1. Як створити?
2. Як заповнити даними?

Програмний продукт вітчизняної розробки «1С: Бухгалтерія 8» працює на безлічі російських підприємств. Користувачі вибирають його за зручний інтерфейс і продуману автоматизацію всіх ділянок обліку, включаючи взаєморозрахунки організації з постачальниками і покупцями. Для швидкої перевірки заборгованості і взаєморозрахунків між контрагентами використовується документ «Акт звірки». 1С дає можливість сформувати його автоматично. Розглянемо, як зробити акт звірки в 1С на прикладі останньої версії програми - «1С: Підприємство 8.3».

Як створити?

Для формування акту звірки в розділі «Покупки і продажу» передбачена окрема гіперпосилання - «Акти звірки розрахунків», розташована в підрозділі «Розрахунки з контрагентами».

Натискаємо і в журналі бачимо всі документи, створені до цього. Щоб зробити нову звірку, натискаємо кнопку «Створити», розташовану на панелі трохи вище журналу, і у верхній частині документа заповнюємо реквізити, обов'язкові для заповнення підкреслені червоною лінією:

• «Контрагент». Це організація або індивідуальний підприємець, з яким звіряємося;
• «Договір». Реквізит заповнюємо тільки при необхідності. Якщо поле залишити порожнім, в друковану форму потраплять руху по всіх договорах з контрагентом;
• «Період». Визначаємо цікавий для нас часовий проміжок;
• Поля «Організація» і «Валюта» заповнюються автоматично в залежності від налаштувань довідників.

Якщо поставити прапорець у полі «Звірка узгоджена», відредагувати документ буде неможливо. Ставимо тільки після узгодження результату з постачальником або покупцем.

Крім «шапки» для коректного формування акту звірки потрібно заповнити деякі дані у вкладках форми.

• «Рахунки обліку розрахунків». Тут автоматично підтягнуті рахунки, на яких найчастіше враховуються взаєморозрахунки з контрагентами: 60, 62, 66, 67, 76. При необхідності можна зробити коригування списку;

• «Додатково». Тут потрібно вписати імена представників обох організацій у відповідних полях і при необхідності поставити прапорець у полі «Розбити за договорами».

В принципі, ці вкладки можна не чіпати зовсім. Друковану форму 1С може сформувати без розбивки за договорами і тільки по вказаних рахунках, з порожніми рядками там, де повинні бути імена представників. Доведеться витратити трохи часу на вписування їх кульковою ручкою.

Як заповнити даними?

У вкладці «За даними організації» натискаємо кнопку «Заповнити», далі - «Заповнити за даними бухгалтерського обліку».

Система автоматично заповнить таблицю рядками із зазначенням первинних документів і сум. Проводимо (відповідна кнопка вище реквізитів) і роздруковуємо (кнопка з принтером там же).

Друкована форма містить дані про взаємні розрахунки, суми, оборотах і підсумковому сальдо. Вона розділена на дві половини:

• За даними нашої організації;
• За даними контрагента. Ця частина повинна бути заповнена постачальником або покупцем.

Можна зробити друковану форму акта звірки, натиснувши на відповідну кнопку, а можна зберегти в файл (кнопка з дискетою). Доступні формати - Microsoft Word і Excel, текстовий документ, веб-сторінка та інші.

Підписуємо і відправляємо того, з ким звіряємося.

Контрагенту можна переслати файл у форматі Excel, щоб він заповнив його своїми даними. Тоді в разі розбіжностей нам не потрібно буде роздруковувати та підписувати акт звірки ще раз.

Якщо дані обліку контрагента і нашої організації збігаються, і акт звірки підписаний без розбіжностей, у верхній частині форми ставимо прапорець «Звірка узгоджена», зберігаємо і заспокоюємось.

Якщо акт звірки містить розбіжності, тоді перш за все потрібно знайти помилку в обліку нашої організації або контрагента (невірна сума, документ, дата і т. Д.) І зробити виправлення. Після цього знову відкриваємо документ в 1С, заходимо у вкладку «За даними контрагента», заповнюємо по відповідній кнопці, роздруковуємо остаточний акт і відправляємо контрагенту. Після отримання підписаного документа зберігаємо форму в 1С від випадкового редагування за допомогою прапорця «Звірка узгоджена».