1. Що це таке
2. Яка роль документа
3. Законодавча база
4. будова документа
5. Необхідні дані для оформлення
6. Загальні правила складання вручну (інструкція)
7. приклад заповнення
8. зразок документа
9. На кого покладається контроль за веденням КО-4
10. Нюанси в відокремлених підрозділах
11. Скільки книг повинно вести підприємство

Незважаючи на те, що зараз багато бізнесменів здійснюють свою діяльність за безготівковими розрахунками, разом з тим, ще використовуються операції з фінансовими засобами в готівковій формі.

Як наслідок підприємцям потрібно касова книга. Тому виникає необхідність розібратися, що це таке і як правильно її заповнювати.

Касова книга є спеціалізованим журналом (регістром), куди вносяться всі відомості про здійснювані компанією операціях супроводжуються готівковими розрахунками.

Журнал входить в бухгалтерську звітність ВП. Ведення касової книги є обов'язковим. Складається і оформляється регістр за правилами податкового законодавства.

З 2019 року касова книга обов'язкове для всіх підприємців, включаючи тих, хто працює за спрощеною податковій системі. Журнал складається строго по формі КО-4 .

До відання книги касового обліку потрібно ставитися серйозно, тому що під час податкової перевірки її ретельно вивчають співробітники ФНС .

У разі неправильного оформлення касової книги або через зроблених помилок, внесення недостовірної інформації з підприємця стягується штраф.

Ведеться журнал касового обліку з початку і до кінця поточного року. Як вести касову книгу має бути відомо кожному бізнесменові.

Що це таке

Книга касового обліку - документ, в якому зібрані всі касові операції, що проводяться підприємцем протягом дня. Касова книга ведеться щодня, за винятком вихідних.

У ній повинно відображатися рух готівки, що підтверджується прибуткової і видаткової касової документації. В кінці дня в неї вписуються підсумкові дані, які включають обороти і розрахунки ліміту каси.

У журналі реєструються всі прибутково-видаткові операції, включаючи розрахунки сум, кореспондуючих рахунків і характер проведених транзакцій. Завдяки регістру фіксуються всі фінансові потоки в готівковій формі в роботі фірми.

Касова книга є обов'язковим документом, в який керівництво фірми може включати самостійно розроблену первинну документацію.

Касова книга як власне і будь-яке звернення готівки повинна відповідати нормативним актам Центробанку .

Яка роль документа

Кожен бізнесмен, здійснюючи підприємницьку діяльність повинен вести її відповідно до законодавства Росії.

Тим більше якщо це стосується розрахунків з оплати податків, складання та оформлення звітності та іншої аналогічної документації.

До числа таких обов'язкових документів можна віднести касову книгу, наявність якої є обов'язковою для тих, чия діяльність пов'язана з готівкою.

В окремих випадках ІП може обійтися без касової книги. Однак якщо зарплата виплачується працівникам у грошовій формі через касу фірми, то буде потрібно касова книга.

При цьому якщо заробітна плата співробітникам компанії нараховується безготівковим платежем на платіжні картки, то підприємець обов'язково повинен знати, що собою являє касова книга, і яку інформацію треба в неї вносити.

ІП повинен вміти правильно її вести, оформляти розбиратися в нюансах її заповнення. Тому іноді краще скористатися послугами бухгалтера, який знає, як потрібно вести книгу обліку .

Законодавча база

Підставою для заповнення касової книги є Вказівка ​​Центробанку від 11.03.2014 N 3210-У "Про порядок ведення касових операцій ...» . У журналі повинні враховуватися всі грошові надходження / відрахування.

В організації за законом повинна бути одна книга касового обліку. На аркушах обов'язково повинна бути нумерація. Журнал також повинен бути прошнурований, а в кінці книги ставиться сургучна або мастична друк.

Прошиті листи завіряються підписом керівника або уповноваженої особи. Помилка проводиться містичний печаткою з використанням клею в складі, якого є рідке скло.

Листи журналу повинні бути зроблені з цигаркового паперу, фарба штемпельна. При цьому папір з відбитком печатки потрібно змастити з обох боків клеєм, а після того як вона буде опечатана, слід нанести повторно шар клею.

Всі записи в книзі касового обліку здійснюються в 2-х примірниках. Для цього можна використовувати звичайну копірку.

Копія повинна бути відривний, так як вона є частиною звіту кассіра.Орігінал зберігається в касовій книзі. Нумерація оригіналу та копії повинна бути ідентичною.

У касовій книзі не можна підчищати і виправляти записи, за винятком виправлень, підтверджених підписом касира і головного бухгалтера.

Допускається автоматизоване ведення касової книги. У цьому випадку аркуші повинні бути створені у формі машинограм, а нумерація аркушів здійснюється автоматично.

Видачу грошей із каси, без підтвердження у вигляді розпису поставленої одержувачем в видатковому касовому ордері або при залишку готівки в касі робити категорично заборонено.

Вся видана грошова сума буде віднесена до недостачі, потім стягнута з касира. Всі грошові кошти в готівковій формі, без підтвердження відповідними касовими документами, вважається надлишком і зараховуються в прибуток фірми.

Керівництво підприємства зобов'язане обладнати приміщення належним чином і створити умови для зберігання грошей у приміщенні каси.

Це правило поширюється також на період транспортування грошей з фінансових установ і вчасно здачі їх в відділення банку. Інакше керівництво компанії буде нести адміністративну або кримінальну відповідальність.

Рекомендації про те, як забезпечити зберігання грошової маси в приміщенні і при транспортуванні міститися в пункті 7 Вказівок Центробанку.

Вимоги, що стосуються технічної оснащеності, а також установки сигналізації в приміщенні каси підприємства розпорядчим документів не встановлені.

Однак рекомендується зберігати готівку в вогнетривких шафах з металу, ключі від якого повинні бути у касира. У разі втрати ключа бажано повідомити в поліцію і змінити замок.

До того, як відкрити приміщення і сейф касиру треба переконатися в цілості замків, решіток на вікнах, дверях і печаток, а також в справності сигналізації.

При виявленні пошкоджень касир повинен повідомити про цей інцидент керівництву фірми і в поліцію.

Якщо на підприємстві працює тільки один касир, то при необхідності його тимчасової заміни потрібно укласти договір з іншим співробітником. Це допоможе уникнути можливих непорозумінь в майбутньому.

Є готові форми, за якими заповнюється касова книга. Всі операції, які проходять в касі протягом доби, повинні відображатися на одній сторінці регістра.

Після закінчення робочого дня потрібно звести залишки і підвести підсумки. Далі касир за результатами своєї роботи складає звіт, а всю готівку здає в відділ бухгалтерії.

У касовій книзі все листи відриваються, так як одна частина зроблена для того, щоб відривати, а інша залишається в ній. Щоб відірвати лист можна зігнути його по спеціальній лінії і писати під копірку.

Журнал заповнюється так:

Колонка «Залишок на початок дня» Включає в себе суму, яка відображена на попередньому аркуші в стовпці «Залишок на кінець дня» В колонку «Номер документа» Пишеться спеціальний номер ордерів приходу і витрати В колонку №2 Вносяться дані з ордерів, сума приходу і витрати пишеться повністю (руб. / коп) У кореспондуючий рахунок вписується рахунок - 51, замовники і покупці - 62, зарплата - 70, підзвіт - 71 (ІП номер можуть не писати) Перенесення »об'єднує операції з попередніх рядків Оборот бланка потрібно заповнити або прочеркнуть символом Z Підсумки в ті чення дня виводяться по приходу / витраті Залишок на кінець дня має бути ідентичний залишку на його початок В нижній частині листа касир і бухгалтер Фіксують число надійшли касових ордерів і ставлять підписи

будова документа

Зовні регістр виглядає як 50-100 сторінковий журнал. У ній має бути бланк титульного аркуша, який заповнюється відомостями про період дії регістра. Для книги обліку фінансовий ліміт не встановлюється.

Необхідні дані для оформлення

Титульний аркуш журналу відображає:

1. ОКПО компанії.
2. ПІБ підприємця.
3. Рік ведення книги обліку.
4. Назва структурного підрозділу.

Загальні правила складання вручну (інструкція)

Якщо журнал ведеться вручну, то слід все листи пронумерувати, прошнурувати і опечатати на останньому аркуші. Всі записи виробляти в 2-х примірниках.

Для цього використовується копіювальний папір. Обов'язки касира:

• прораховувати підсумкові операції за добу;
• вираховувати залишок готівки в касі на початок наступного дня;
• передавати звіт в бухгалтерію (відривну копію сторінки), прихід / витрата в ордері.

Всі записи в регістрі повинні перевірятися бухгалтером і співвідноситься з числом ордерів. Після чого він зобов'язаний підтвердити документ, поставивши підпис в регістрі.

У касовій книзі, складеної вручну можна робити виправлення, перекреслюючи неправильні дані і вписуючи достовірні.

А ось підчищення в журналі неприпустимі. Якщо ж відбуваються якісь виправлення, то необхідно підтвердити їх підписом головного бухгалтера і касира.

приклад заповнення

Будь-яке надходження і витрату готівки протягом дня занесуться в книгу касового обліку. Також операції повинні підтверджуватися прибутковим / видатковим касовим ордером .

У журнал запису вносяться кожен день, за винятком вихідних. Під кінець дня касир повинен перевірити всі записи, які були внесені в книгу, потім все підрахувати і поставити підпис.

Бухгалтеру слід віддати відривний лист і документи, що підтверджують операції. Далі він заносить в касову книгу число переданих документів і скріплює все своїм підписом.

Потім бухгалтер все ще раз перевіряє ще раз. Касова книга складається з 2 частин. Вони заповнюються паралельно:

• відривний лист, який передається в бухгалтерію;
• касова книга.

Кожен день журнал починається з нового аркуша, де вказується:

• дата і номер листа;
• всі операції і обороти протягом доби;
• залишок готівки за минулий день.

Касову книгу потрібно відкривати щорічно. В кінці року журнал прошнуровується, а на останньому аркуші ставиться печатка і вноситься такий запис «прошнуровано і пронумеровано стільки-то листів».

зразок документа

Оформлення титульного аркуша журналу:

• назва організації (юридична особа);
• ПІБ (ІП);
• часовий проміжок дії регістра (1 рік);
• назва підрозділу;
• ОКПО.

У книзі обліку записи вносяться в готовий формуляр. Прибуткові / видаткові операції, проведені протягом однієї доби, робляться на одному аркуші.

В кінці робочого дня зводиться залишок, який підтверджується звітом касира. Потім гроші передаються в бухгалтерію.

Кожен лист журналу ділитися на 2 частини завдяки лінії відриву. Одна з них є сторінкою книги з показниками про скоєних операціях, інша - звіт касира.

Звернувши лист по лінії відриву, і підклавши його під копірку можна одночасно внести записи в обидві частини. Графи книги. У верхній частині листа вписується дата, місяць, рік і номер сторінки.

Рекомендації для заповнення вручну:

«Залишок на початок дня» Вноситься сума залишку в касі на початок дня. Розмір суми береться з попереднього листа - графа «Залишок на кінець дня» Колонка «Номер документа» Це номер касового ордера Наступної колонку Вноситься ПІБ підприємця або назва організації Номер субрахунка або кореспондуючого рахунку Це дані про спосіб витрати або надходження грошей (51 - рахунок, 62 - покупці / замовники, 70 - зарплата). ІП не заповнюють цю колонку «Прихід» і «Витрата» Вноситься сума цифрами в руб. / Коп через кому (129,05 руб.) «Перенесення» Вноситься сума всіх операцій з попередніх рядків «Разом за день» підбиває підсумок отриманих та виданих грошей «залишок на кінець дня» Підсумовуються готівку прибуття і залишок за минулий день. З цієї суми віднімаються видані гроші. Отримана сума повинна бути аналогічна сумі готівки в касі

Незаповнені рядки потрібно перекреслити ручкою, так щоб неможливо було щось дописувати в порожні поля. Це можна робити символом Z. Внизу записується прізвище бухгалтера і касира. Там же ставляться їхні підписи.

Ведення касової книги супроводжується наступними питаннями:

1. Хто контролює ведення КО-4.
2. Які нюанси виникають у відокремлених підрозділах.
3. Яка кількість журналів має бути на підприємстві.

Також платників податків хвилює питання про те, який штраф очікує підприємство в разі несвоєчасних або не повністю внесених операції з готівкою?

Представники податкової служби можуть оштрафувати підприємство за незнання касової книги відповідно до КоАП РФ. Сума штрафу становить від 40 до 50 тис. Руб.

На кого покладається контроль за веденням КО-4

Як вже говорилося, що касова книга - це документ, який розроблений для щоденної фіксації всіх касових операцій компанії.

Уніфікована форма журналу була затверджена Постановою Держкомстату від 18.08.1998 №88 . Отже, питання, хто здійснює контроль над веденням касової книги, відпадає сам собою.

Так як згідно з цим документом обов'язок контролювати правильність ведення журналу покладено на головного бухгалтера.
Порядок проведення контролю затверджується наказом керівника або відображається в обліковій політиці підприємства.

Зазвичай методи ведення контролю передбачають такі аспекти:

• перевірка нумерації касової книги;
• вивчення ведення журналу;
• звірка кодів по фірмі;
• перевірка списку документів, які повинні бути передані спеціальними підрозділами в головне управління.

Нюанси в відокремлених підрозділах

Кожне спеціальний підрозділ підприємства, коли проводяться операції з готівковою грошовою масою, має відзначати це в касовій книзі. Правила її оформлення такі ж, як і в головному підприємстві.

Все про касовій книзі за формою КО-4 дізнайтеся зі статті: касова книга .

Навіщо видатковий касовий ордер передається контролеру для перевірки, читайте тут .

Зразок заповнення видаткового касового ордера в 2019 році, дивіться тут .

Разом з тим у відокремлених підрозділах є деякі особливості:

Коли філія підприємства самостійно вносить готівку на розрахунковий рахунок Який відкритий підприємством в банку, то залишок суми встановлюється як для організацій. Якщо підрозділ здає готівку в касу підприємства, то ліміт вони встановлюють самостійно. Проте, в обох випадках ліміт повинен бути закріплений наказом директора підприємства Передача копій сторінок касової книги відокремлених підрозділів Головний організацію здійснюється в установленому порядку На обкладинці касової документації обов'язково вказується Структурний підрозділ

Скільки книг повинно вести підприємство

У компанії дозволяється ведення декількох журналів, якщо:

Підприємство - платіжний агент Тоді у підприємства передбачена окремо касова книга для проведення готівкових операцій та друга для грошових коштів, прийнятих компанією під час здійснення діяльності платіжного агента Підприємство має відокремлений підрозділ Яке має власну касову книгу

Підбиваючи підсумок потрібно виділити кілька ключових моментів. Ведення касової книги є обов'язковим, якщо суб'єкт господарювання здійснює операції з готівкою.

Відповідальним за ведення журналу є головний бухгалтер підприємства або підприємець. Порушення порядку ведення касової книги передбачає накладення штрафних санкцій на платника податків.