1. Як це працює?
2. Управління репутацій бренду
3. Систему встановлюють найчастіше в двох випадках
4. 2. Потрібно зрозуміти структуру бізнес-процесу і визначити обсяг вкладу кожного члена команди в вартість...
5. Перший місяць: дізнаємося, хто в компанії не працює
6. Через пару місяців: освоюємо інструмент управління процесом
7. Через рік: точно знаємо, на що витратити час, щоб отримати більше прибутку
8. Що далі?
9. Досвід компаній по впровадженню тайм-трекінгу
10. від редакції

80% американських компаній використовують додатки для обліку робочого часу або таймтрекери (time tracker). У жорсткому світі капіталізму, де час - це гроші і немає нічого особистого, роботодавець не хоче платити за недопрацювання, а співробітник скрупульозно вважає кожен призначений йому долар.

У Росії більше адекватного визначення цього підходу, ніж «автоматична система обліку робочого часу», ще не придумали.

Як це працює?

Автоматична система обліку робочого часу - це комп'ютерна програма для управління людським капіталом і підвищення продуктивності роботи.

Агент програми встановлюється на комп'ютер і автоматично збирає інформацію про те, якими програмами і сайтами користувався власник комп'ютера. Час роботи в кожному додатку або на сайті вважається по натиснень на клавіші і кліках миші. Якщо не клікати більше 5 хвилин, система почне враховувати час як «некомп'ютерні».

Приклад інтерфейсу програми по тайм-трекінгу (в даному випадку CrocoTime): показано загальне робочий час співробітників. Ви можете переглянути статистику компанії в цілому, кожного відділу і кожного співробітника

Управління репутацій бренду

ORM - один з найбільш швидко зростаючих сегментів digital-ринку. Стань експертом в галузі управління репутацією разом з новим курсом Skillbox і Sidorin.Lab (Агентством №1 з профільного рейтингу Рувард).
3 місяці онлайн-навчання, робота з наставником, дипломна робота, працевлаштування для найкращих в групі. Наступний потік навчання стартує вже 15 квітня . Cossa рекомендує!

Реклама

Адміністратор розділяє програми і сайти на «Продуктивні» і «Непродуктивні» для кожного відділу або співробітника. Фіксуючи час роботи в різних типах програм, система показує, скільки співробітник працював продуктивно, і виявляє відволікаючі фактори.

У Росії такі програми не дуже популярні. Не більше 15% компаній зараз використовують автоматичні рішення для обліку часу, і майже ніхто не встановлює таке ПО при відкритті компанії або на старті проекту.

Систему встановлюють найчастіше в двох випадках

1. Потрібно дізнатися, на що йде робочий час

Більшість власників компаній лише в загальних рисах знають, чим займаються їхні співробітники: дизайнери роблять дизайн, сейлзи продають. Насправді, співробітник щодня робить десяток різних завдань, а у зриву термінів може бути кілька різних причин. Коли менеджмент думає, що проект зазнав невдачі через брак або неграмотного розподілу часу, комусь доручають знайти програму для обліку часу.

2. Потрібно зрозуміти структуру бізнес-процесу і визначити обсяг вкладу кожного члена команди в вартість проекту

Якщо над однією і тією ж завданням працюють кілька членів команди, важливо зрозуміти, хто робить більше, - не тільки для справедливої ​​оплати, а й для розуміння рівня кваліфікації. Таймтрекер покаже, що у двох співробітників зі схожими завданнями може йти на їх закриття різну кількість часу.

Один програміст може працювати на C ++ і Java, але оплата цих робіт буде абсолютно різною. Таймтрекер в цьому випадку допомагає розділити час на «дороге» і «дешеве».

Сині смужки - завдання, які вніс співробітник. Можна подивитися, скільки часу команда проекту працювала над різними етапами і завданнями. Відфільтрувати треки можна по результату або типу завдання

Якщо продовжувати аналогію програміста, то в кінці місяця він зможе подивитися, скільки він розробляв на кожній з мов і порівняти кількість часу, витраченого на проекти, зі своїм прибутком.

Незважаючи на різні цілі, зміни в компанії, яка автоматизувала облік робочого часу, повинні починатися з першого дня.

Перший місяць: дізнаємося, хто в компанії не працює

Спочатку 100% менеджерів захоплені ідеєю контролю. Кожну хвилину надходить величезна кількість нової інформації про роботу офісу.

Один з наших користувачів знайшов співробітника, який грав в «кульки» по 5-6 годин на день. В іншій компанії в офісі працював повноцінний онлайн-кінотеатр (фільми дивилися цілими відділами). Середня кількість часу, який співробітники витрачають на роботі даремно, варіюється від 15% до 30%.

Система показує час роботи з кожною програмою, додатком або документом

Список відволікаючих чинників типовий: перше місце в 90% випадків займають «ВКонтакте» і Facebook, на другому - інтернет-магазини і новини.

Вивчати і аналізувати тут особливо нічого.

Через пару місяців: освоюємо інструмент управління процесом

Коли тяга до контролю ослабне (це відбувається вже через місяць), в компаніях замислюються над тим, що робити з цими даними.

Дизайнер упевнений, що не справляється і йому потрібен помічник. Менеджер проекту подивиться статистику роботи за 1-2 місяці. Якщо, крім своїх «профільних» програм, він багато працював з ТЗ, це може означати, що він робив не свою роботу і причина «завалу» в тому, що технічні завдання недостатньо детальні і дизайнерам доводиться часто звертатися за консультаціями.

Відділ розробки здає всі проекти в термін. Само по собі це добре, але за допомогою системи обліку та аналізу робочого часу можна дізнатися, що з трьох співробітників відділу 80% робочих операцій робить лише одна людина. Навіщо вам ще два програміста?

Відпаде необхідність постійно відволікати співробітників питаннями про те, чим вони в даний час займаються. Тепер вся інформацію доступна онлайн цілодобово.

Чітке розуміння, хто скільки часу працював, підвищує ступінь задоволеності співробітників зарплатою і знижує ризик штрафних санкцій, які стали бичем великих компаній.

Через рік: точно знаємо, на що витратити час, щоб отримати більше прибутку

Встановлювати систему на короткий час марно. Глибокий аналіз цінності різних процесів для підсумкової вартості продукту можливий тільки при використанні великого обсягу даних.

Тільки після її використання протягом більше одного року, порівнявши показники, можна отримати цілком вичерпні відомості про роботу бізнесу:

• зрозуміти сезонність в продуктивності роботи;
• визначити резерви часу і людей;
• дізнатися собівартість роботи по кожному проекту і по кожному етапу проекту;
• детально підрахувати внесок кожного співробітника в ключові процеси бізнес-моделі компанії;
• знати, який процес найважливіший для досягнення результату, і присвячувати йому максимум часу;
• відмовитися від безглуздих витрат часу на соціальні мережі і YouTube;
• підвищити рівень довіри клієнтів до вашої команди через більш точні звіти про витрачені на роботу ресурсах.

Що далі?

У 2016 році попит на автоматичний облік робочого часу може вирости на 20-25%. В умовах низьких цін на нафту при зниженні потоку доходів компаніям доведеться усіма силами оптимізувати робочий процес. І мова тут вже не йде про скорочення персоналу. Всіх, кого потрібно, вже скоротили в 2008 і 2015 роках.

Все більше компаній переводять співробітників на віддалену роботу. Перехід на таку модель без урахування часу неможливий. 70% російських роботодавців з радістю перевели б своїх співробітників на віддалену роботу, щоб економити на оренді офісів, але вони сумніваються в тому, чи будуть вилучені співробітники працювати так само продуктивно, як в офісі.

Більш того, загальне рішення співробітника і роботодавця використовувати систему обліку робочого часу підвищить рівень взаємної довіри і допоможе уникнути авралів і стресу.

Через 30 років поняття «робоче місце» зникне назавжди. Масив хмарних технологій на стику IT і HR зробить будь-який невиробничий працю «віддаленим» (хоча саме це поняття теж зникне). Цифрове підприємство майбутнього - не крапка на карті або кімната в бізнес-центрі.

В рамках цієї трансформації основним завданням стане не виконання рутинних функцій вручну, а створення і модифікація автоматично виконуваних процесів. Цей процес буде наростати з більшою швидкістю в першу чергу в секторі послуг і сервісу.

Щоб не відстати від загального для всього світу процесу, російським компаніям уже зараз потрібно задуматися про включення цих технологій в свої бізнес-моделі.

Досвід компаній по впровадженню тайм-трекінгу

Дмитро Ізосімов

Керівник відділу по роботі з партнерами TimeInformer

Сергій Варт

Head of B2B, Masterzen

Євген Карюк

Виконавчий директор агентства «Біплан»

Андрій Тушов

Виконавчий директор FreshDoc.ru

від редакції

Питання до читачів: хто з вас використовував облік часу або працював в таких компаніях? Чи був бізнес-ефект? Як такий контроль сприймається співробітниками? Чи бували помилки інтерпретації?

А якщо ще не стикалися, то як би поставилися до того, що у вас в компанії будуть цю систему впроваджувати? Або, наприклад, ви розглядаєте вакансію і дізнаєтеся, що в цій компанії є автоматичний моніторинг часу. І що це для вас? Добро, зло або щось несуттєве?

Поділіться вашим досвідом і думками в коментарях.

Думка редакції може не збігатися з думкою автора. Якщо у вас є, що доповнити - будемо раді вашим коментарям. Якщо ви хочете написати статтю з вашою точкою зору - прочитайте правила публікації на Cossa.