Календар заходів

Новини партнерів

Конференція "Уберізація економіки: моделі, ринки, тренди"

Читати далі

Конференція SECR «Розробка ПО»

Читати далі

26 липня в Мінську на BEER зберуться IT інженери. НАС УЖЕ 700

Читати далі

Цифровизация екологічної та громадської безпеки і digital урбаністика: як високі технології змінюють міське середовище

Читати далі

Показати всі

статті

Маркетолог: залучати, продавати, просувати?

Читати далі

Бонуси за лояльність

Читати далі

Прощайте, доктора?

Читати далі

Між В2В і В2С - суцільна подвійна

Читати далі

Комп'ютери + медицина = синергія

Читати далі

5 питань про «цифрі»

Читати далі

Все під контролем

Читати далі

Тренди по UC

Читати далі

Мова цифр або внутрішній голос?

Читати далі

Плани - ніщо, планування - все. Тільки 22% компаній задоволені своїми інструментами для бізнес-планування

Читати далі

Показати всі

Електронний документообіг: сьогодення і майбутнє

Головна / Архів номерів / 2014 / Випуск №9 (42) / Електронний документообіг: сьогодення і майбутнє

Рубрика: Тема номера / Управління документообігом

Електронний документооберт:
сьогодення і майбутнє

На питання «Біта» відповідають експерти провідних ІТ-компаній та ІТ-підрозділів фінансових організацій

1. Підводні камені при переході на електронний документообіг, на що особливо варто звернути увагу?
2. Впровадження електронного підпису, які основні сценарії роботи та варіанти застосування для компаній різних розмірів і сфер діяльності?
3. Використання мобільних пристроїв при електронний документообіг - яких рішень і продуктів не вистачає для повноцінної роботи?
4. Які рішення і продукти ви рекомендуєте, і в чому їх основні переваги?

ЄВГЕН РОМАНЕНКО, провідний інженер по АСУ та телекомунікаційним системам, компанія ІВК

1. Такі підводні камені існують в будь-якій організації.

Позиція керівництва часом є основним критерієм успіху впровадження, так як небажання деяких співробітників проходити навчання, змінювати звичні робочі процеси на догоду автоматизації, і інші моменти, пов'язані з людським фактором, можуть звести нанівець всі переваги автоматизації, якщо у керівництва немає чіткої позиції з цього питання. Процеси впровадження та навчання в таких випадках можуть бути сильно затягнуті, а моральний клімат в колективі (особливо серед посадових осіб старшого віку) може залишати бажати кращого. Якщо люди не будуть розуміти реальної користі від переходу на електронний документообіг для автоматизації їх виробничих функцій, будуть сприймати нововведення як загрозу, то опір переходу неминуче.

Розуміння керівництвом складності і етапності процесу переходу, необхідність коригування регламентів та інструкцій, пов'язаних з документообігом в організації, також може сильно вплинути на результати переходу. Якщо керівництву організації перехід на електронний документообіг представляється настільки ж простим, як покупка калькулятора для автоматизації розрахунків, замість звичних розрахунків на папері в стовпчик, то проблем не уникнути.

Ще один підводний камінь - це рівень компетентності співробітників інформаційного департаменту, якщо вони братимуть участь в супроводі системи. Це найбільш зрозуміла з означених проблем.

На додаток до цього процес переходу можуть сильно ускладнювати необхідність обробки в організації документів різних рівнів конфіденційності, а також територіальна розподіленість учасників інформаційної взаємодії.

2. Для компаній різних розмірів і сфер діяльності істотно розрізняються характер застосування і сценарії роботи електронного підпису. Найперше, що необхідно зробити, - це визначитися з типом електронного підпису в залежності від мети її використання:

• проста електронний підпис являє собою комбінацію з логіна і пароля і підтверджує, що електронне повідомлення надіслано конкретною особою;
• посилена некваліфікована підпис не тільки ідентифікує відправника, а й підтверджує, що з моменту підписання документ не змінювався. Повідомлення з простою або некваліфікованої електронним підписом може (за попередньою домовленістю сторін і в спеціально передбачених законом випадках) бути прирівняне до паперового документу, підписаного власноруч;
• посилена кваліфікована електронний підпис підтверджується сертифікатом від акредитованого центра, що засвідчує і у всіх випадках прирівнюється до паперового документу з «живою» підписом.

Звичайно, вартість застосування рішень при використанні різних типів підпису сильно відрізняється.

3. Ми бачимо, як багато виробників систем електронного документообігу пропонують все більше можливостей використання мобільних пристроїв в електронний документообіг. На нашу думку, ця сфера буде і повинна розвиватися дуже активно. Однак зараз не вистачає рішень, що дозволяють в рамках електронного документообігу на мобільних пристроях обробляти інформацію різних рівнів конфіденційності. Та й законодавчу базу в галузі захисту інформації, що обробляється на мобільних пристроях, теж ще належить удосконалювати.

ОЛЕНА ІВАНОВА, керівник управління маркетингу компанії «Електронні Офісні Системи»

1. Серйозно зашкодити проекту можуть три групи факторів:

• замовник до старту проекту повинен чітко знати, навіщо йому потрібен електронний документообіг, які процеси будуть автоматизовані і в якій послідовності. Інакше може виявитися, що СЕД не охоплюють потрібні процеси, а персонал саботує проект, вважаючи СЕД зайвим навантаженням. Експертна група з усіх зацікавлених підрозділів (краще за участю фахівців компанії-впроваджувача) зніме багато проблем. При цьому обов'язкова безумовна підтримка вищого керівництва. Ідеально, коли керівник сам є головним драйвером проекту;
• коли замовник вибирає СЕД, він повинен розуміти, що купує - готове рішення або платформу без вкладених типових бізнес-процесів. Часто клієнт, орієнтуючись на ціну, купує продукт, впровадження якого стоїть в десятки разів більше, ніж софт. Або з'ясовується, що для автоматизації всіх необхідних ділових процесів потрібно придбати ще кілька модулів;
• купуючи СЕД, потрібно враховувати доступність техпідтримки, особливо якщо вендор і замовник територіально віддалені один від одного.

2. Базових сценаріїв використання ЕП може бути два - для корпоративного документообігу та для міжвідомчого (міжкорпоративного) взаємодії. В ідеалі ЕП, незалежно від сфери діяльності і масштабів компанії, повинні отримати всі фігуранти СЕД. На практиці ЕП спочатку дається керівництву (для підписання і затвердження документів), потім керівникам підрозділів (візує проекти від імені структурної одиниці компанії) і вже потім низовому рівню, виконавцям. Нарешті, для забезпечення безперервності ділових процесів потрібна можливість використання ЕП поза офісом, з мобільних пристроїв.

4. У нас є рішення універсальні і вузькоспеціалізовані, галузеві, коробкові і платформні. Універсальні - це «ДЕЛО», EOS for SharePoint, eDocLib.

СЕД «ДЕЛО» підійде організаціям, які мають складну ієрархічну структуру і документообіг по ГОСТам. «ДЕЛО» давно лідирує на ринку, його перевагами є надійність, чітка внутрішня логіка і легкість в освоєнні. «ДЕЛО» дозволяє організувати юридично значущий ЕД, автоматизувати держпослуги, брати участь в міжкорпоративному ЕД, підходить для будь-якої сфери діяльності і організацій будь-яких масштабів, в тому числі територіально розподілених і єдиних (галузевих і регіональних) СЕД. Відкритий API-ін-терфейс забезпечує можливість інтеграції СЕД «ДЕЛО» з будь-якими ІТ-системами.

Система eDocLib - власна ECM-платформа, розроблена ЕОС. Вона підійде клієнтам, яким потрібно організувати зберігання і обробку розрізненої корпоративної інформації в єдиній системі з розмежуванням доступу користувачів. eDocLib обробляє документи, мультімедіаконтента, записи, графічні об'єкти і т.д. На базі eDocLib може бути створена будь-яка прикладна конфігурація. Конструювання об'єктів, процесів і настройка інтерфейсу в eDocLib відбуваються без програмування. Витрати на впровадження і підтримку eDocLib мінімальні.

На базі eDocLib створені конфігурації eDocLib: «Актив-Бізнес», «eDocLib: Приймальна Керівника», «eDocLib: Електронна амбулаторна історія хвороби», «eDocLib: Зберігання та оцифровка» (для оцифровки документів і створення електронних архівосховищ) та інші.

Інший продукт для управління архівами - «АРХІВНА СПРАВА» (для організації паперових і електронних архівів відповідно до вимог Росархіву). Він інтегрується з СЕД «ДЕЛО», але може впроваджуватися і окремо.

Ще один універсальний продукт - EOS for SharePoint, розроблений на ECM-платформі MS SharePoint, актуальна версія - 4.0 для MS SharePoint 2013. Підійде компаніям, що мають від десятка до тисяч робочих місць при практично необмежених обсягах баз даних.

Будучи платформної системою, EOS for SharePoint є і коробочним продуктом, так як містить повний функціонал для ЕД відповідно до російських стандартів. Доповнюють його модулі «Управління нарадами», «Фотографії», опції «ЕП і шифрування», «Потокове сканування». Система повністю інтегрується з продуктами MS Office.

В EOS for SharePoint реалізована концепція «виходу за межі СЕД» - це повноцінна система для спільної роботи через корпоративний портал: можна автоматизувати будь-які бізнес-процеси, організувати робочі простору, довідники. Обслуговування та розвиток системи легко здійснюється силами штатних ІТ-фахівців без програмування.

У всіх універсальних системах можна працювати через мобільні клієнти для Windows, Android, iOS з можливістю використання посиленою кваліфікованої ЕП.

Замовник ще до старту проекту повинен чітко розуміти, навіщо йому потрібен електронний документообіг

ВОЛОДИМИР АНДРЄЄВ, президент компанії «ДоксВіжн»

1. При переході на електронний документообіг ми бачимо дві основні проблеми: зовнішнього і внутрішнього характеру. Зовнішня - це необхідність забезпечення можливості юридичної значимості електронного документа на весь період його життєвого циклу. Сьогодні проблеми виникають в основному при організації довгострокового зберігання і в питаннях визнання електронних документів в судах та інших офіційних органах. Внутрішньою проблемою може стати радикальна зміна регламентів і практик роботи з документами, що, як правило, тягне за собою опір співробітників впровадженню нових технологій. Але, якщо підійти до питання грамотно, це завдання успішно вирішується.

2. Технічна інфраструктура використання ЕП не залежить ні від розміру, ні від сфери діяльності компанії. Однак в залежності від структур, що беруть участь в обміні документами, і завдань, що вирішуються організацією, реальні практики можуть відрізнятися.

Так, якщо автоматизуються процеси внутрішньокорпоративного документообігу або обмін документами з мережею контрагентів, з якими можуть бути зафіксовані спеціальні договори, то можна обійтися істотно дешевшою інфраструктурою простий ЕП. Якщо мова йде про автоматизацію обміну рахунок-фактурами, то буде потрібно інтеграція з сервісами операторів електронного документообігу - одним або декількома. Якщо автоматизується держорган, підключений до МЕДО, то, крім підтримки кваліфікованої ЕП, буде потрібна підтримка спеціальних форматів обміну документами і відповідних регламентів.

3. Мобільні додатки сьогодні використовуються як додаткові робочі місця і виконують окремі функції користувача СЕД, які йому необхідні за межами основного робочого місця. Повноцінна робота на мобільному пристрої (скажімо, реєстрація документів) хоч і доступна, наприклад, з використанням термінального доступу, але незручна. Можливо, поки такі сценарії і не варто виносити за межі офісу, але в майбутньому це стане актуальним. До інших недоліків сучасного етапу існування мобільних рішень ми б віднесли відмінність інтерфейсів, реалізованих на різних типах мобільних пристроїв, а також відносну дорожнечу впровадження мобільних рішень в організації.

4. В основі впроваджуваної корпоративної системи електронного документообігу повинна лежати платформа, яка володіє наступними можливостями:

• наявністю необхідних компонентів інфраструктури для реалізації всіх можливих прикладних аспектів додатків СЕД (засобів організації архіву документів, повноцінної BPM-підсистеми, мобільних клієнтів та ін.);
• готовими до використання додатками, які є типовими для всіх компаній (діловодство, управління нарадами, контур договірної роботи, автоматизація юридичних служб та ін.);
• наявністю коштів кастомізації додатків та адаптації їх до потреб конкретної організації (конструктори форм, станів, правил обробки, процесів, звітів та ін.), які забезпечують можливість простого налаштування без програмування і складною - за допомогою API;
• інтеграцією різноманітних додатків на базі платформи в єдину систему автоматизації процесів компанії для формування різних аналітіческіx звітів і побудови баз знань;
• відповідністю вимогам безпеки, що пред'являються до ІТ в вітчизняних компа-пах;
• наявністю у платформи екосистеми і партнерів-інтеграторів, які можуть створювати специфічні вертикальні і галузеві рішення, наявністю досвіду у інтеграторів в конкретних предметних областях;
• наявністю досвіду реалізації масштабованих проектів, як в частині кількості користувачів, так і в частині обсягу зберігання документів, кількості процесів і географічного масштабування.

Крім того, при реалізації великих проектів у замовника часто виникають вимоги безпосередньо до вендору по внесенню тих чи інших приватних доробок в платформу, і вендор повинен мати можливість ці доопрацювання реалізувати.

Платформа вітчизняної розробки Docsvision в повній мірі відповідає всім зазначеним вимогам.

Необхідно забезпечити можливість юридичної значимості електронного документа на весь період його життєвого циклу. Сьогодні проблеми виникають в основному при організації довгострокового зберігання і в питаннях визнання електронних документів в судах та інших офіційних органах

ОЛЕКСІЙ ДРОЗД, керівник навчального центру компанії SearchInform

1. Головне, ніж електронний документообіг відрізняється від паперового, - це легкість, з якою документи не тільки переміщаються між двома співробітниками всередині організації, але і залишають компанію. Для того щоб винести цілу шафу паперових документів, потрібні вантажники і час; щоб винести всю звітність та бізнес-плани компанії за багато років - одна маленька флешка і п'ять хвилин. Тому з впровадженням електронного документообігу збільшуються і ризики, пов'язані з інформаційною безпекою компанії, - витоку інформації, її втрати в результаті збою програмного забезпечення або обладнання.

На жаль, при впровадженні електронного документообігу компанії рідко закладають у вартість реалізації системи захист від подібних загроз, що потім призводить до неприємних сюрпризів.

У той же час ціна впровадження системи захисту від витоків даних помітно менше середнього збитку від однієї витоку, то ж можна сказати і про інші засоби запобігання НП.

2. По суті, сьогодні впроваджують електронний документообіг в основному великі компанії, в той час як сегмент SMB, особливо працюючий в реальному секторі економіки, не відчуває гострої необхідності в такого роду зміни. Тому і основні сценарії відрізняються не дуже сильно, хоча, звичайно, є свої особливості в державному і приватному секторі.

Ці особливості пов'язані з розходженням вимог. Якщо державні організації зацікавлені в тому, щоб виконати всі по букві закону, то приватним компаніям цікаві і економічні аспекти впровадження ЕЦП. Тому характерною особливістю впровадження в комерційних компаніях є його поетапний характер, в той час як державні організації зазвичай практикують комплексне впровадження «під ключ».

3. В даний час на ринку спостерігається помітне зростання числа рішень для роботи з електронним документообігом з мобільних пристроїв, причому слідом за західними розробниками поступово підтягуються і вітчизняні. Що тільки посилює проблему інформаційної безпеки: якщо раніше неможливо було втратити документ разом з офісним комп'ютером, то зараз втрачений або вкрадений смартфон - це дуже серйозний фактор ризику витоку конфіденційної корпоративного документа. Далеко не всі СЕД дозволяють віддалено очистити пам'ять пристрою від зберігаються на ньому документів або використовують шифрування на мобільних пристроях, хоча в сучасних реаліях ці функції не просто затребувані, а життєво необхідні.

МИКОЛА СМИРНОВ, керівник групи аналітики, РДТЕХ

1. Хотілося б звернути Рамус на один аспект процедури переходу на СЕД. Всі документи, які беруть участь в СЕД (вхідні, вихідні, договори, накази, протоколи, службове листування тощо), існують не самі по собі, а беруть участь в певних бізнес-функції (реєстрація, узгодження, контроль виконання і т.д .). Ці бізнес-функції є частиною ширших і взаємопов'язаних бізнес-процесів документообігу і діловодства.

Бізнес-процеси СЕД, в свою чергу, повинні розглядатися як окремий випадок керування бізнес-процесами всього виробництва. Так, проекти по впровадженню СЕД - це частина загальної модернізації підприємства.

І в зв'язку з цим виникає питання про вибір програмних засобів для СЕД. Найчастіше бізнес-замовник акцентує свою увагу лише на зберіганні документів в електронному вигляді та ігнорує пов'язані бізнес-процеси. Зрозуміло, ігнорує в повному обсязі: питання типу «А чи можна в даній системі узгодити документ?», Як правило, задається. Відповідь на нього буває ствердною, оскільки розвинена система зберігання документів містить в якомусь вигляді підсистему автоматизації робочих процесів. І на цьому замовник заспокоюється. Але вся заковика в деталях.

Ось тільки кілька питань, які впливають на рішення про вибір системи:

• бізнес-процеси який складності можуть бути реалізовані;
• підтримується стандартна нотація BPMN 2 (Business Process Management Notation, версія 2);
• чи можлива інтеграція з зовнішніми системами;
• які вимоги до функціоналу пошуку документів ( «Навесні минулого року на зборах акціонерів був представлений документ, в якому згадувалася конкуруюча компанія. Як його знайти?»);
• якого виду статистична звітність може бути створена системою?

Далеко не завжди сховища документів надають весь необхідний функціонал, пов'язаний з життєвим циклом документів. Зате спеціалізовані BPM-системи надають набагато більше можливостей як з управління життєвим циклом, так і з підготовки даних для пошуку і звітності.

Висновок: при реалізації СЕД необхідно правильно сформулювати вимоги до майбутньої системи і розглядати щонайменше зв'язку програмних продуктів «Сховище документів» і BPM, особливо в контексті перспективи автоматизації та інших бізнес-процесів компанії.

ЮРІЙ Соловкіна, начальник Управління організації проектів банку «Інтеркоммерц»

1. Вирішуючи впровадити СЕД в банку, як, втім, і в інших галузях, необхідно відповісти на головне питання: який рівень документообігу потрібен? Якщо просто узгодження-канцелярія, то це одне рішення, якщо для формалізації бізнес-процесів, то рішення буде куди більш ємним.

Залишайтеся реалістами, не висувайте до системи завищених вимог. Коефіцієнт запасу по продуктивності, масштабованості та доступності повинен бути в розумних межах - з урахуванням максимального прогнозу по зростанню документопотока і чисельності організації. В процесі впровадження СЕД або ЄСМ системи не можна випускати з виду такі ключові моменти, як:

• наявність територіально-розподілених підрозділів. Cпособность СЕД обслуговувати велику кількість користувачів через різні, в тому числі і «вузькі», канали зв'язку. Цей фактор обумовлює вимоги до системи по організації віддаленого доступу до інформації, до синхронізації даних в корпоративній мережі банку і т.д .;
• маршрутизація і багатопоточність. Маршрутизація бізнес-процесів і документообіг всередині однієї системи завжди легше налаштовуються і тісніше прив'язуються до її об'єктів. При цьому, крім простої передачі інформації від одного етапу процесу до іншого, можуть вирішуватися і додаткові завдання, наприклад, розсилка повідомлень учасникам;
• недостатня мотивація співробітників до роботи з СЕД. Низький рівень їх технічних знань, а також помилкове і неповне визначення кола завдань, які повинні покриватися рішенням. Один з варіантів, за допомогою яких можна «підштовхнути» співробітників до більш швидкому освоєнню системи, - наказ, що забороняє працювати з внутрішніми документами, якщо вони не були створені, зареєстровані і запущені на узгодження за допомогою СЕД. Як результат, всі документи, що вимагають узгодження, виявляються в електронній системі. Важливо також сформулювати чітку мету впровадження системи і чітко прописати обов'язки всіх співробітників, які будуть працювати з нею. Пильна увага повинна бути приділена і питанням навчання майбутніх користувачів;
• наявність паперового архіву великого обсягу. У разі великого паперового архіву в СЕД вкрай необхідна наявність інтегрованого засобу для масового введення документів;
• захист інформації. Система повинна забезпечувати безпеку інформації і не вступати в конфлікт з уже використовуються засобами та інструментами захисту даних.

2. Електронний підпис (ЕП) може служити надійним і зручним механізмом захисту інформації від підробки і будь-яких спроб викривлення, одночасно забезпечуючи строгу взаємну аутентифікацію користувача і сервера; гарантовану автентичність інформації, що передається в рамках програми інформації; юридичну значимість електронних документів, підписаних ЕП. Використання ЕП найбільш актуально для інформаційних систем (дистанційного банківського обслуговування (ДБО), електронних торговельних майданчиків (ЕТМ), електронного документообігу (ЕДО) і т.д.), де обов'язково потрібна юридична значимість дій користувачів. При впровадженні ЕП важливо вибирати надійного постачальника кріптоуслуг під реалізовані завдання. Наприклад, для використання ЕП в державних організаціях до останнього часу необхідна була їх сертифікація в ФСБ, без чого неможливо було застосування так званої кваліфікованої електронного підпису - обов'язкового засобу спілкування в електронній формі з державними органами. Однак відповідно до постанови Уряду РФ від 25.01.2013 р №33 для надання послуг населенню в електронній формі через портали органів державної влади та органів муніципального управління тепер можна використовувати так звану просту електронну підпис, засоби створення і перевірки якої вже не вимагають обов'язкової сертифікації в ФСБ. Це значно розширює сферу застосування ЕП - від систем електронної торгівлі або дистанційного банківського обслуговування до обміну по каналах мережі Інтернет з органами державної влади та муніципального управління.

3. Важливим аспектом є неможливість забезпечувати безпеку конфіденційної інформації на мобільних пристроях тими ж засобами, що і на PC. Це відбувається через архітектурних обмежень мобільних пристроїв і відсутності в мобільних операційних системах підтримки російської криптографії. Концепція BYOD (BringYourOwnDevice, «принеси свій власний пристрій») вже прийнята багатьма організаціями, які зрозуміли, що переваги для бізнесу від використання співробітниками власних смартфонів і планшетів набагато більше, ніж ризики.

Якщо ви вирішили впроваджувати мобільний додаток, головний критерій - з системою повинно бути зручно працювати, все повинно бути зрозуміло без читання документації, до чого вже звикли мобільні користувачі. Нехай це почасти суб'єктивно, однак перше враження дуже важливо. Зверніть увагу на підтримку різних форм-факторів - для планшета і смартфона потрібні різні інтерфейси. Звичайно, читати документи зі смартфона чи зручно, але швидко відповісти на питання, перенаправити доручення, прочитати повідомлення про термінове завдання - всі ці речі цілком можна робити і з маленького екрану. Цінова політика щодо мобільних версій - відмінний індикатор розуміння розробником ECM парадигми мобільності.

ДМИТРО ПУДОВ, головний спеціаліст відділу стратегічного розвитку ДІТ АІЖК

1. В даний час поняття «система електронного документообігу» міцно увійшло в життя будь-якого сучасного бізнесу. Визначальним фактором при переході з паперового документообігу на електронний є постійно збільшується обсяг документів в компанії і необхідність їх зберігання тривалий час. Плюси електронного документа очевидні. По-перше, зменшення витрат на витратні матеріали і техніку (папір, картриджі, принтери). По-друге, сильно скорочуються терміни узгодження документів і, як наслідок, знижуються витрати на ходіння документа всередині компанії, а також всі документи і їх історія доступні з одного інтерфейсу. По-третє, можливість побудови архівної бази даних з можливістю моментального пошуку будь-якого документа.

Основні проблеми, що виникають при впровадженні системи електронного документооборо-та, здебільшого пов'язані з людським фактором і недосконалим законодавством у питаннях діловодства в нашій країні.

Фахівці, роками мають справу з паперовими документами, давно виробили свої власні звички, і перехід на безпаперовий документообіг виявляється в ряді випадків непереборним стресом.

Також до цих пір в сучасному російському діловодстві існують документи, зберігання яких в паперовому вигляді обов'язково на законодавчому рівні. Це пов'язано з відсутністю правової бази, яка закріплює рівнозначне юридичне значення паперового документа і його електронного аналога.

Ще одна значуща перешкоду на шляху до повної відмови від паперу - це нестійкі бізнес-процеси на підприємстві. Коли в компанії постійно змінюються керівники, відповідальні за той чи інший блок процесів, порядок узгодження документації.

У ряді випадків вище керівництво не усвідомлює, що проект по впровадженню системи електронного документообігу - це стратегічна інвестиція, націлена на довгострокову перспективу. СЕД безпосередньо не генерує прибуток для компанії. Економічний ефект досягається збільшенням операційної ефективності всіх залучених в документообіг процесів, що вкрай складно виміряти в грошовому вираженні.

Розвиток бізнесу не стоїть на місці, як і розвиток інформаційних технологій. Все більше процесів компанії переходить у віртуальну площину, використовує СЕД і в якості транспорту документації між адресатами всередині компанії, і як сховище сканованих версій документів контрагента, і як систему обміну даними з партнерами по всьому світу. Електронний документообіг швидко займає центральне місце в житті будь-якої компанії. Компанії, в свою чергу, розростаються до величезних холдингів з філіями по всьому світу. Ще одна очевидна проблема випливає з еволюційних процесів бізнесу - ефект відставання електронного документообігу від розвитку процесів компанії. Це явище характерне для систем, впроваджених в епоху технологічного буму початку 2000-х. СЕД не встигає еволюціонувати під збільшується обсяг електронної документації, що призводить до різкого падіння продуктивності системи в цілому і процесів діловодства зокрема. В останні роки на професійних сайтах і форумах, присвячених тематиці електронного документообігу, стали часто з'являтися статті з різних джерел про перевнедреніі СЕД на підприємствах.

Також варто згадати про ризик моновендорного рішення. Він виникає в результаті впровадження системи, розробник якої має виключні права на впровадження і супровід готового рішення. У разі розриву відносин з таким розробником з якої-небудь причини готове рішення буде нікому підтримувати і розвивати, що неминуче призведе до перевнедренію системи на нову платформу, додаткових витрат і втрати часу.

2. При переході на безпаперову форму обороту документації поряд з іншими виникає питання про механізми захисту інформації, яка бере участь в електронний документообіг. Відповіддю на це важливе питання стало впровадження в усі сучасні СЕД інструменту підписання документів юридично значимої електронним підписом. Інструмент універсальний, застосовується для підписання документів, в тому числі фінансових і бухгалтерських.

У банківському середовищі електронний цифровий підпис або ЕЦП стала активно застосовуватися в системах «клієнт-банк». Якщо раніше організації здійснювали обмін документами зі своїм банком в паперовому вигляді, то з впровадженням інформаційних систем класу «клієнт-банк» всі фінансові операції перемістилися у віртуальний простір. І для підтвердження юридичної значимості доручень стала застосовуватися ЕЦП.

В останні роки активно розвивається напрямок електронного документообігу з партнерами. Він неможливий без кріптографічес-кой захисту юридично значимої документації, в тому числі містить інформацію, що має грифи секретності.

Такий обмін став можливий тільки в результаті розвитку засобів електронного підпису, яка забезпечує надійний захист і гарантує юридичну чистоту і значимість отриманих адресатом документів.

3. Сьогодні все більше товарів і послуг з фізичних майданчиків переміщається на віртуальні вітрини. Повсюдне проникнення Інтернету в усі сфери життя за останні роки і створення величезної кількості мобільних сервісів сформували новий підхід до ведення бізнесу. Якщо 10 років тому розробники декларували чудодійні здібності своїх рішень для стаціонарних комп'ютерів, що дозволяють, не виходячи з дому, вирішити всі необхідні завдання, то тепер в еру тотальної «мобілізації» всі свої завдання можна вирішити з будь-якої точки світу. Творці СЕД-рішень йдуть в ногу з часом. Для більшості сучасних систем створені мобільні клієнти, що дозволяють в реальному часі виконувати безліч операцій, будь то підписання розпорядчого документа або узгодження договору. Варто згадати про мобільних клієнтів сторонніх виробників. Часто функціонал цих систем багатшими інструментарію, запропонованого розробником стаціонарної версії СЕД.

Але у мобільних пристроїв і додатків є і свої очевидні мінуси. В силу специфіки самих пристроїв, наприклад, відсутність повноцінної кнопкової клавіатури, робота з великими документами стає дуже трудомісткою. За мобільність доводиться платити, і плата в даному випадку - це скромні функціональні можливості мобільних СЕД-рішень в порівнянні з їх старшими побратимами для стаціонарних комп'ютерів.

Тоді як для топ-менеджменту, що виконує контроль виконавця доручень і не займається створенням документів самостійно, даний функціонал - незамінний помічник у роботі.

Проект по впровадженню системи електронного документообігу - це стратегічна інвестиція, націлена на довгострокову перспективу. СЕД безпосередньо не генерує прибуток для компанії

ОЛЕКСІЙ ДОБРОВОЛЬСЬКИЙ, директор по розробці програмного забезпечення компанії КРОК

1. Найголовніший підводний камінь, про який потрібно завжди пам'ятати, полягає в тому, що впровадження СЕД - це не айтішной проект. В першу чергу це великий і дуже складний організаційний проект зі зміни щоденної роботи сотень або тисяч користувачів організації. Недооцінка цього факту призводить або до провалу проекту, або до суттєвих проблем.

Сергій плавун, керівник напрямку BPM і ECM компанії КРОК

2. Основне завдання електронного підпису (ЕЦП) - перевести в електронний вигляд ті угоди, транзакції, рішення і домовленості, які раніше вимагали ручного підписання паперових документів. Відхід від паперу має багато прямих і непрямих переваг, тому сьогодні технології електронного підпису стають все поширенішими.

Сучасне законодавство дозволяє використовувати для широкого кола угод як прості ЕЦП, так і посилені, тобто побудовані на основі криптографічних технологій.

На практиці у відносинах між організаціями, а також організацій з їх клієнтами застосовуються посилені криптографічні електронні підписи. Це пояснюється підвищеною надійністю застосовуваної технології, а значить, і високим рівнем довіри учасників угоди.

Однак є одне «але» - учасники угоди повинні заздалегідь отримати сертифікат і ключі електронного підпису. Для угод між організаціями це не є серйозною перешкодою, чого не скажеш про сегменті масових послуг і торгівлі. Якщо магазин почне вимагати від покупця наявності ключа посиленою електронного підпису для покупки товару в кредит, він тут же втратить значну частку клієнтів.

Тому в цьому секторі бізнесу замість посиленою використовується рукописна ЕЦП - клієнт або покупець розписується прямо на електронному табло над зображенням підписується документа. При цьому однозначний зв'язок документа з екземпляром підписи гарантується вбудованимикриптографічними технологіями.

Такий сценарій ідеально поєднує в собі близьку до традиційної «паперової» процедуру підписання документа і високу надійність.

Якщо магазин почне вимагати від покупця наявності ключа посиленою електронного підпису для покупки товару в кредит, він тут же втратить значну частку клієнтів

У начало⇑

Коментарі відсутні

Коментарі можуть відставляти тільки зареєстровані користувачі

Випуск №05 (88) 2019 р.

Вакансії на сайті Jooble