Авансовий звіт - це документ первинного обліку, який підтверджує витрачання виданих авансом підзвітним сум з додатком виправдувальних документів. З 1 січня 2013 року Мінфін Республіки Казахстан введена нова форма авансового звіту - форма Т-3. У підзвіт видаються для майбутніх відрядних витрат, на оплату господарських витрат, на представницькі цілі, для оплати виконаних робіт, наданих послуг, а також на інші господарсько-операційні цілі.

Іноді зустрічаю на практиці, що гроші в підзвіт видаються всім співробітникам поспіль, так робити не треба, все-таки гроші. Список підзвітних осіб, терміни і цілі, а також порядок видачі в організації готівки під звіт встановлює керівник. Це може бути затверджено в Облікової політиці, в Положенні або наказом. З підзвітними особами потрібно укласти договори про матеріальну відповідальність.

Тривале, нічим не обгрунтоване знаходження грошей у підзвітних осіб, може розцінюватися під час перевірок як дохід цього працівника, особливо в кінці року. Такий дохід оподатковується всіма податками як заробітна плата. Підприємство має повернути невитрачену суму авансу утриманням із заробітку, при цьому співробітник не повинен заперечувати. Якщо повернути цю суму в подальшому неможливо, тоді бухгалтер включає її в дохід працівника і обкладає усіма податками як зарплату.

Всі операції по витрачанню підзвітних сум в обов'язковому порядку підтверджуються відповідною документацією, що виписується на юридичну особу, тобто на організацію, від імені якої співробітник виробляє покупки або оплату рахунків. Пояснюйте це підзвітним особам, а то вони іноді приносять документи, оформлені на приватна особа, і деякі бухгалтера навіть приймають такі звіти.

Якщо підзвітна особа зазнала додаткові витрати, і керівник прийняв рішення про відшкодування йому таких витрат, то ці суми також включаються до оподатковуваного доходу працівника: Дт 7210 Витрати Кт 3350 Зарплата. Зазвичай таким чином працівникові відшкодовуються наднормативні добові або інші додаткові витрати на відрядження: таксі, телефон, відпочинок та ін.

У деяких компаніях авансові звіти підписуються тільки бухгалтером, без затвердження керівником підприємства або організації, це неправильно. Авансовий звіт обов'язково затверджується керівником.

При оплаті робіт, послуг, придбання товарів у юридичних і фізичних осіб, необхідно скласти авансовий звіт з додатком наступних первинних документів:

рахунки-фактури; накладної; товарного чека; квитанції до прибуткового касового ордеру; фіскального чека; закупівельного акта з ринку; акту прийому-передачі.

Первинні документи як на паперових, так і на електронних носіях, форми яких або вимоги до яких не затверджені, розробляються ІП та організаціями самостійно і повинні містити такі обов'язкові реквізити:

1) найменування документа (форми);

2) дату складення;

3) найменування організації або прізвище та ініціали індивідуального підприємця, від імені яких складений документ;

4) зміст операції або події;

5) одиниці виміру операції або події (в кількісному і вартісному вираженні);

6) найменування посад, прізвища, ініціали та підписи осіб, відповідальних за здійснення операції (підтвердження події), і правильність її (його) оформлення;

7) ідентифікаційний номер.

Залежно від характеру операції або події, вимог нормативних правових актів Республіки Казахстан і способу обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.

При купівлі товару у ІП, що працює за патентом, бажано мати копію свідоцтва ІП, копію патенту, товарний чек із зазначенням найменування, вартості товару та позначки, що товар оплачений, з підписом продавця. Якщо товар придбаний у ІП на ринку, то необхідно докласти закупівельний акт. В даному акті відображаються реквізити ринку, проставляється печатка і завіряється підписом відповідальної особи ринку. Якщо копії свідоцтва або патенту ІП не додано, виникає ризик того, що при перевірці підприємству доведеться сплатити ІСН 10% з виплаченого доходу фізособі.

При придбанні ТМЦ у фізособи, яка не є ІП, необхідно оформити наступні документи: договір купівлі-продажу, накладна, акт прийому-передачі. Додати копію посвідчення особи фізособи. Виплати такій фізособі за ТМЦ обкладаються ІСН 10%, який має утримати та перерахувати до бюджету підприємство. ІСН не утримується під час придбання особистого майна фізособи, не призначеного для підприємницьких цілей - стаття 168 НК РК. Якщо у фізособи відсутні документи, що підтверджують факт особистого майна, то ІСН все ж слід утримати.

Обмеження за готівковими розрахунками між юридичними особами в розмірі 1000 МРП не відноситься до фізосіб. Тому сума угоди з фізособою за готівковий розрахунок може бути будь-хто.

Авансовий звіт підтверджує факт оплати та витрати грошей підзвітною особою. Тому проводки можуть бути такими:

Дт 3310 Постачальник, 3360 Оренда, 3397 Інші Кт 1 251 Підзвітна особа,

але ніяк не такими:

Дт 1310 Матеріали, 2410 ОС, 7210 Витрати Кт 1251 Підзвітна особа.

На практиці авансовий звіт замість подотчетнік становить сам бухгалтер і дає тому тільки підписати. У цьому немає нічого страшного, так швидше і звіт буде оформлений правильно. Правда, бухгалтер страждає від неправильно оформлених або від відсутності необхідних документів. Щоб полегшити свою працю, рекомендую бухгалтерії надрукувати перелік необхідних документів і дій підзвітних осіб і видати їм і керівництву. І приймати документи з цього списку. Тоді підзвітній особі не доведеться ходити за документами кілька разів, сердячись на шкідливого бухгалтера; керівництво знатиме про те, хто винен і що з цим робити. А бухгалтеру не доведеться самому малювати документи і нести відповідальність за чужі помилки.

Ще по цій темі: