1. Зміст статті:
2. 1. Що таке акт звірки і приклад його заповнення
3. 2. Чи може бухгалтер підписувати акт звірки
4. 3. Хто повинен робити акт звірки
5. 4. Розбіжності в акті звірки розрахунків
6. 5. Що робити бухгалтеру, якщо документів немає в обліку його організації?
7. 6. Що робити бухгалтеру, якщо документів немає в обліку контрагента?
8. 7. Оплата заборгованості по акту звірки
9. 8. Як зробити звірку з контрагентами в 1С версії 8.3

Документи, як за ними не стеж, все одно іноді губляться. Вони не доходять до ваших покупців або у вас немає документів постачальників. А це призводить до різних сум заборгованості в обліку організацій. Виявити такі розбіжності допомагає звірка заборгованостей з контрагентами.

У цій процедурі немає нічого складного. Тільки її відрізняє великий обсяг роботи. Регулярність звіряння розрахунків залежить від вашого бажання і можливостей. Але раз на рік ─ в річну інвентаризацію ─ вона обов'язкова. Таким чином, підтверджується сальдо рахунків розрахунків.

Про те, як :

• зробити звірку з контрагентами
• врегулювати розбіжності в акті звірки розрахунків
• проводити оплату заборгованості за актом звірки

читайте в цій статті.

Зміст статті:

1. Що таке акт звірки і приклад його заповнення

2. Чи може бухгалтер підписувати акт звірки

3. Хто повинен робити акт звірки

4. Розбіжності в акті звірки розрахунків

5. Що робити бухгалтеру, якщо документів немає в обліку його організації?

6. Що робити бухгалтеру, якщо документів немає в обліку контрагента?

7. Оплата заборгованості по акту звірки

8. Звірка з контрагентами в 1С версії 8.3

Отже, йдемо по порядку.

1. Що таке акт звірки і приклад його заповнення

Акт звірки ─ це документ, в якому відображені розрахунки між організаціями за певний період. Продавець в такому акті показує формування дебіторської заборгованості покупця і інформацію, що надійшла від нього оплату. А покупець ─ свою кредиторську заборгованість перед постачальником, з яким проводить звірку розрахунків, і її погашення.

Акт звірки підписують і завіряють печатками обидві організації (при наявності).

Затвердженої форми акта звірки немає. До того ж він не є первинним документом. Тому при розробці форми можна використовувати реквізити первинного документа, які встановлені п.2 ст.9 федерального закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ. Ось стаття про оформлення документів в бухгалтерському обліку.

І розуміти, що акт звірки, як і будь-який інший акт між організаціями ─ двосторонній. А значить потрібно передбачити відповідні поля для підписів.

Зазвичай акт звірки підписують головний бухгалтер і керівник.

Заповнювати акт можна перерахуванням господарських операцій по кожній організації, але зручніше це робити в розрізі договорів. Тоді, у разі розбіжностей, відразу буде видно за яким договором не сходяться обертів.

Заповнюють акт звірки тільки в грошах.

Приклад заповнення акта звірки. ТОВ «Заметіль» ─ постачальник тканини ─ склала акт звірки з ательє ТОВ «Завірюха» станом на 31.03.2018.

Відповідальний за складання акту звірки в ТОВ «Заметіль» заповнив його в двох примірниках, підписав у директора і головного бухгалтера і відправив в ТОВ «Весна».

У ТОВ «Весна» перевірили обертів, заповнили обидва примірника акта зі свого боку, підписали і відправили в ТОВ «Заметіль» один заповнений акт. Після проставлення облікових даних в обох організаціях акт звірки виглядає так.

У цьому прикладі обидві організації підтверджують, що у ТОВ «Весна» є заборгованість перед ТОВ «Заметіль» в розмірі 150 000 рублів.

2. Чи може бухгалтер підписувати акт звірки

В організаціях, у яких багато контрагентів і з ними регулярно проводять звірку розрахунків, головному бухгалтеру та керівнику доводиться витрачати багато часу на підписання актів звірок.

Щоб звільнити час, на одного з бухгалтерів виписують довіреність. Завдяки цьому він може підписувати будь-який акт звірки. При цьому ще може перевіряти правильність складання актів колегами.

3. Хто повинен робити акт звірки

Ініціатором проведення звірки заборгованості з контрагентом може бути будь-яка сторона угоди. В нормативних актах не прописана обов'язок проводить звірку між організаціями. Це право компаній. Тому регламентувати порядок і частоту звірки розрахунків можна і потрібно в договорах.

У компаніях складанням актів звірки і відправкою контрагентам не завжди займається бухгалтерія. За розпорядженням керівництва, це можуть бути і інші працівники ─ ті, хто безпосередньо працює з покупцями і постачальниками.

У багатьох програмах для ведення обліку, в тому числі і в 1С, облік розрахунків з контрагентом організований на окремих субрахунках ─ картках. Тому, якщо всі документи своєчасно заведені в систему, вивантажити обороти по конкретній картці не складає труднощів. І питання: «Хто повинен робити акт звірки» не викликає багато суперечок.

Кінцевий результат ─ заповнений акт звірки повинен обов'язково «дійти» до бухгалтерії і бути перевіреним. До речі, звірку можна розглядати як одну зі складових інвентаризації. Більш детально про проведення інвентаризації прочитайте тут .

Результатом звірки можуть бути:

• підписаний контрагентом акт, в якому немає розбіжностей
• акт, підписаний з розбіжностями

Звірка без розбіжностей ─ найоптимальніша і проста для бухгалтера. А що робити коли розбіжності є?

4. Розбіжності в акті звірки розрахунків

Головна причина розбіжностей в акті звірки розрахунків ─ відображення документів в обліку однієї організації і невідображення цих же документів в обліку іншого.

Таке можливо, якщо:

1. документи не дійшли до контрагента
2. всередині компанії документи не були передані бухгалтеру для відображення в обліку
3. проводки по документам в першій компанії були зроблені в одному періоді, а в другій ─ періодом раніше або пізніше

Причому документів може не бути:

• в обліку вашої компанії
• в обліку контрагента

При перевірці акту звірки розрахунків, який був наданий контрагентом, відразу видно в яких документах є розбіжності.

5. Що робити бухгалтеру, якщо документів немає в обліку його організації?

Ситуація 1: компанія ─ покупець матеріальних цінностей

Крок перший. Потрібно перевірити, а не проведені ці документи в іншому періоді, наприклад, наступного за періодом звірки. Якщо документів, по яких є розбіжності в акті звірки розрахунків в обліку у вас немає, то переходите до кроку 2.

Крок другий. Дізнатися у відповідального співробітника компанії, який працює з контрагентом, а чи не забув він передати документи щодо закупівлі в бухгалтерію. Якщо забув, то терміново забрати документи і перевірити їх відповідність тому, що вказав контрагент в акті звірки, провести в обліку.

Якщо документів немає, тоді йдіть далі.

Крок третій. Запросити дублікати невідображених в обліку документів у контрагента. Отримати, щоб переглянути їх і провести в обліку.

На кожному з цих кроків ви можете зіткнутися з одним з варіантів:

1. контрагент відобразив у себе вашу дебіторську заборгованість передчасно. Наприклад, за умовами договору, перехід права власності ─ під час приймання товару покупцем. Співробітники вашої компанії прийняли товар в місяці, наступному, за проведенням звірки. Ви можете підписати акт з розбіжностями і зазначенням причини
2. документи були відображені пізніше, ніж це потрібно було зробити. Підписуйте акт, який надав ваш постачальник.

Ситуація 2: компанія ─ покупець послуг.

Потрібно йти за тими ж кроків, як і в випадку з закупівлею матеріальних цінностей. Але треба пам'ятати про основну відмінність ─ дата надання послуг, а значить і дата появи дебіторської заборгованості ─ число, яким у вашій організації підписали акт виконаних робіт.

Виняток ─ комунальні послуги, вартість яких визначається виходячи з показань приладів обліку. У цьому випадку дата акту дорівнює датою надання послуги. Облік витрат на комунальні послуги освітлений тут.

6. Що робити бухгалтеру, якщо документів немає в обліку контрагента?

Ситуація 1 ─ ваша компанія продає продукцію, в акті звірки, який надіслав контрагент не відображено ваші документи по відвантаженнях в їх адресу.

В цьому випадку вам потрібно переконатися, що ви відбили виручку і дебіторську заборгованість відповідно до умов договору. Якщо з цим все в порядку, перевірте: а чи були відправлені документи на адресу контрагента.

Коли з боку вашої організації все зроблено правильно, додавайте невідображення документ в акт звірки і підписуйте його з розбіжностями.

Якщо ж є проблеми саме на вашому боці, то спочатку треба їх вирішити. А потім вже або включати документ, за яким є розбіжності в акт звірки, або погодитися з сумами покупця.

Ситуація 2 ─ ваша компанія виконала роботу, але відображення її закупівлі немає в акті звірки, який надіслав покупець.

Алгоритм дій:

• перевірте дату підпису на акті виконаних робіт з боку замовника
• не знайшли примірник акта, який підписаний з обох сторін? Тоді дізнавайтеся, а відправили чи акт покупцеві
• виходячи з результатів «розслідування» робите висновки. І або додавайте обороти в акт звірки покупця і підписуйте його в такому вигляді, з розбіжностями, або погоджуєтеся з цифрами контрагента

У прикладах наведено в повному обсязі ситуації, які можуть призвести до розбіжностей в актах звірки розрахунків. Але вже зрозуміло, що причини, за якими частина документів не потрапляє в акт звірки, можуть бути різними. Від неправильного тлумачення умов договору до забудькуватості співробітників. Причому з боку будь-якого з контрагентів.

7. Оплата заборгованості по акту звірки

При звірці може бути виявлено, що у однієї організації є заборгованість перед іншою, це може статися з таких причин:

• відбито первинний документ в обліку боржника
• є помилки в розрахунках, наприклад, при перекладі валюти в рублі

В обліку боржника немає потрібного документа. У цьому випадку компанія, якій повинні оплату, відправляє на адресу організації-боржника дублікати первинних документів. Після їх проведення в обліку з'явиться заборгованість, яку можна оплачувати звичайним порядком. У платіжному дорученні, в поле підставу, потрібно вказати накладну, акт або інший документ ─ причину заборгованості.

Помилки в розрахунках можна виправити складанням бухгалтерської довідки та відображенням її в обліку. Після того як сформується заборгованість, її можна оплатити. В даному випадку можна провести оплату заборгованості за актом звірки, вказавши його в якості підстави в платіжному дорученні.

Якщо ви виявили помилку в своєму обліку, то її потрібно виправити. У цьому випадку вам допоможе стаття про виправлення помилок в обліку .

8. Як зробити звірку з контрагентами в 1С версії 8.3

Як зробити звірку з контрагентами з використанням програми 1С: Бухгалтерія 8 ред.3.0 дивіться у відео.

Акт звірки дуже важливий і потрібний документ, формування або перевірка якого іноді вимагає великих трудовитрат. Тому звірку з компаніями, з якими у вас великі обороти по грошах і / або номенклатурі краще проводити регулярно, може бути навіть щомісяця.

Потрібно пам'ятати, що акт звірки ─ НЕ первинний документ, будь-яка цифра в ньому з'явилася після бухгалтерської проводки, яка, в свою чергу, була зроблена на підставі відповідного первинного документа.

У разі розбіжностей треба шукати причину ─ зайвий або непроведений в обліку документ, і вже по ньому прояснювати ситуацію.

З якими складнощами ви стикаєтеся при звірці? Якщо у вас є питання, як зробити звірку з контрагентами, задавайте їх у коментарях!