1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Хто веде прибутково-витратну книгу обліку трудових книжок
3. Які документи вносяться в прибутково-витратну книгу трудових книжок
4. Як ведеться прибутково видаткова книга з обліку бланків трудової
5. Зразок заповнення прибутково-видаткової книги
6. Інструкція складається з трьох основних частин:
7. Як оформляється прибутково-видаткова книга трудових книжок

Прибутково-видаткова книга, як правило, використовується в якості журналу обліку бланків суворої звітності. До цієї категорії відносяться і бланки трудових книжок і вкладишів до них, які зберігаються на підприємстві і використовуються в міру потреби.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого необхідно вести прибутково-видаткові книги

Прибутково-видаткові книги ведуться з метою обліку бланків суворої звітності. До таких бланків, в тому числі, відносяться документи, призначені для підтвердження господарських і фінансових операцій, а також ті, якими підтверджується страховий стаж громадянина. Відмінною особливістю таких бланків є не тільки друкована форма, а й наявність нумерації, що привласнюється ще на етапі виготовлення документа в друкарні.

Зверніть увагу! Облік бланків суворої звітності повинен вестися поштучно - з моменту виготовлення до того моменту, коли бланк буде витрачено і виданий під звіт на руки.

В процесі адміністративно-господарської, організаційної та виробничої діяльності підприємство постійно використовує бланки суворої звітності. Їх перелік, порядок зберігання, видачі та використання повинен бути встановлений локальним нормативним актом. Цим же актом визначається і порядок ведення прибутково-видаткових книг обліку бланків суворої звітності. При цьому кожен вид таких бланків враховується в окремій прибутково-видатковій книзі, це ж стосується бланків трудових книжок і вкладишів в них.

Хто веде прибутково-витратну книгу обліку трудових книжок

Порядок обліку і зберігання бланків трудових книжок, внесення записів в ці важливі кадрові документи, регламентується:

• Інструкцією, затвердженою постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69, далі - Інструкція;
• Правилами ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225, далі - Правила.

Згідно з положеннями Правил і Інструкції порядок обліку і зберігання бланків трудових книжок визначено на рівні закону, який зобов'язує всіх роботодавців вести спеціальні книги з обліку не тільки бланків, а й діючих книжок, які працівники здають на відповідальне зберігання.

Прибутково видаткова книга з обліку бланків трудової , Як правило, ведеться в бухгалтерії підприємства. При цьому в обов'язковому порядку видається наказ і призначається співробітник, який буде здійснювати облік бланків і вносити відповідні записи в книгу.

Зразок наказу про призначення працівника, відповідального за зберігання, облік і видачу бланків трудових книжок представлений нижче.

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Обов'язок працівника з ведення прибутково-видаткової книги по обліку бланків трудової повинна бути закріплена в його посадовій інструкції або додатковій угоді до трудового договору.

Які документи вносяться в прибутково-витратну книгу трудових книжок

Згідно з вимогами Правил, у роботодавця завжди в наявності має бути певна кількість бланків трудових і вкладишів в них. При відсутності таких бланків роботодавець ризикує не справити оформлення трудової книжки у встановлені законом терміни.

Так, співробітнику вперше оформляє на роботу, книжка повинна бути оформлена після того, як він пропрацює на підприємстві понад п'ять днів. Згідно з Правилами, заповнена вона повинна бути в присутності власника протягом тижня після того, як він був прийнятий на роботу.

Що стосується вкладишів, вони заповнюються після того, як у відповідному розділі трудової книжки не залишилося вільного місця. Внести новий запис у вкладиш потрібно на підставі відповідного наказу не пізніше, ніж протягом тижня з дати його видання. Якщо співробітник звільняється, запис про це повинна бути внесена в книжку в той же день.

Щоб встановлені законом строки внесення записів не були порушені, наказом роботодавця можна встановити наказом певний незнижуваний ліміт за кількістю порожніх бланків, строки його поповнення і, в міру його досягнення, здобувати нові. Вони в міру надходження повинні бути внесені в прибутково-витратну книгу трудових книжок.

З цього випливає, що прибутково видаткова книга обліку бланків, в якій ведеться облік наявності, допоможе своєчасно поповнити їх запас і забезпечити дотримання вимог законодавства.

Зверніть увагу! Ліміт бланків трудових книжок і вкладишів до них законом не встановлено. Визначити його роботодавець має право самостійно, враховуючи при цьому плинність кадрів, штатну чисельність, кількість відкритих вакансій, відсоток прийнятих на роботу вперше а також терміни поставки бланків.

Особи, відповідальної за ведення прибутково-видаткової книги обліку трудових книжок, необхідно зобов'язати щомісячно подавати до бухгалтерії звіт про те, скільки і яких бланків є в наявності, сумах, стягнутих за видані й оформлені бланки з підтверджуючими документами - прибутковими ордерами.

Читайте також:

Як ведеться прибутково видаткова книга з обліку бланків трудової

У журналі обліку дванадцять граф. Для кожної операції передбачено окремий рядок.

При внесенні кожного запису в графі 1 указується порядковий номер. Нумерація в книзі наскрізна, починаючи з «1».

У графах 2-3 проставляється дата. Як і при заповненні трудової книжки, використовуються тільки арабські цифри, формат дати: ДД, ММ, РРРР. Якщо проводиться операція постановки бланків на облік, як дати вказується дата договору поставки, при операції витрати - дата подачі заявки. Якщо бланк було зіпсовано, його списують за актом і в цьому випадку в якості дати вказується дата складання акта.

У графі 5 необхідно вказати найменування компанії-постачальника бланків або реквізити отримувача.

У графу 6 вноситься інформація про документи, на підставі яких бланки були прийняті або витрачені. У разі списання зіпсованого бланка в цій графі вказується найменування та реквізити відповідного акта.

Операції по приходу відображаються в графах 7-9. При цьому кількість бланків вказується з перерахуванням серії та номера кожного з них. Відомості за видатковими операціями відображаються в графах 10-12.

Зразок заповнення прибутково-видаткової книги

Відразу після того, як були отримані від постачальника замовлені бланки трудових книжок і вкладишів до них, проводиться їх реєстрація в прибутково-видатковій книзі. У ній відображається інформація про всі операції з бланками, як про тих, що пов'язані з їх придбанням, так і про тих, які пов'язані з витрачанням. При реєстрації обов'язково вказується серія номер кожного бланка.

Оскільки роботодавець закуповує бланки за свій рахунок, згодом співробітник, на чиє ім'я вони будуть оформлені, зобов'язаний буде відшкодувати їх вартість. Відомості про вартість бланків також вносяться в прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової.

Прибутково-видаткова книга зразок заповнення наведено нижче.

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Форма прибутково-видаткової книги обліку бланків є уніфікованою, це додаток №2 до Інструкції.

Довідка

Інструкція складається з трьох основних частин:

1. титульного листа;
2. списку осіб, відповідальних за ведення книги;
3. відомостей про надходження та витрачання бланків трудових книжок і вкладишів до них.

У журналі, який виготовлений друкарським способом також можна знайти приклад того, як заповнюється прибутково видаткова книга, скачати її в електронному вигляді ви можете безкоштовно по цій засланні .

Як оформляється прибутково-видаткова книга трудових книжок

Оскільки в цій книзі ведеться реєстрація та облік бланків суворої звітності, до її оформлення пред'являються підвищені вимоги. Цей документ може вестися як в паперовому, так і в електронному вигляді. У тому випадку, коли обраний цифровий формат, відомості, що відображаються в прибутково-видатковій книзі, повинні завірятися кваліфікованої електронним підписом особи, відповідальної за її ведення.

Якщо прибутково-видаткова книга обліку бланків ведеться в стандартному, паперовому вигляді, її листи необхідно пронумерувати і прошнурвать. Для прошивки використовується шпагат або міцна товста нитка, кінці якої зав'язані вузлом, виводяться на задній розворот журналу і опломбуються для підтвердження цілісності відомостей про облік бланків.

Як пломби використовується наклеюється поверх кінців нитки квадрат паперу, на якому зазначаються відомості про кількість сторінок у книзі. Паперова пломба завіряється підписом відповідальної особи та печаткою підприємства, що використовується для документів. Зразок оформлення паперової пломби прибутково-видаткової книги по трудових книжок представлений нижче.

Коли і як закривається прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової

Прибутково-видаткова книга трудових книжок є обліковою формою і, відповідно до Наказу Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 термін її зберігання дорівнює п'яти рокам. Тому доцільно щорічно відкривати нову прибутково-витратну книгу і починати її ведення з записи з порядковим номером 1.

Такий порядок дозволить своєчасно утилізувати ті журнали, термін зберігання яких уже закінчився. А та прибутково-видаткова книга обліку бланків, яка велася в минулому році, повинна бути закрита в перші робочі дні нового року.

Щоб забезпечити незмінність і збереження відомостей в прибутково-видатковій книзі, в неї потрібно внести підсумкову запис. В її тексті потрібно вказати загальну кількість внесених в журнал записів і запевнити його підписом відповідальної особи.

Читайте також: