1. Зведена картина
2. Аналіз виконавської дисципліни
3. Аналіз завантаження співробітників
4. аналіз процесів
5. замість висновку

Якщо ми запитаємо представників бізнесу, котрі приймають рішення про покупку СЕД, що вони очікують від системи, то напевно почуємо, що їм дуже важлива допомога в організації бізнес-процесів компанії. Ринок СЕД пропонує багато рішень, і крім упорядкування взаємодії всередині компанії система допоможе і в роботі канцелярії, договірного відділу, відділу продажів.

Але наскільки ефективно вирішена початкова проблема відсутності контролю за процесами?

Як правило, шикуються процеси узгодження документів, виконання доручень. Для контролю застосовуються різні звіти, такі як відсоток прострочених доручень на дату. Така статистика може бути корисною, але вона не завжди показує динаміку, що важливо для розуміння того, стає ситуація краща або гірша. Не завжди є можливість провести поглиблений аналіз, від загальних показників до конкретних людей і їх завданням.

Тому важливим фактором успішного використання системи може бути інструмент, за допомогою якого можна зробити всі процеси в компанії більш прозорими і надати максимально повну інформацію керівнику для прийняття рішень.

Ми з вами спробуємо уявити, як може виглядати подібний інструмент для інтерактивного аналізу ефективності роботи співробітників в системі.

Зведена картина

Ми зосередимося на відстеженні виконання процесів і виділимо кілька універсальних показників:

• Виконавська дисципліна - одна з найпростіших, але в той же час корисних метрик. Вона показує наскільки своєчасно співробітник виконує поставлені йому завдання.
• Завантаженість співробітників стане в нагоді при пошуку «пляшкових шийок», тобто співробітників, на яких зав'язано дуже багато процесів. При цьому важливо розуміти, чи встигає співробітник все виконувати в строк.
• Своєчасність виконання різних процесів (доручення, узгодження документів) може дати інформацію про наявність системних проблем з їх виконанням. Наприклад, деякі процеси можуть бути не оптимальні, або Співробітники можуть вважати якусь частину робіт низкоприоритетной.
• Також буде корисною загальна динаміка за кількістю завдань. На стадії впроваджень вона дозволяє оцінити, наскільки інтенсивно співробітники використовують систему і визначити тенденції виконання завдань в строк. Вона може служити хорошим індикатором при введенні різних організаційних заходів.

Якщо звести ці показники в одну зведену картинку, ми отримаємо приклад стартової сторінки інструменту для аналізу роботи співробітників в системі.

Якщо звести ці показники в одну зведену картинку, ми отримаємо приклад стартової сторінки інструменту для аналізу роботи співробітників в системі.

• «Виконавська дисципліна» зі значенням від 0 до 100%. Відразу бачимо загальну картину по компанії в цілому.
• «Процеси з порушенням терміну» у вигляді кругової діаграми, частками якої є різні процеси. Швидко визначаємо «проблемні» типи процесів.
• «Співробітники з високим завантаженням» у вигляді двох смужок по кожному: зелена - це кількість завдань без порушення терміну, червона - число прострочених завдань. Швидко визначаємо співробітників, які є «пляшковими шийками»: кількість завдань високе в поєднанні з великою кількістю «червоного».
• «Динаміку роботи із завданнями» зобразимо у вигляді графіка з двома лініями: загальне число активних завдань на кожну дату і кількість завдань з порушенням терміну (червоним). Відразу бачимо загальну динаміку по червоній лінії: ситуація стабільна, поліпшується або погіршується.

У такому поданні можна оцінити загальний стан роботи співробітників в системі, але що робити якщо ми хочемо детально розглянути кожен показник?

Зручним рішенням стане додавання інтерактивності: при виборі значення показника на стартовій сторінці ми можемо перейти на сторінку з розширеними даними по ньому. Наприклад, вибравши конкретного співробітника з високим завантаженням перейти на сторінку, яка покаже з чого склалася така завантаження.

Розглянемо кожну таку сторінку окремо.

Аналіз виконавської дисципліни

Виконавська дисципліна відображає те, скільки відсотків завдань виконуються в строк.

Відмінним можна вважати значення вище 90%, хорошим - вище 70%. Більш низькі значення показника говорять про те, що велика частина завдань виконується не в строк, а отже:

• Або система взагалі не використовується.
• Або співробітники працюють неефективно.
• Або терміни завдань свідомо нереальні.

Якщо виконавська дисципліна за минулий місяць не перевищила 50%, то без сумнівів можна дати оцінку - погано. Але як зрозуміти, з чого склалося таке значення, чи є позитивні або негативні тенденції? Тому для виконавської дисципліни потрібна її деталізація.

З зведеної картини, вибравши показник «Виконавська дисципліна», переходимо на сторінку з її детальним аналізом.

Тут ми бачимо відсоток показника в розрізі співробітників. З тих співробітників, у кого значення виконавської дисципліни мінімально, найкраще і починати опрацювання організаційних заходів щодо збільшення виконавської дисципліни.

За обраному співробітнику можна подивитися:

• Які конкретно завдання співробітник не виконав в строк і на скільки він їх прострочив, визначити причини їх прострочення.
• Оцінити динаміку показника.

Якщо показник виконавської дисципліни стабільно високий, то все добре.

Якщо раніше були прийняті організаційні заходи щодо підвищення виконавської дисципліни, то значення показника повинно збільшуватися

Зменшення значення показника говорить про те, що вжиті заходи були неефективні.

Далі потрібно розібратися, чому він не виконує завдання в системі в термін. Частими причинами прострочення завдань бувають:

• Просте забування. Якщо співробітник працює в системі нечасто легко забути перевірити прийшли завдання.
• Нерозуміння того, навіщо виконувати завдання. Робота вже по факту може бути зроблена, яка різниця, коли буде виконано завдання.
• Незнання того, що виконання завдань - це ланцюжок робіт і несвоєчасне невиконання завдання може зірвати терміни цілого процесу.

У таких випадках потрібно донести до виконавців інформацію про те, як і навіщо потрібно працювати в системі.

Аналіз завантаження співробітників

У зведеній картині ми бачимо найбільш завантажених співробітників, кількість отриманих ними завдань і частку прострочених. Зелена частка відображає число завдань без порушення терміну, червона - число прострочених.

Для розуміння того, які конкретно завдання він не виконав в строк ми переходимо в сторінку з деталізацією його завдань по процесам.

Тут ми бачимо:

• З завдань по яким типам процесів складається завантаження співробітника.
• Якого роду завдання співробітник не встигає виконати в термін.
• Яка динаміка числа одержуваних їм завдань і частки прострочених серед них. Якщо було вжито заходів щодо зниження навантаження на співробітника, то загальна кількість і кількість прострочених повинні знижуватися, інакше заходи були неефективні.

На практиці часто «пляшковими шийками» в СЕД є керівники, які є погоджують і підписують в ході узгодження документів, а також діловоди. Серед керівників причиною великого потоку входять завдань може бути мікроменеджмент - замикання всіх процесів компанії на себе.

Але можлива ситуація, коли навантаження на співробітника поступово зростає і призводить до його перевантаження. Тоді він просто фізично не може впоратися зі своїм обсягом робіт.

Тут можливі два види заходів:

• Оперативні: дати когось йому на допомогу, передати частину робіт іншим виконавцям.
• Стратегічні: переглянути та оптимізувати процеси компанії.

аналіз процесів

На стартовій сторінці зі зведеними даними ми бачимо типи процесів, серед яких найчастіше бувають порушення терміну.

Щоб подивитися, за рахунок яких конкретно завдань в рамках цих процесів склалася така ситуація, відкриємо сторінку з розширеною інформацією.

На сторінці ми бачимо:

• Які конкретно завдання в рамках обраного процесу були прострочені і хто був виконавцем.
• Яка динаміка: чи змінюється ситуація, в яку сторону.

Нормальною ситуацією в довгостроковій перспективі є мінімальні стабільні значення обсягів процесів з порушенням терміну.

Аналіз графіка з динамікою завдань дозволяє побачити проблемні ситуації:

В системі зменшується кількість ініційованих процесів.

Це може бути сигналом до того, що співробітники перестають користуватися системою.

Співробітники не виконують завдання в строк.

Це відображається на графіку у вигляді наближення червоної лінії процесів з порушенням терміну до лінії загального числа процесів.

Це може означати наступне:

• Співробітники не справляються зі своїми обов'язками.
• Терміни завдань занадто оптимістичні.
• Співробітники перестають користуватися системою і завдання залишаються невиконаними.

Зрозумівши, які є проблеми можна знайти їх причини, адже процеси не завжди бувають оптимальні:

• Всередині процесу може бути прихований подпроцесс ще з кількох етапів. Наприклад, коли узгоджувальний повинен ще з кимось самостійно узгодити документ, при цьому на всі 1 день.
• Може бути використано одночасне паралельне узгодження замість послідовного, але при цьому один узгоджувальний все одно чекає рішення іншого. Наприклад, головний інженер може чекати поки документ не розгляне юрист, при цьому порушуючи терміни свого завдання.
• Функції можуть бути покладені не на того людини. Наприклад, супровідний лист за договором готує діловод. Він змушений йти до співробітника договірного відділу і дізнаватися, що ж потрібно написати. У такій ситуації краще було б самому співробітнику договірного відділу підготувати супровідні документи.

замість висновку

Ми розглянули на прикладі яким може бути інструмент для інтерактивного аналізу ефективності роботи співробітників в системі. Виконавська дисципліна допоможе нам зрозуміти загальну «температуру» по своєчасності виконання завдань, список найбільш завантажених співробітників спростить завдання пошуку «пляшкових шийок», а відображення процесів з порушенням терміну дозволить ці процеси оптимізувати.

Системи електронного документообігу зберігають в собі величезну кількість інформації, але як правило більша її частина прихована. Візуалізація прихованих даних відкриває нові можливості і дозволяє системі вийти на якісно новий рівень контролю процесів.

Розвивати практики аналізу можна і в інших предметних областях: продажу, управління проектами, робота канцелярії. Адже яку б область ми не вибрали завжди є показники відображають реальний стан справ в ній. А то, як це піднести користувачеві вже завдання СЕД і послуг, які вони інструментів візуалізації.

Як цей інструмент реалізований в DirectumRX можна побачити в gif'ке і прочитати в моєму блозі .

Автор: Денис Колесников, програміст прикладний розробки DirectumRX