1. Завдання проекту
2. Вимоги до реалізації
3. Рішення
4. Облік архівних документів
5. Формування коробів документів
6. Маркування об'єктів зберігання
7. Контроль руху документів
8. Перевірка кредитних досьє
9. Внутрішні і зовнішні замовлення
10. Робочі місця користувачів
11. Інформаційна безпека
12. Робота з великими обсягами даних
13. Міграція історичних даних
14. Інтеграція з IBM FileNet
15. результати

Рішення «Архів клієнтських досьє» дозволяє організувати роботу з великим масивом документів, які утворюють клієнтські (в тому числі кредитні) досьє та інші банківські документи (документи дня, ордера та ін.)

Замовником рішення виступив великий банк з розподіленою філіальною структурою.

У зв'язку з розширенням клієнтської бази Банку і значним збільшенням кількості оброблюваних паперових документів важливим стратегічним завданням стала організація роботи з великим масивом даних, які утворюють клієнтські досьє.

З метою зниження операційних витрат банку в частині змісту архівного фонду було прийнято рішення про запуск проекту з централізації паперового архіву та впровадження єдиної системи обліку документів.

В рамках проекту впровадження в усіх філіях Банку був виконаний перехід з попередньої системи обліку архівних документів на рішення «Архів клієнтських досьє», розробленого на базі ECM-системи DIRECTUM.

Завдання проекту

Команді проекту належало:

• організувати в єдиній системі облік руху та зберігання таких документів банку:
• досьє фізичних осіб;
• досьє юридичних осіб;
• документи класичного архіву.
• автоматизувати процес з пошуку і внесення змін в юридичні досьє клієнтів;
• автоматизувати процес введення сканованих документів досьє в систему;
• організувати зберігання і забезпечити швидкий пошук і доступ до скановані документам, що входять до складу досьє;
• інтегрувати архів з CRM-системами та модулями АБС;
• організувати швидку ідентифікацію об'єктів архіву з використанням штрихкодування.

Вимоги до реалізації

Провівши аналіз і вивчивши потреби банку, проектною командою були сформульовані наступні ключові вимоги до реалізації:

• зберігання інформації за трьома типами документів: документи фізичних осіб, документи юридичних осіб, документи класичного архіву;
• створення досьє фізичних осіб і досьє юридичних осіб на основі даних, отриманих з фронтальних систем;
• контроль повного циклу руху досьє клієнтів, інших документів банку при передачі документів як всередині банку, так і на зовнішнє зберігання;
• топографія місцезнаходження документів;
• перевірка комплектності кредитних досьє фізичних осіб з відправкою повідомлень по виявлених помилок;
• маркування об'єктів зберігання за допомогою штрихкодирования;
• ведення історії обробки документів;
• обробка зовнішніх і внутрішніх замовлень досьє;
• масове занесення скан-копій документів;
• формування звітності;
• рольової доступ до даних, що зберігаються в системі;
• міграція історичних даних з існуючої системи обліку архівних документів.

Рішення

В рамках Рішення «Архів клієнтських досьє» було спроектовано і реалізовано 4 модуля:

Процес обробки клієнтських досьє представлений на наступній схемі:

Облік архівних документів

Ролі архівних реєстрів документів в рішенні виконують довідники:

• Досьє фізичних осіб;
• Досьє юридичних осіб;
• Документи класичного архіву.

Довідник Досьє фізичних осіб використовується для обліку всіх документів в розрізі укладених договорів та виданих банківських продуктів. При внесенні записів система предзаполняет поля картки, керуючись даними з єдиного сховища даних банку. Це дозволяє значно знизити ймовірність призначених для користувача помилок і скоротити час на первинну обробку документів.

Також в даному реєстрі ведеться облік досьє клієнтів АСВ і досьє орендарів сейфів.

Довідник Досьє юридичних осіб. На відміну від досьє фізичних осіб, досьє по юридичній особі збирається протягом всієї роботи з клієнтом і не ведеться в розрізі відкритих рахунків. При внесенні записів система предзаполняет поля картки, керуючись даними із зовнішніх систем.

При закритті рахунків в зовнішніх системах або їх переключеваніі, інформація по ним оновлюється в раніше створених картках досьє юр. осіб:

Довідник Документи класичного архіву використовується для обліку документів, що формуються під фронт-офісах і підлягають зберіганню відповідно до вимог нормативно-правових актів. При внесенні записів, заповнення карток проводиться вручну.

Звітність по роботі з архівними документами реалізована за такими параметрами:

• Кількість справ на стелажному зберіганні;
• Кількість коробів на зовнішньому зберіганні;
• Контроль відправки досьє з офісів;
• Пошук досьє за номерами договорів.

Формування коробів документів

Ще один об'єкт обліку, задіяний у вирішенні - це короб. Документи можуть поміщатися в короб для пересилання документів між підрозділами банку або для відправки на внутрішнє або зовнішнє зберігання. Кожен короб може бути запломбований.

В рамках формування короба виконується ряд перевірок, що визначають можливість включення документа в короб. Всі результати обробки виводяться в протокол. Інформація про коробах фіксується в картках доданих документів.

Користувач завжди може подивитися поточний склад короба:

Маркування об'єктів зберігання

Всі комплекти документів, що зберігаються в системі, маркуються за допомогою штрих-кодів, за якими в подальшому їх легко ідентифікувати. Штрих-коди можуть бути сформовані зовнішніми системами або в DIRECTUM.

Для формування штрихкодів в модулі передбачений генератор, який дозволяє роздрукувати масив об'єктів на звичайному папері або на спеціальних самоклеящихся стікерах, підганяючи розмір штрих-коду під задані розміри етикеток.

Всі обробки документів в модулі відбуваються за допомогою множинного зчитування штрих-кодів документів: включення в акти, додавання в архівні короба, пошуки і ін.

Для організації потокового сканування документів використовуються служби введення і перетворення DIRECTUM з автоматичною прив'язкою комплектів документів до карток реєстрів по штрих-коду.

Контроль руху документів

Для контролю руху оригіналів досьє і банківських документів будь-яке переміщення фіксується в системі за допомогою механізму створення актів прийому-передачі.

Актами фіксуються такі види переміщень:

• внутрішня передача досьє фізичних осіб, досьє юридичних осіб та класичний архів;
• внутрішній прийом, в тому числі на внутрішнє зберігання;
• видача документів співробітникам банку;
• передача досьє фізичних осіб по цесії;
• вилучення документів;
• знищення документів;
• передача коробів на зовнішнє зберігання аутсорсинговим компаніям;
• прийом коробів з зовнішнього зберігання від аутсорсингових компаній.

При формуванні акту користувач за допомогою штрих-кодів включає в нього картки оброблюваних документів або коробів. На підставі доданих записів система формує друковану форму з описом відправляються об'єктів.

При прийомі на внутрішнє зберігання або передачі на зовнішні зберігання система дозволяє вказати топологію зберігання: архів, місцезнаходження в архіві (№ стелажа). Всі реквізити місцезнаходження документа транслюються в його картку.

При складанні актів прийому-передачі система виробляє комплекс перевірок: визначення можливості здійснення дії, наявності прав на обробку, відповідність відправлених і прийнятих документів і ін. В разі відхилення від стандартної схеми роботи система видає відповідне попередження і формує повідомлення заінтересованим особам.

Користувач завжди може подивитися повну історію руху документа і поточне місцезнаходження з його картки.

Перевірка кредитних досьє

Фінансова ефективність банку багато в чому залежить від зниження операційних ризиків, пов'язаних з аудиторськими перевірками (накладення штрафів у разі неповного комплекту документів) або невиплатами кредитів клієнтами (оперативний збір документів для передачі в суд).

Для вирішення даного завдання в модулі передбачена додаткова перевірка досьє, виконувана співробітниками регіонального центру. При надходженні пакета документів, вони перевіряють наявність і коректність оформлення всіх необхідних документів. Результати перевірки заносяться в систему і, в разі наявності критичних помилок, досьє ставиться на контроль виправлення.

На електронну пошту зацікавлених осіб приходять повідомлення:

Внутрішні і зовнішні замовлення

Для оперативного доступу до копій і оригіналів документів використовуються реєстри Замовлення і Зовнішні замовлення.

Співробітники підрозділів банку можуть сформувати замовлення на копію або оригінал документа і відправити в роботу відповідального по архіву, в якому знаходиться даний документ.

В рамках процесу обробки внутрішніх замовлень здійснюється розсилка повідомлень зацікавленим особам.

Співробітники архіву при необхідності можуть замовити його доставку у оператора зберігання. Зовнішні замовлення формуються автоматично в розрізі оператора зберігання.

При отриманні замовлених коробів від аутсорсера замовнику надсилається повідомлення:

Робочі місця користувачів

З метою підвищення зручності роботи з рішенням, для модулів рішення налаштовані окремі обкладинки, на які крім основних дій розміщені посилання на призначені для користувача інструкції:

Інформаційна безпека

Оскільки клієнтські досьє відносяться до категорії персональних даних, то їх обробка повинна проводитися відповідно до Федерального закону від 27 липня 2006 р N 152-ФЗ. Відповідно до закону (гл.4, ст. 19, п.2), інформаційна система повинна:

• мати механізм відновлення даних, модифікованих або знищених внаслідок несанкціонованого доступу до них - досягається налаштуванням резервного копіювання БД і / або дзеркалюванням;
• встановлювати правила доступу до персональних даних - за допомогою груп користувачів в системі налаштована рольова модель, що обмежує доступ користувачів до реєстрів, їх записів і виконання дій з обробки;
• забезпечувати реєстрацію та облік всіх дій, що здійснюються з персональними даними - в систему доданий механізм ведення розширеної історії, веде протокол дії по обробці та зміни записів реєстрів.

Робота з великими обсягами даних

Робота з архівом, як правило, має на увазі обробку великих масивів даних, тому гостро стоїть питання швидкості обробки.

Розроблене рішення побудовано з розрахунком на забезпечення високої швидкодії при масовій обробці документів відповідно до їх життєвим циклом (оптимізація запитів, додаткові індекси на таблицях БД). Швидкодія рішення успішно пройшло перевірку перевірено на масиві даних в 7 000 000 записів.

Міграція історичних даних

Для коректного ведення архіву інформація по всіх раніше отриманими від клієнтів документів повинна бути завантажена в систему. Тому перше з чого потрібно було почати - це конвертація і завантаження в систему DIRECTUM більш 5 500 000 історичних записів досьє і більше 200 000 електронних документів, загальним обсягом в 5 Тб.

Процес завантаження був ускладнений тим, що облік досьє юридичних осіб раніше не проводився. Тому для збору даних співробітниками Замовника була організована ревізія і штрихкодування документів. Зібрані дані по більш ніж 120 000 досьє були зведені в таблицю Excel, на підставі якої була проведена завантаження записів в Систему.

За досьє фізичних осіб і документам класичного архіву міграція даних проводилася безпосередньо з замінної архівної системи, при цьому розрахунковий час перенесення даних склало близько 1 тижня безперервної багатопотокової обробки.

Для повного перенесення електронних документів треба було 2,5 тижні.

Інтеграція з IBM FileNet

В рамках проекту було потрібно зробити налаштування використання IBM FileNet як сховище електронних документів для вирішення наступних завдань:

1. Використання платформи FileNet для зберігання образів документів.
2. Синхронізація метаданих документів і досьє для забезпечення можливості параметричного пошуку на стороні FileNet.
3. Автоматичне розміщення файлів в каталогах FileNet по визначеним правилам класифікації документів.

результати

В результаті проекту впровадження рішення:

• всі філії та офіси банку були переведені з існуючої системи обліку документів на використання комплексного рішення «Архів клієнтських досьє», що забезпечило централізований облік і зберігання досьє клієнтів і банківських документів;
• автоматизований повний цикл руху документів, що підвищує контроль переміщення документів між підрозділами банку і знижує ризик втрати клієнтських документа;
• автоматизований процес внесення і збагачення досьє юридичних клієнтів, що скорочує час на обробку документів;
• реалізована інтеграція з фронтальними системами, що забезпечує створення карток досьє клієнтів на основі отриманих даних, в свою чергу це знижує ймовірність призначених для користувача помилок і скорочує час на первинну обробку документів;
• автоматизований процес введення сканованих документів досьє в систему, що забезпечує швидкий пошук і доступ до скановані документам, що входять до складу досьє;
• реалізована маркування з використанням штрихкодування, що дає можливість обробляти великий масив даних, за рахунок швидкої ідентифікації об'єкта;
• автоматизований процес надання досьє за запитами, що збільшує швидкість виконання замовлень, в тому числі за запитами регуляторів.

В середньому за місяць:

Проходять реєстрацію 143 500 документів, в тому числі:

• досьє фізичних осіб - 127 500;
• досьє юридичних осіб - 14 800;
• документи класичного архіву посилання - 1 100.

Вноситься 92 840 скан-копій документів, в тому числі:

• досьє фізичних осіб - 11 600;
• досьє юридичних осіб - 80 900;
• документи класичного архіву - 260.

В архіві вже міститься:

• 3 600 000 досьє приватних клієнтів банку.
• 270 000 досьє юридичних осіб

З урахуванням розподіленої структури Замовника активна робота з архівом ведеться по 20 годин на добу 7 днів на тиждень.

Рішенням користуються 2 700 користувачів в 400 відділеннях банку.