1. За якою формою складати авансовий звіт
2. Яку інформацію заносить в документ підзвітна особа
3. Що в звіті потрібно заповнити бухгалтеру
4. Таблиця Заповнення рядків авансового звіту, якщо гроші на відрядження за кордон видані в рублях
5. Приклад. Відображення в авансовому звіті сум, виданих на відрядження за кордон в рублях

Відправляючи співробітника в закордонне відрядження, ви видаєте йому гроші під звіт: на проживання, харчування та інші витрати.

Повертаючись з відрядження, співробітник протягом трьох днів повинен відзвітувати про витрачені суми. Цей порядок прописаний в пункті 4.4 Порядку ведення касових операцій, затвердженого Положенням Банку Росії від 12.10.2011 № 373-П (далі - Положення № 373-П). Співробітник заповнює ту частину авансового звіту, яка призначена саме йому. В іншому документ оформляє вже бухгалтер. І якщо авансовий звіт заповнений по закордонному відрядженні, бухгалтеру потрібно звернути увагу на деякі нетипові нюанси, про які ми зараз поговоримо.

Якщо у вас «спрощенка» з об'єктом доходи Бухоблік ви ведете за загальними правилами, а значить, вам буде потрібно грамотно оформлений авансовий звіт для того, щоб списати підзвітні суми з працівника.

Якщо ж закордонних відряджень у вас немає, дана стаття все одно буде Ваша думка дуже важлива, оскільки пояснить всі основні правила оформлення авансового звіту.

За якою формою складати авансовий звіт

Авансовий звіт можна оформляти або за уніфікованою формою № АТ-1, затвердженої наказом Мінстату України від 01.08.2001 № 55, або розробити свій бланк звіту і затвердити його в якості додатку до облікової політики. Адже з 1 січня 2013 року організації та підприємці більше не зобов'язані застосовувати уніфіковані бланки. Це випливає з пункту 4 статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Обов'язок застосовувати уніфіковану «первинку» збереглася тільки щодо тих документів, які безпосередньо вказані в Положенні № 373-П. А такими є видатковий касовий ордер, прибутковий касовий ордер, розрахунково-платіжна відомість, платіжна відомість і банківські документи. Авансовий звіт там немає.

Для довідки Складати авансовий звіт можна або за уніфікованою формою № АТ-1, затвердженої наказом Мінстату України від 01.08.2001 № 55, або за формою, розробленою самостійно.

Також зовсім недавно Мінфін Росії у своєму листі від 12.04.2013 № 03-03-07 / 12250 дав добро на оформлення електронних звітів, завірених цифровим підписом. Якщо у кого з «спрощенців» є необхідна для цього програмне забезпечення - можна використовувати.

Яку інформацію заносить в документ підзвітна особа

Зверніть увагу На лицьовій стороні авансового звіту працівник вказує: найменування фірми (підприємця), підрозділ, своє прізвище, посаду і призначення авансу. На зворотному - реквізити документів, що підтверджують витрати і суми витрат.

Перш ніж заповнювати бухгалтерську частина авансового звіту, перевірте правильність відомостей, записаних працівником. Так, на лицьовій стороні має бути зазначено: найменування вашої фірми (підприємця), підрозділ, прізвище співробітника, його посаду та призначення авансу. На зворотному боці (в графах 2-4) в хронологічному порядку перераховані реквізити документів, що підтверджують витрати. А в графі 5 - суми витрат. Якщо ж гроші видавалися в інвалюті, то співробітник повинен відобразити ще й суму валюти в графі 6 зворотного боку звіту.

Самі документи при цьому працівник прикладає до звіту, тому, перш ніж прийняти його, бухгалтеру потрібно звірити відповідність тих записів, що зробив співробітник в звіті, з оригіналами. Якщо ці папери складені іноземною мовою, потрібен порядковий переклад на російську мову (п. 9 Положення з бухобліку та бухзвітності, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 29.07.98 № 34н). Переклад може зробити сам працівник або спеціалізована фірма (лист Мінфіну Росії від 20.03.2006 № 03-02-07 / 1-66).

Зверніть увагу Якщо документи, що підтверджують витрати на відрядження за кордон, складені іноземною мовою, то вони повинні мати порядковий переклад на російську мову.

Ще перевірте, щоб співробітник розписався в звіті.

Що в звіті потрібно заповнити бухгалтеру

Порядок оформлення авансового звіту залежить від того, в якій валюті роботодавець видав гроші під звіт. Якщо це була іноземна валюта, то звіт слід оформляти як в ній, так і в рублях. Спочатку вам потрібно відобразити суми в інвалюті, а потім перевести їх в рублі (п. 4-6 ПБО 3/2006 «Облік активів і зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті»). Перерахунок в цьому випадку проводиться у разі курсу, що діє на дату затвердження авансового звіту (додаток до ПБО 3/2006).

Якщо ж аванс був виданий в рублях (що в більшості випадків і відбувається), то працівник сам купує інвалюту, проте відображати в звіті ви будете лише рублі. Але є одна складність. Так як витрати за кордоном співробітник здійснював в валюті, їх також потрібно буде перерахувати на рублі. При цьому порядок перерахунку буде залежати від того, підтверджена покупка валюти довідкою банку чи ні. Інформація про те, за яким курсом і на яку дату робити перерахунок інвалюти, представлена ​​в таблиці нижче.

Таблиця Заповнення рядків авансового звіту, якщо гроші на відрядження за кордон видані в рублях

«Витрачено» Переведіть суму витрачених співробітником грошей за кордоном (її ви дізнаєтеся з документів, доданих до авансового звіту) в рублі.
При цьому курс перерахунку витраченої суми буде залежати від того, підтверджена покупка інвалюти довідкою банку чи ні.
Якщо покупка інвалюти підтверджена довідкою банку, переведіть витрачену суму грошей в рублі за курсом обміну на дату видачі довідки.
Такі роз'яснення містяться в листах ФНС Росії від 21.03.2011 № КЕ4-3 / 4408 і Мінфіну Росії від 31.03.2011 № 03-03-06 / 1/193 і від 15.06.2011 № 03-03-06 / 1/347. Незважаючи на те що вони адресовані платникам податку на прибуток, їх можна застосовувати і «спрощенцям».
Якщо довідки немає, перерахуйте витрачену суму грошей в рублі за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту «Залишок» Якщо при поверненні невитрачених коштів співробітник представив вам довідку банку про обмін залишилася валюти, то перерахуйте залишок за курсом ЦБ РФ, зазначеному в цій довідці. Якщо ж з яких-небудь причин документів, що підтверджують обмін валюти, немає, то перерахуйте суму залишку за курсом Центробанку на дату затвердження звіту «Перевитрата» Суму перевитрати відшкодуєте співробітнику в рублях. Адже гроші під звіт ви видавали теж в рублях. Для цього величину перевитрати в валюті переведіть в рублі за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту

Приклад. Відображення в авансовому звіті сум, виданих на відрядження за кордон в рублях

ТОВ «Рига», яка застосовує ССО, відправляє замдиректора А.П. Смоліна у відрядження до Німеччини. Термін відрядження - з 17 по 24 травня 2013 року. 17 травня 2013 року через каси фірми бухгалтер видав А.П. Смоліну під звіт 80 860 руб. В цей же день отриману суму А.П. Смолін обміняв на 2000 євро за курсом 40,43 руб. / Євро. Довідка, що підтверджує покупку валюти, є. У відрядженні А.П. Смолін витратив 1000 євро на проживання в готелі і 150 євро на добові. Тобто витратив 1150 євро. Подивимося, яким чином бухгалтер оформив авансовий звіт.

Суть питання Порядок заповнення авансового звіту по закордонному відрядженні залежить від того, в якій валюті роботодавець видав гроші під звіт. Якщо це інвалюта - звіт потрібно оформляти і в валюті, і в рублях. Якщо рублі - тільки в рублях.

Видану суму - 80 860 руб. бухгалтер відбив по рядку 1 «Отримано аванс» і по рядку «Разом отримано». Рядок «Витрачено» бухгалтер розрахував самостійно. Для цього він перевів всі витрачені кошти у валюті на рублі за курсом ЦБ РФ, зазначеному в довідці банку. Вийшло 46 494,5 руб. (1150 євро × 40,43 руб.). Решта 850 євро (2000 євро - 1150 євро) А.П. Смолін продав банку 24 травня 2013 року до ціні 40,4 руб. / Євро (довідка є). І весь залишок розміром 34 340 руб. (850 євро × 40,4 руб.) Повернув ТОВ «Рига» в день затвердження авансового звіту. Цю суму бухгалтер ТОВ «Рига» записав по рядку «Залишок».

Приклад заповнення авансового звіту ТОВ «Рига» зображений вище.

В якій валюті оформляти авансовий звіт, якщо гроші на відрядження за кордон видані в євро? У рублях У євро В євро і рублях Якщо гроші на відрядження за кордон були видані в іноземній валюті, то оформляти авансовий звіт потрібно як в інвалюті, так і в рублях. Тобто спочатку вам потрібно відобразити суми в інвалюті (для цього в звіті є спеціальний рядок «1а в валюті»), а потім перевести їх в рублі ( п. 4, 5 і 6 ПБО 3/2006).