Статьи
Як заповнювати табель обліку робочого часу?
Як заповнювати табель обліку робочого часу?
Табель обліку робочого часу не тільки відображає кількість годин, відпрацьованих кожним співробітником, а й дозволяє щодня фіксувати інформацію про явки та неявки на роботу. Хтось із працівників захворів, хтось відсутній з невідомих причин, а хтось пішов у відпустку. Давайте подивимося, як правильно відзначати всі ці випадки в табелі.
Табель обліку робочого часу зобов'язані вести всі організації. Цей документ необхідний для того, щоб:
складати статистичну звітність з праці для органів статистики.
Держкомстат Росії затвердив для табеля обліку робочого часу дві уніфіковані форми - Т-12 і Т-13 *. Відрізняються форми тим, що Т-12 є універсальним варіантом, а Т-13 ведеться, якщо в організації встановлена автоматична система контролю явок-неявок на роботу (турнікет). При цьому дані заносяться в форму через комп'ютер. Найчастіше, звичайно, використовують форму Т-12, оскільки пропускні системи встановлені далеко не у всіх організаціях.
Табель складається в одному екземплярі. В кінці місяця заповнений табель повинні підписати керівники структурних підрозділів та працівник кадрової служби. Потім документ надходить до бухгалтерії для розрахунку зарплати.
Хто веде табель
Раніше в багатьох організаціях була спеціальна посада - табельщик. Зараз керівники вважають нераціональним тримати окрему штатну одиницю тільки для реєстрації виходів і невиходів на роботу. Найчастіше обов'язок вести табель обліку робочого часу покладається на спеціаліста з кадрів, бухгалтера або керівників структурних підрозділів крім їх основних функцій. Пам'ятайте, що цей обов'язок повинна бути закріплена в трудовому договорі і посадової інструкції співробітника або покладено на нього наказом директора організації.
Як відображати в табелі використання робочого часу
Форми Т-12 і Т-13 практично не відрізняються за складом реквізитів, тому ми будемо розглядати заповнення табеля на прикладі однієї форми - Т-12. А точніше, її першого розділу, який називається "облік використання робочого часу". Зразок заповнення табеля наведено на стор. ....
Табель ведеться протягом місяця, а в кінці цього періоду в ньому підводяться підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником. Відзначаються і проміжні результати (за першу і другу половини місяця). Явки і неявки на роботу фіксуються методом суцільний реєстрації. Це означає, що за кожне число місяця в відповідній клітинці проставляється якесь позначення - явка або неявка з певних причин (або по нез'ясованих обставин). Однак допускається і не відзначати явки, а реєструвати тільки відхилення від графіка роботи (неявки, запізнення і т. П.). Якщо за місяць відхилень не було, то в табелі будуть відображені лише підсумкові дані про результати роботи за першу і другу половини місяця і загальний підсумок, а інші клітини залишаться порожніми.
Тепер давайте подивимося, як саме треба проставляти позначення в табелі.
У графах 4 і 6 форми Т-12 є два рядки. У верхньому рядку ставиться буквене позначення видів витрат робочого часу по кожному дню місяця (явка, відпустка, відрядження, лікарняний і т. П.). У нижній записується кількість годин по ним. Буквені позначення наведені на титульному аркуші форми Т-12. Наприклад, якщо працівник 13 червня прийшов на роботу і був присутній повний робочий день, то в табелі за червень в осередку з числом 13 навпроти прізвища співробітника ми поставимо "Я" і 8 робочих годин. Якщо в цей день він був у відрядженні, то необхідно поставити "К". А ось робочих годин у вашій організації у нього в цей день не було, тому в нижньому рядку ставимо нуль. Для вихідних і свят теж є своє позначення. У верхньому рядку ставиться "в", а в нижній - нулі.
Пам'ятайте: щоб проставити той чи інший код, у вас повинні бути вагомі підстави. Скажімо, лікарняний ви можете відзначити в табелі, тільки якщо точно відомо, що у співробітника є листок тимчасової непрацездатності. У таблиці на стор. ... наведено перелік документів по всіх випадках неявок і відхилень від встановленого режиму праці. Якщо ж у вас немає документів, що підтверджують причину відсутності працівника, то ви можете відзначити в табелі тільки неявку з нез'ясованих причин ( "ПН").
Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу, які представлені на титульному аркуші форми Т-12, використовуються і в формі Т-13
Як підводити підсумки
В кінці місяця потрібно порахувати загальну кількість відпрацьованих днів і годин. При цьому з розрахунку відпрацьованих днів виключаються вихідні, прогули, неявки з нез'ясованих причин, дні лікарняних, відряджень - в загальному, все ті дні, коли працівник був відсутній на роботі. Щоб порахувати кількість відпрацьованих годин, треба просто скласти цифри у другому рядку граф 4 і 6, а результати занести в графу 5 (за першу половину місяця), графу 7 (за другу половину місяця) і графи 8-13 (в цілому за місяць) .
Окремо треба порахувати кількість днів неявок і занести інформацію про них в графи 14-16. У графі 15 ставляться цифрові коди причин неявок (ці коди наведені на титульному аркуші форми, разом з літерними позначеннями). Наприклад, код чергової відпустки - 09, а неявки з нез'ясованих причин - 30. І нарешті, необхідно визначити загальну кількість вихідних у кожного працівника за місяць і вписати його в графу 17.
* Постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1.
Умовні позначення в табелі обліку робочого часу
Матеріал розміщений на сайті HRM.RU