1. призначення документа
2. Як скласти?
3. При виявленні нестачі товарів при інвентаризації
4. Завантажити зразок заповнення
5. У разі виявлення недостачі грошових коштів в касі
6. приклад оформлення
7. Корисне відео
8. висновки

На будь-якому підприємстві незалежно від того, яким видом господарської діяльності воно займається, повинен вестися строгий контроль відповідності кількості матеріальних і грошових цінностей з наявною документацією.

Для виявлення недостачі і проведення контролю регулярно організовується інвентаризація товарів або грошових коштів.

призначення документа

У процесі інвентаризації може бути виявлена ​​недостача. Це стосується не тільки продуктових магазинів, але і будь-якого підприємства, складських приміщень. Контролю і опису підлягають меблі, техніка, трудові книжки, документація.

Оформляти результат проведення інвентаризації у вигляді складання акту потрібно тільки після того, як буде проведена повна ревізія.

Функції акта про недостачу наступні:

• Дозволяє визначити точну суму збитку.
• Відображає суму, яку керівник може стягнути з матеріально-відповідальної особи .
• Використовується для складання звітності.
• Дозволяє визначити рівень роботи підприємства.

Якщо розмір недостачі буде вище, ніж допустима норма, то в організації призначається службова перевірка для виявлення винної особи.

Що робити, якщо виявлено недостачу при звільненні ?

Як скласти?

Для проведення інвентаризації товарів і грошових коштів призначається комісія, яка складається з керівника організації, бухгалтера і юриста.

Бланк повинен бути заповнений в двох примірниках.

Важливо, щоб всі екземпляри містили підписи матеріально-відповідальної особи, бухгалтера і керівника. Їх відсутність призведе до того, що документ буде визнаний недійсним

При виявленні нестачі товарів при інвентаризації

Щоб підготувати акт про недостачу товарів, необхідно додати документи, що підтверджують витрати. Це можуть бути чеки на придбання товару, договору поставки.

Законодавчо дозволено використовувати типовий бланк інв-3, а можна заповнювати форму, розроблену організацією. Але при цьому в ній повинні відображатися обов'язкові пункти.

Акт при виявленні недостачі товару заповнюється наступним чином:

• У шапці документа вказується повне та скорочене найменування організації. Прописується контактний телефон та найменування підрозділу.
• Далі заповнюється табличка, розташована праворуч. У ній вказується код за ЄДРПОУ та КВЕД. Далі проставляється дата складання документа.
• В основному полі вказується місце, де проводилась інвентаризація. Наприклад, це може бути складське приміщення магазина . Акт можна складати тільки після того, як комісією буде проведена повна перевірка.
• Якщо про інвентаризації виявляється шлюб або недостача вантажу, необхідно викликати відправника. Лист надсилається поштою або факсом. Відомості про повідомлення відправника повинні бути вказані в акті.
• У тексті вказуються реквізити вантажу, а також номер договору страхування. Також повинні бути вписані всі номери супровідних паперів.
• Необхідно вказати дату прибуття товару, розвантаження. Цю інформацію можна отримати з накладною.
• Далі заповнюються відомості про поставку товару. У таблиці повинна бути прописана інформація про упаковку, вазі вантажу.
• У наступній табличці прописуються фактичні дані і прописуються всі невідповідності.

Далі описуються дефекти і причини, за якими вони могли вийти.

Завантажити зразок заповнення

Завантажити зразок типової форми інвентаризаційного опису товарів інв-3 - excel

Завантажити приклад заповнення у вільній формі акта про недостачу товару, виявленої при ревізії - word .

У разі виявлення недостачі грошових коштів в касі

За фактом перевірки грошових коштів в касі завжди складається акт за формою інв-15.

Особливості заповнення бланка при виявленні недостачі в касі наступні:

• При оформленні форми інв-15 обов'язково повинні бути вказані реквізити підприємства, код КВЕД, дата і номер наказу, на підставі якого проводиться інвентаризація. Проставляється номер і дата акта, а також дата, коли проводилася перевірка. При цьому важливо враховувати, що документ повинен бути обов'язково складений в день ревізії грошових коштів в касі.
• В основній частині документа повинна бути прописані фактична сума грошових коштів та облікова. Всі показники повинні бути прописані з урахуванням видів готівкових коштів і документації. Все суму прописуються як цифрами, так і прописом.
• За результатами перевірки в акті повинна відображатися інформація про знайдені надлишки або недостачу. Якщо облікова сума відповідає фактичній, то в графах «Надлишки» і «Недостача» проставляється прочерк.
• На зворотному боці бланка інв-15 повинна відображатися інформація про дачу пояснень матеріально-відповідальної особи. А також тут же вказується рішення керівника організації. Це може бути винесення догани, звільнення.

приклад оформлення

Корисне відео

Про порядок проведення інвентаризації, обліку надлишків, нестач і на яких рахунках відображається, докладно розказано в даному відео:

висновки

Акт буде визнаний дійсним тільки в тому випадку, якщо буде підписано всіма учасниками інвентаризації.

Це повинні бути всі члени комісії, які стверджують форму, матеріально-відповідальна особа, керівник організації.

Складання даного бланка при інвентаризації товарів і грошових коштів необхідно, щоб в подальшому стягнути з матеріально-відповідальної особи збиток.