить проста система планування, пов'язана з хмарними технологіями і гаджетами. Якщо прибрати гаджети, ймовірно, я зможу все це робити в щоденнику, але вже відвик від цього. Якщо вам знайоме поняття багатозадачності, то в радах нижче може виявитися якась користь.

1. Я веду планування і облік того, чим і скільки я займаюся в календарі Google. Так вийшло в ході досить складного шляху між інструментами тайм-менеджменту.

2. Я планую тиждень у неділю напередодні, а день - в його початку, і по ходу вношу корективи. Тому принципово важливим є додаток для роботи з календарем зі смартфона. Я зупиниться на Business Calendar . Мені він здався зручніше у використанні, ніж стандартний додаток Google.

3. Я працюю з декількома проектами, тому кожному привласнений свій колір. Всі особисті справи - це теж проект і у них теж є колір. Так видно, чому приділяється найбільше часу.

Звичка фарбувати проекти в свої кольори виявилася з роками дуже зручною. Я витрачаю 30 хвилин в тиждень, щоб вибудувати пріоритети в справах, розтягуючи завдання з накопичувачів і дивлюся, наскільки мене влаштовує ця колірна гама. Наприклад, в даному випадку все зелене - це питання нашого фітнес-клубу Fit-Studio, а сині - це організація Форуму УралЗож в Єкатеринбурзі . Видно, що за часом в пріоритеті.

Пріоритети за часом повинні збігатися з пріоритетами за доходами. Приблизно. Хоча, зазвичай Парето так же ніхто не відміняв :)

4. У календарі я планую такі активності: завдання, прив'язані до часу, які вирішую сам, зустрічі, телефонні дзвінки, нагадування на дії, контрольні точки в разі доручень і делегування.

5. У календарі знаходяться всі задачі, що виникають в часі незалежно від того, де вони з'явилися і як контролюються. Проект може вестися в Trello або в Excel або завдання виникнути в пошті. Дублікати всіх завдань, що вимагають мого часу або уваги, потрапляють в мій календар.

6. Якщо завдання виникає «прямо зараз» вона записується не в календар, а в накопичувач, а в календар я її вношу в неділю. Або не потрапить, якщо на тижні вона не вирішується, а перейде в накопичувач на наступну неділю. В якості накопичувачів я використовую суботу та неділю в Google календарі.

Незважаючи на те, що я проводжу розчищення накопичувачів щотижня, все одно найчастіше перебуваю в стані, коли від розчищення до розчищення встигаю опрацювати питань менше, ніж їх є взагалі. Тому частина несделанного знову йде в суботу та неділю. Деякі справи зависають там досить давно, такі я видаляю.

7. Якщо завдання вимагає визначення в часі рішення прямо зараз, я заношу її в календар прямо зараз, але такого майже ніколи не буває.

8. Практично всі дії з календарем я роблю з веб-версії, в мобільному додатку тільки дивлюся.

9. Зазвичай моя тиждень на 50-60% відрізняється від того, що я планував. Це нормально. Все одно планування - це круто і зручно.

10. Не існує справ, які не можна було б перенести, якщо цього вимагають обставини. Якщо ми не зайняті однотипними операціями, підхід до планування повинен бути гнучким, і календар - це коридор, в якому ти оперуєш своїми пріоритетами.

План - ніщо. Планування - все. Так переможемо :)

саморозвиток #Google # Планування