1. Переваги процесного підходу перед функціональним
2. Розробка бізнес-процесів
3. 1.Стандартние форми опису бізнес-процесу
4. 2.Карта бізнес-процесу
5. 3. Маршрути бізнес-процесу
6. 4. Матриці бізнес-процесу
7. 5. Складання блок-схеми бізнес-процесу
8. 6. Опис стиків бізнес-процесів
9. 7. Допоміжні опису бізнес-процесів
10. 8. Розгорнуте опис бізнес-процесів
11. 9. Документування бізнес-процесу
12. 10. Визначення показників та індикаторів бізнес-процесу
13. методичні посібники

Бізнес-процес (процес) - це сукупна послідовність дій по перетворенню ресурсів, отриманих на вході, в кінцевий продукт, що має цінність для споживача, на виході.

Завдяки такому визначенню, стає зрозуміло, що бізнес-процеси існують усередині кожної організації, незалежно від того, формалізовані вони чи ні. В організації може бути прийнятий функціональний підхід до управління, який розглядає компанію як набір підрозділів, кожне з яких виконує певні функції. У цьому випадку окремі підрозділи орієнтовані на виконання своїх власних показників, але не завжди - на кінцевий результат компанії, що може викликати конфлікт інтересів між підрозділами і негативно позначатися на загальній результативності бізнеса.Пріведем типовий конфлікт ( «грозову хмару», в термінах Теорії обмежень) між відділами продажів і закупа торгової компанії. Відділ продажів для збільшення обороту вимагає забезпечити максимально можливий асортимент і підтримувати постійну наявність товару на складі, а відділ поставок закуповує вузький асортимент товару великими партіями, тому що його головний показник роботи - отримання нижчої ціни від постачальника для зниження витрат - ніяк не пов'язаний зі збільшенням обсягу продажів компанії.

Переваги процесного підходу перед функціональним

Процесний підхід розглядає бізнес як набір процесів - основних бізнес-процесів, які керують процесів (що ставлять цілі) і підтримують. Основні бізнес-процеси - це процеси, які безпосередньо заробляють гроші. Підтримують - процеси, без яких не можуть існувати основні бізнес-процеси, це процеси забезпечення різноманітними ресурсами.

Кожен бізнес-процес має:

• свою певну мету, підпорядковану спільної мети компанії;
• власника, який може управляти ресурсами і відповідає за виконання процесу;
• ресурси;
• систему контролю якості та виправлення помилок;
• систему показників процесу.

Сукупність усіх дій по перетворенню матеріалів і інформації в закінчений продукт для клієнта називається потоком створення цінності. Потік створення цінності зручно представляти графічно - у вигляді карти бізнес-процесів. На малюнку нижче зображено карту бізнес-процесів компанії. Карта дозволяє наочно побачити потік створення цінності в цілому, зрозуміти послідовність і взаємозв'язок процесів, а також можливості поліпшення.

Технологія опису бізнес-процесу робить всі операції компанії прозорими і зрозумілими, дозволяє аналізувати операції і знаходити в них проблеми, що призводять до збоїв. Головне, що бізнес-процеси дозволяють розуміти взаємодію між розрізненими підрозділами: що, кому і для чого вони передають або приймають на кожному етапі. Як наслідок, процесний підхід значно спрощує адаптацію нових співробітників і знижує залежність роботи компанії від людського фактора. Важливо, що процессная система спрощує управління операційними витратами.

Наявність відпрацьованої системи бізнес-процесів значно спрощує приведення діяльності компанії на відповідність вимогам стандартів якості ISO 9001 діє до: 2015. В умовах доконаного вступу Росії до СОТ, відповідність підприємства стандартам ISO 9001 діє до: 2015 стає важливою конкурентною перевагою.

Впровадження СМЯ на підприємстві в обов'язковому порядку вимагає створення і опису бізнес-процесів.

Розробка бізнес-процесів

Розглянемо порядок розробки бізнес-процесів. Для початку необхідно створити робочу команду проекту зі співробітників компанії. Зазвичай, однієї робочої команди може не вистачити. Тоді до її діяльності привертають тимчасову групу з підрозділів клієнтів і постачальників конкретного бізнес-процесу, які забезпечують входи, виходи і ресурси бізнес-процесу.

Щоб зрозуміти, як функціонує система і зберегти накопичений досвід, спочатку записують, як процес реально функціонує зараз. Потрібно пам'ятати, що метою опису є виявлення зв'язків між робляться діями, а не фіксування найменших подробиць. Тому опис бізнес-процесів рекомендується стандартизувати, використовуючи стандартні форми і карти процесу.

Описувати бізнес-процес рекомендується методом послідовних наближень. Після завершення опису бізнес-процесу рекомендується провести роботу щодо його поліпшення (повторити цикл дій до отримання прийнятного результату).

В описі бізнес-процесу можна виділити наступні розділи:

• Стандартні форми бізнес-процесу
• Карта бізнес-процесу
• Маршрути бізнес-процесу
• Матриці бізнес-процесу
• Блок-схеми бізнес-процесу
• Опис стиків бізнес-процесу
• Допоміжні опису бізнес-процесу
• Розгорнутий опис бізнес-процесу
• Документування бізнес-процесу
• Визначення показників та індикаторів бізнес-процесу
• Регламент виконання бізнес-процесу

Розглянемо докладніше кожен етап.

1.Стандартние форми опису бізнес-процесу

Рекомендуємо використовувати типовий зразок стандартної форми опису бізнес-процесу. Це дозволить домогтися єдиного підходу до фіксування процесу різними людьми, що потім значно полегшить аналіз процесів.

2.Карта бізнес-процесу

Карта бізнес-процесу - графічне представлення бізнес-процесу у вигляді блок-схеми. Зверніть увагу, що кожному учаснику бізнес-процесу відповідає окремий стовпець. Рядки - це тимчасові інтервали. Оформлена карта дозволяє синхронізувати операції і простежити шлях проходження інформації між підрозділами компанії.

На етапі складання карти бізнес-процесу, від співробітника, що виконує цю роботу, не потрібно компетенції в області описуваних процедур бізнес-процесу. Він тільки фіксує знання виконавців, що і як вони роблять. Необхідно отримати відповіді на питання:

• Яким документом завершується робочий цикл, щоб його можна було почати спочатку?
• Кому передається цей документ?
• Що цьому передує?
• Хто залучений до цього процесу всередині і поза організації?
• Хто видає завдання для запуску процесу?

рекомендація

При складанні карти бізнес-процесу слід скористатися популярною питальній формулою 5W1H. Коротко, це 5 питань W:

• Who? (Хто робить дану операцію?)
  
• Why? (Чому або навіщо виконується ця операція?)
  
• What? (Що являє собою ця операція?)
  
• When? (Коли потрібно проводити дану операцію?)
  
• Where? (Де проводиться операція?)
  

і одне питання H

• How? (Як відбувається ця операція? Чи можна зробити це інакше або внести поліпшення?).

Якщо карта виходить занадто складною - це сигнал про те, що в управлінні організацією немає належного порядку.

3. Маршрути бізнес-процесу

У реальних бізнес-процесах часто бере участь кілька підрозділів підприємства. Для них необхідно розподілити ролі в процесі. Крім того, зустрічаються розгалуження і паралельні дії. Тому уявлення у вигляді маршрутів дуже зручно. Маршрути дають нам логістичну схему процесу - рух матеріалів, людей, грошових та інформаційних потоків. Блок-схеми використовуються для розшифровки логіки дій команди.

4. Матриці бізнес-процесу

Матриця (таблиця) аналізу взаємодії процесів дозволяє виділити найважливіші бізнес-процеси, встановити їх взаємозв'язок і оцінити ступінь впливу процесів на функціонування СМЯ.

Аналіз ланцюжка процесів виявляє, що обмін інформацією йде між усіма підпроцесами. Ланцюжок процесів йде з лівого верхнього кута в правий нижній. Внутрішні відносини «постачальник-споживач» показані як прямокутники, в яких вказані вимоги для дій, що виконуються раніше.

5. Складання блок-схеми бізнес-процесу

Блок-схема процесу являє собою наочну схему всього ланцюжка взаємин між усіма учасниками бізнес-процесу (споживачами, постачальниками і виконавцями). У процесі складання блок-схеми ставляться питання:

• Зіставна цінність від цього бізнес-процесу з витратами на його проведення?
• Наскільки він інтегрований з іншими бізнес-процесами?
• Чи можуть бути відразу виявлені помилки цього бізнес-процесу?
• Що зроблено для поліпшення і забезпечення якості цього бізнес-процесу?

6. Опис стиків бізнес-процесів

Найважче описувати діяльність підприємства на стиках бізнес-процесів. Згода між власниками процесів іноді отримати дуже складно.

рекомендація

Спочатку складіть опис виходів. Спочатку напишіть їх до реєстру, потім визначте показники результативності та значення, до яких потрібно прагнути. Опишіть процес вимірювання цих показників. Продумайте можливість переходу від них до інших показників ефективності, що цікавлять інших користувачів.

Потім складіть аналогічне опис входів.

7. Допоміжні опису бізнес-процесів

Як допоміжне опису використовуються компонувальні схеми, мнемосхеми, діаграми Ганта і мережеві графіки. Дві останні зручно використовувати для процесів управління проектами.

8. Розгорнуте опис бізнес-процесів

Розгорнутий опис бізнес-процесу може бути в будь-якій зручній для підприємства формі, але має містити основні положення:

• повне найменування бізнес-процесу;
• код бізнес-процесу;
• визначення бізнес-процесу, що розкриває його основний зміст;
• мета бізнес-процесу;
• власник бізнес-процесу, що відповідає за перспективне планування процесу;
• керівник бізнес-процесу, що відповідає за поточне ведення процесу;
• нормативи бізнес-процесу;
• входи бізнес-процесу (потоки, що надходять ззовні і підлягають перетворенню);
• виходи бізнес-процесу (результати перетворення);
• ресурси, якими володіє бізнес-процес;
• бізнес-процеси внутрішніх і зовнішніх постачальників - джерела входів;
• бізнес-процеси споживачів - користувачі результатів розглянутого бізнес-процесу;
• вимірювані параметри процесу;
• показники результативності процесу.

9. Документування бізнес-процесу

Бізнес-процеси, що входять в систему СМК, підлягають документуванню. Найбільш зручною формою опису є процедура. Бізнес-процес може бути описаний однією або декількома процедурами, в залежності від складності. Зручно зробити єдиний вид для опису всіх бізнес-процесів.

10. Визначення показників та індикаторів бізнес-процесу

Бізнес-процес повинен бути охарактеризований деякими показниками, щоб процес можна було виміряти і оцінити його ефективність. Всі показники входять в 4 основні групи:

• якість;
• час виконання;
• кількість;
• витрати.

Крім того, прийнято виділяти особливі групи - групу індикаторів бізнес-процесу, групу вимог, групу забезпечення бажаного протікання процесу, групу рекомендацій.

Група індикаторів бізнес-процесу показує ступінь досягнення мети.

Група вимог включає в себе:

• людські ресурси;
• інфраструктура;
• умови виробничого середовища.

Група забезпечення бажаного протікання процесу:

• інформація;
• інструкції з виконання робіт;
• час.

Група рекомендацій:

• фінанси;
• логістика;
• постачальники;
• партнери і т.д.

11. Регламент виконання бізнес-процесу

Великі бізнес-процеси доцільно оформляти у вигляді окремого документа «Регламенту виконання бізнес-процесу». Решта бізнес-процеси можуть бути оформлені у вигляді положень про підрозділ і посадових інструкцій.

В регламент слід закласти вимоги, що забезпечують відповідність циклу Шухарта-Демінга:

• визначення планових показників бізнес-процесу на наступний період;
• аналіз власником бізнес-процесу відхилень від нормального ходу процесу і їх документування;
• аналіз результативності коригувальних заходів;
• формування звітності для вищестоящого керівництва.

Розробка і опис бізнес-процесів - перший крок на шляху впровадження СУЯ на підприємстві. Попереду - постійна і копітка робота по їх доведення до всього персоналу, аналізу і, в разі необхідності, впровадження коригувальних дій.

методичні посібники

Щоб краще зрозуміти, як використовуються реальні процеси на реальному підприємстві, ви можете придбати розроблені нами методичні посібники:

«Управління ризиками в управлінні проектами. Виконання вимог ISO 9001:-2015 »

«Управління ризиками в управлінні запасами. Виконання вимог ISO 9001:-2015 »+ зразок опису бізнес-процесу