Статьи
Як синхронізувати «1С: Бухгалтерію 8» і «1С: ЗУП»
Що робити, якщо організація працює одночасно з декількома конфігураціями, які здійснюють регламентований облік по організації? В «1С: Підприємство 8», починаючи з редакції 3.0, з'явилася можливість настройки автоматичної синхронізації між конфігураціями, які можуть розвантажуватися в зазначений час і з певною періодичністю: більше немає необхідності вручну дублювати дані.
Налаштування прав користувача
Під час налаштування синхронізації між базами «1С: Бухгалтерія 8» і «1С: Зарплати і управління персоналом 8» особливу роль необхідно приділити правам користувача, який буде робити настроювання. Перш ніж приступити до налаштування, необхідно перевірити чи доступна у вашого користувача в обох конфігураціях такі ролі, як «Адміністратор системи» або «Налаштування синхронізації файлів». При цьому, хоч як це дивно, користувач з роллю «Повні права» не підійде.
При відсутності одного з цих ролей у користувача прапор «Синхронізація даних з іншими програмами» буде недоступний. Перевірити, а також здійснити настройку ролей для вашого користувача можна в режимі «Конфігуратор». Для цього переходимо в меню «Адміністрування е» в підміню «Користувачі». На цій вкладці необхідно вибрати користувача, який буде здійснювати настройку синхронізації. У вікні, необхідно перейти на закладку «Інше» та встановити прапорець навпроти ролі «Адміністратор системи» або «Налаштування синхронізації файлів». На цьому настройка прав користувача завершена. Натисніть клавішу F5, для того щоб прийняти зміни і зайти в програму під користувачем, для якого ми змінили ролі.
Налаштування синхронізації
Тепер перейдемо безпосередньо до налаштування синхронізації даних. У базі «1С: Зарплата і управління персоналом 8» в режимі «Підприємство» перейдіть на вкладку «Адміністрування» - розділ «Синхронізація даних». У вікні, встановіть прапорець «Синхронізація даних» і перейдіть за посиланням праворуч «Налаштування синхронізації даних». У вікні програми в меню виберіть програму, з якою ви хочете налаштувати обмін даними, і встановіть префікс інформаційної бази в однойменному вікні. Наприклад, в «1С: Зарплату і управлінні персоналом 8» - «ЗУП», а в «1С: Бухгалтерія 8» - «БП».
Перед вами відкриється вікно помічника налаштувань. Перед налаштуванням синхронізації програма рекомендує вам виконати резервну копію бази. Це запобіжить зайві проблеми і збереже в цілісності ваші дані. Далі програма запитає у вас, яким саме способом ви хочете зробити настройки: вручну або завантажити файл з настройками, зробленими в іншій програмі. Варіант із завантаженням файлу «Налаштування» використовується в тих випадках, коли у нас, припустимо в «1С: Бухгалтерія 8», вже налаштоване розклад синхронізації і для програми «1С: Зарплата і управління персоналом 8» ми хочемо використовувати той же розклад. Ми розглянемо настройку, яка виробляється користувачем вручну, тому вибираємо пункт «Вказати налаштування вручну» і натискаємо «Далі».
У наступному вікні вказуємо як ми будемо підключатися до програми. Якщо програма «1С: Бухгалтерія 8» знаходиться на тому ж комп'ютері, що і «1С: Зарплата і управління персоналом 8», або розташована в одній локальній мережі, ми вказуємо, що у нас «Пряме підключення до програми на цьому комп'ютері або локальної мережі »і вказуємо шлях до інформаційної бази в поле« Каталог інформаційної бази ».
Якщо ви не знаєте шлях до бази «1С: Бухгалтерія 8», його можна дізнатися наступним чином. Запускаємо «1С: Підприємство 8» і виділяємо в списку ту базу, з якої буде відбуватися обмін. Внизу вікна буде вказано шлях до цій основі, скопіюйте його без лапок і вставте його в поле «Каталог інформаційної бази».
Якщо ваша інформаційна база знаходиться на сервері «1С: Підприємство 8», тоді необхідно вказати кластер серверів і ім'я інформаційної бази. Ці дані також можна дізнатися у вікні запуску програми.
Далі необхідно вказати користувача і пароль (якщо є), під якими будемо підключатися до бази «1С: Бухгалтерія 8». Після того, як ми встановили всі необхідні настройки, натискаємо кнопку «Перевірити підключення». Якщо всі налаштування здійснені вірно, то програма видасть повідомлення «Перевірка підключення успішно завершена». Якщо програма видасть помилку і внизу екрану вийде повідомлення: «При створенні настройки обміну в другій інформаційній базі виникли помилки: {ОбщійМодуль.ОбменДанниміСервер.Модуль (5750)}; Синхронізація даних заборонена адміністратором. ВизватьІсключеніе ТекстСообщенія; », значить, в настройках« 1С: Бухгалтерія 8 », з якою ви збираєтеся проводити обмін даними, не варто прапорець« Синхронізація даних ». Для того щоб включити даний прапорець, скористайтеся інструкцією вище, описаної для програми «1С: Зарплата і управління персоналом 8».
Повний список помилок можна подивитися в «Журналі реєстрацій», який можна відкрити в такий спосіб: на закладці «Адміністрування» переходимо по посиланню «Обслуговування», і у верхній частині екрану у нас з'являється посилання на «Журнал реєстрації». Переходимо на закладку «Далі», і перед нами виконується перевірка підключення. Дана перевірка може тривати до декількох хвилин, в залежності від працездатності вашого ПК.
Після перевірки в програмі з'явиться вікно налаштування синхронізації даних. В даному вікні ви можете перевірити введені вами настройки, а так само змінити правила обміну. Наприклад, змінити організацію, через яку буде відбуватися обмін або зробити обмін даними з деталізацією по співробітнику. Ці настройки можна змінити, натиснувши на гіперпосилання «Змінити правила вивантаження даних» внизу вікна.
Після завершення налаштування програма запропонує «Виконати синхронізацію даних з« 1С: Бухгалтерія 8 », ред. 3.0 ». При необхідності негайно виконати синхронізацію прапорець «Виконати синхронізацію даних з« 1С: Бухгалтерія 8 », ред. 3.0 »залишаємо включеним і натискаємо кнопку« Синхронізувати ». А якщо нам необхідно налаштувати розклад обміну, необхідно зняти цей прапор і закінчити налаштування. Після даних дій програма відкриє вікно з налаштуванням, заставленій раніше, а також з можливістю настройки розкладу.
Якщо вам необхідно налаштувати розклад, то натискаємо на кнопку «Налаштувати». Для того щоб дані вивантажувалися автоматично по налаштованому розкладом, необхідно встановити прапор «Автоматично за розкладом». Щоб налаштувати саме розклад для інформаційної бази, необхідно перейти на закладку «Розклад» та налаштувати, коли і з якою періодичністю буде виконуватися синхронізація. Зверніть увагу на те, що розклад на вивантаження і на завантаження даних налаштовується окремо у відповідному рядку табличної частини на формі настройки.
При першій синхронізації обов'язково необхідно виконати зіставлення даних. Це необхідно для того щоб уникнути дублювання даних. Наприклад, в «1С: Бухгалтерія 8» і в «1С: Зарплату і управління персоналом 8» є довідник «Фізичні особи», в них часто зберігаються одні й ті ж дані, і за замовчуванням система виконає синхронізацію даних по внутрішньому ідентифікатором, він для кожного елемента довідника буде унікальним. При такій синхронізації в довіднику з'явиться два однакових фізичних особи. Щоб уникнути таких ситуацій при першій синхронізації необхідно провести зіставлення даних і явно вказати в програмі про те, що Михайлова Олена Леонідівна в одній програмі і Михайлова Олена Леонідівна в інший - це один і той же співробітник.
Які дані переносяться при синхронізації
В «1С: Зарплату і управління персоналом 8» є 2 основні документи, які переносяться при синхронізації в «1С: Бухгалтерію 8». Це «Віддзеркалення зарплати в бухобліку» і всі види відомостей. В «1С: Зарплата і управління персоналом 8» їх чотири: «Відомість в банк», «Відомість в касу», «Відомість перерахувань на рахунок» і «Відомість виплати через роздавальника».
Документ «Віддзеркалення зарплати в бухобліку» потрапляє в однойменний документ в «1С: Бухгалтерія 8» і вже там, на підставі перенесених документів, відбувається формування проводок.
Документи відомостей переносяться в «1С: Бухгалтерію 8» в один документ «Відомість на виплату зарплати».
Також є ряд інших документів і довідників, які також переносяться при синхронізації. До таких документів можна віднести «Нарахування оціночних зобов'язань», «Депонування зарплати», «Виплата депонованої зарплати», «Документи позики (договір, видача і погашення)». Також з бухгалтерією синхронізуються наступні види довідників: «Організації», «Фізичні особи», «Контрагенти», «Підрозділ і« Способи відображення зарплати в бухобліку ». В «1С: Бухгалтерію 8» перенесуться тільки ті елементи довідників, які будуть використані в документах синхронізації.
Якщо ви в програмі «1С: Бухгалтерія 8» виявили помилку в синхронізуються файлах, то рекомендується виправляти дані в базі «1С: Зарплата і управління персоналом 8», тоді дані в «1С: Бухгалтерія 8» зміняться автоматично. Якщо дотримуватися цього правила, то при синхронізації в пріоритеті будуть дані з «1С: Зарплати і управлінні персоналом 8» і не буде плутанини в даних. Також пріоритет даних можна налаштувати самостійно, або програма видасть повідомлення при конфліктних ситуаціях.
При синхронізації всі налаштування бази «1С: Бухгалтерія 8» засновані на «Параметрах обліку» бази «1С: Зарплати і управлінні персоналом 8».
Також при перенесенні даних варто враховувати ще один фактор. У базу «1С: Бухгалтерія 8» при синхронізації переносяться тільки фізичні особи. Не варто в «1С: Бухгалтерія 8» на підставі цих фізосіб створювати співробітників, так як у всіх бухгалтерських документах, де повинні бути вказані співробітники, буду підставлятися дані з довідника «Фізичні особи».
І наостанок зазначимо ще один підводний камінь, пов'язаний з переносом. Уявіть ситуацію: ви в базі «1С: Зарплата і управління персоналом 8» створили документ «Відомість ...» і при синхронізації вивантажили її в «1С: Бухгалтерію 8». З якихось причин цей документ був вилучений в базі «1С: Бухгалтерія 8». В цьому випадку при повторній синхронізації даний документ не буде додано знову, так як при синхронізації в регістрі відповідностей програма бачить, що даний документ вже перенесений. У такій ситуації є лише одне рішення: фізично видалити в «1С: Зарплату і управлінні персоналом 8» дану відомість і створити нову, а потім запустити синхронізацію. Так як нового документа немає в регістрі відповідностей, він з легкістю перенесеться в інформаційну базу бухгалтерії.
При синхронізації даних необхідно враховувати те, що реквізити організації, за якими будемо відбуватися обмін, повинні бути ідентичні.
матеріали газети «Прогресивний бухгалтер» .