1. необхідність
2. Форма і зміст
3. Як правильно заповнити
4. Основні правила оформлення
5. Підписання і юридична сила
6. Оптимальні терміни звірки
7. Роль документа у судовому процесі

Не дарма кажуть, що потрібно довіряти, але перевіряти, оскільки це вважається ключовим принципом при роботі з дебіторами і кредиторами.

Правильність бухобліку може бути досягнуто способом регулярних уточнень за наявними відомостями. Причому найбільш поширеним методом по праву вважається обмін актами звірки взаємних розрахунків.

Зміст статті

необхідність

Форма включає в себе відомості щодо виконаної відвантаження, надходжень ТМЦ, наданих послуг і проведеної оплати в певний період.

Причому на початок, і кінець періоду здійснюється висновок сальдо по дебету і кредиту рахунку.

По завершенню акту звірки взаєморозрахунків і підтвердження боргових зобов'язань, сторони можуть вирішити питання щодо погашення заборгованості.

Розглянутий акт застосовується в таких ситуаціях, як:

1. Підготовка всіх необхідних відомостей до майбутньої здачі звітності. У процесі здійснення інвентаризації перед фактом здачі звітності, звірка є обов'язковою.
2. При отриманні відомостей щодо документації з постачання, наданим послугам, що здійснюються платежі контрагентами. Факти розбіжностей відомостей можна виявити за значеннями первинних документів.
3. Визнання боргових зобов'язань. Кожна сторона, в процесі підписання документації, підтверджує відомості звірки.
4. Факт переривання періоду позовної давності за розрахунками. У процесі подачі позовної заяви в судовий орган, період може визначатися від часу здійснення звірки. Для можливості надати законної сили розглядається акту, його формування відбувається з моменту завершення періоду законних вимог щодо повернення заборгованості. Це регулюється статтею 203 Цивільного Кодексу РФ.
5. При формуванні конкурсної маси в процесі банкрутства. По завершенню звірки кредитори розробляють перелік вимог до боржників. Відсутність своєчасного підтвердження обмежує можливість вимоги погасити боргові зобов'язання після створення конкурсної маси.

Важливо звертати увагу на те, що «реорганізація компанія» тягне за собою приєднання / об'єднання або ж ліквідацію. У такій ситуації особливо важливо повісті акт звірки, перш ніж закривати компанію.

Форма і зміст

На законодавчому рівні форма акту звірки Відсутнє. З цієї причини компанії мають право розробляти персональні бланки або ж застосовувати ті, які сформовані бухгалтерським програмним забезпеченням.

У процесі ведення обліку в електронному варіанті, відомості по звірці формуються в автоматичному режимі, вказавши при цьому певні розрахункові періоди і контрагентів.

Форма в обов'язковому порядку повинна бути узгоджена з прямими партнерами і в разі потреби відображена у відповідній угоді.

Документ включає в себе:

• шапку;
• кілька табличних частин;
• заключна частина.

Якщо всі необхідні відомості вказані достовірно, то вони будуть дзеркально симетричні. В обов'язковому порядку відомості по дебету однієї компанії повинні повністю відповідати кредиту іншої організації / контрагента.

Як правильно заповнити

Розглянутий документ в обов'язковому порядку повинен включати в себе реквізити, що дозволяють в повній мірі ідентифікувати кожну зі сторін і отримати всі необхідні відомості щодо стану розрахунків між контрагентами.

Отже, в ньому обов'язково повинні міститися такі відомості, як:

1. Назва компанії.
2. Реєстраційні номери - причому ІПН і ОГРН (не обов'язково). Актуальними для компаній, які містять поширені назви.
3. Терміни здійснення звірок.
4. Сальдо, яке було виведено на початок періоду.
5. Відомості щодо виконаних робіт, наданих послуг, відвантаженої продукції, рознесених кожній стороні з відображенням номерів і тимчасових дат первинної документації. В обов'язковому порядку відображаються коригування - накладна повернення, яка була уточнена відомостями контрагентів і підтверджена кожною стороною.
6. Cальдо на кінець періоду. Значення відображається кожною стороною в цифровому і текстовому форматі. Залишок на завершення періоду є ключовим значенням, для отримання якого нерідко здійснюється процедура звірки.

При виявленні розбіжностей од табличній областю організація зобов'язана вносити власні відомості.

Відмінні відомості не завжди пояснюються помилками. Нерідко у контрагентів розрізняються тимчасові періоди відвантаження ТМЦ.

В обов'язковому порядку розглядається документ мають бути підписані кожної зі сторін (відповідальними особами).

Основні правила оформлення

Формування акту звірки взаєморозрахунків лежить на плечах співробітників бухгалтерії. В обов'язковому порядку акт підлягає затвердженню в положенні про документообіг компанії, яке додається до облікову політику. Для здійснення звірок в компанії необхідно призначити уповноважену особу.

Акт звірки відноситься до форми зовнішнього документообігу. У міру необхідності вивірити необхідні відомості між компаніями, документ мають бути підписані головним бухгалтером. Форма, яка використовується в даному документообіг, не може бути іншими третіми особами.

Підписання і юридична сила

Розглянутий документ в обов'язковому порядку повинен бути складений в декількох примірниках. Причому його складанням може займатися будь-яка сторона, яка є учасником угоди. Однак слід враховувати, що акт підписується виключно уповноваженими особами.

Ними можуть виступати:

• ІП;
• особи, які перебувають на керівних посадах згідно з наявним статуту компанії;
• робочий компанії, на якого оформлена доручення .

Крім цього, в більшості випадків може додатково знадобитися підпис головного бухгалтера, оскільки саме він уповноважений завіряти фінансову документацію.

Але якщо на даному документі буде перебувати виключно підпис головного бухгалтера, то при формуванні судових розглядів він не буде нести під собою законодавчої сили.

З цієї причини, така документація може бути застосовна виключно для здійснення звірки та контролю відомостей щодо внутрішніх розрахунків організації.

Після постановки підпису уповноваженою особою, документ в обов'язковому порядку повинно бути закріплено відповідною печаткою організації.

У більшості випадків, в документі вказані відомості щодо фактичного стану рахунків, причому в якості бази обчислюється розмір боргових зобов'язань на певний часовий проміжок. Після цього, кілька завірених примірників документа будуть надіслані поштою або ж кур'єрською службою доставки до партнерів (протилежному боці).

Документи для скачування (безкоштовно)

Після того, як протилежна сторона отримали документи, потрібно звірити отримані відомості зі своїми персональними бухгалтерськими рахунками. Якщо по завершенню перевірки всі показники рівні, то один з примірників, вже підписаний повертається назад відправнику.

Якщо виявлено розбіжності, документи підлягають повторній ретельної перевірки і не можуть бути підписані до виправлення ситуації, що склалася.

Оптимальні терміни звірки

У більшості випадків періоди здійснення звірки визначаються виключно потребою співробітників бухгалтерії або ж менеджменту. Причому якщо розглянутий акт і буде сформований за вибраний часовий проміжок, боргові зобов'язання, відображені в ньому, вказуються виключно на певну дату.

Як її можуть виступати період початкових і завершальних чисел здійснення уточнень.

Співробітниками бухгалтерії не раз зазначалося, що найбільш оптимально буде здійснити звірку:

1. За звітний календарний рік. Розуміється період з перших чисел першого місяця по кінець останнього.
2. За певний часовий проміжок, по завершенню якого співробітниками бухгалтерії слід звітувати перед своїм безпосереднім керівництвом. Нерідко їм виступає квартал.
3. За період дії підписаної угоди.

Іншими словами, період звірки визначається самостійно сторонами.

Роль документа у судовому процесі

Важливо звертати увагу на те, що в процесі судових розглядів з контрагентами, з питань недотримання умов підписаної угоди або ж боргових зобов'язань розглянутий акт приймається судом в якості доказової бази.

Однак на практиці може статися всяке. Багато в чому це пов'язано з тим, що:

• наявність підпису на документі є в повній мірі підтвердженням положення рахунків на період звірки, але при цьому, не є підтвердженням фактом визнання заборгованості;
• розглянутий акт не може бути прийнятий в якості підстав для можливості перервати період позовної давності.

В останньому випадку, документ визнається тільки непрямої доказовою базою. Причому він не дозволяє говорити про те, що одна зі сторін визнає свої боргові зобов'язання або ж, навпаки, спростовує.

На підставі сказаного можна зробити висновок, що наявність даного документа може тільки збільшити перевагу в судовому процесі. Однак саме судовий розгляд в кожному окремо взятому випадку розглядається суто в індивідуальному порядку.

Більш того, найбільш оптимальним варіантом стане можливість чинити тиск на протилежну сторону для підписання акта, оскільки ділові взаємини можуть зайти в глухий кут.

Як в програмі 1С скласти акт звірки взаєморозрахунків, можна дізнатися з даної інструкції.